仕事が回る、to doツールの紹介

「to do」というのはその名の通り、「やらなくてはならないこと」という意味である。「to do」の使い方としては、その日にやるべきこと、やらなくてはならないことをリストにして、終わらせられたら消しこみを行うのが一般的だと思う。

この「リスト化→消しこみ」の一連の流れをデジタル化したスマホのアプリもそれこそ山のようにリリースされている。ほとんどのビジネスマンのスマートフォンにはなんらかの「to do」アプリが入っているのではないかと思う。自分も特に気にせずに適当なアプリをダウンロードして、「to do」を書いては消してを繰り返していた。

しかし「to do」を行っている人の共通の悩みではないかと思われるが、終わらない項目がどんどん残ってしまい、そのうちリストの数がものすごく多くなってしまっていた。

なぜこういう事態が起きてしまうかというと、リスト化するときにともかく思いつく限りのやるべきことを書き出してしまうからである。「to do」を備忘録代わりに使うようになると、いつまでも終わらない項目が残り、日数が経過するごとにリストが増えてしまうのだ。

終わっていない項目がいつも残っているというのは、非常にすっきりしないものである。「リストがどんどん溜まっていく。あーあ、おれはダメな人間だ」と自分に対する肯定感が無意識のうちに薄れてしまいかねない。

ということで、リストタイプの「to do」はあまり機能しないことに気づいた。そのころ次のような本を読んだ時に、「時計式ToDo管理付せん」というのが紹介されていた。

モノが少ないと快適に働ける―書類の山から解放されるミニマリズム的整理術

「必要な物だけ最小限に持つ」というミニマリズムの働き方を提案した本なのだが、その中に出ていた「to do」のやり方を丸パクリしてみたところ、仕事がどんどん円滑に進むようになったのだ。

本の著者である土橋正さんのウェブでも紹介されているので、リンクを書いておきます。

時計式ToDo管理付せん

リンク先には、時計型の丸が2つ書かれている。要はその日の「to do」を時計の中に書いてしまうことで、「それをいつやるのか?」という時間帯も記してしまうのである。時計の中にやることを書いてその日一日の時間を埋めていくと、一日にできる仕事の量というのが手に取るようにわかってくる。

リスト形式だと掛かる時間を考えずに際限なく書き出して収集がつかなくなるが、時計型に書いていけば一日に達成できる量を俯瞰できる。

だったらスケジュール帳でいいじゃないか、と思われるかもしれないが、この「時計型」というのがミソだと思う。時計上に時間を区切って「to do」を書いていくと、時間の量がビジュアル化されやすくなって、実際に掛かる作業時間が結構、正確に予測できるようになるのだ。

ということで、僕は朝起きて一連のルーチンを終えると、自分で作った時計型の「to do」をプリントアウトして、その日にやることを書いていくことからはじめる。書いた「to do」はScanSnapでスキャンして、Evernoteの「今日のtodo」というところに入れておく。そうすれば、出先からでもスマホからEvernoteに接続して、やらなくてはならないことを確認することができるのである。

予定の進め方や「to do」については、色々と工夫をしながら自分なりのやり方を開発している人が多いかと思う。今ひとつうまく「to do」が回らないと感じていたら、時計型をやってみてはいかがだろうか。