スケジュールを破綻させないためには

仕事には納期というのが発生します。納期を守るためにはスケジュールを立てる必要があります。

このスケジュール作りにはコツがあります。コツを踏まえて作らないと、スケジュールはいとも簡単に破綻します。

たまにスケジュールの破綻している人を見かけますが、そういった人は締め切りの日付しか記入していないように思います。

まさに以前の僕がそうで、何か仕事の依頼があると締め切りを聞き、その提出日のみをスケジュール帳に書いていました。

次に入った仕事も納期だけ、その次も納期だけという風にスケジュールを埋めていき、それらを俯瞰しながら自分の行動をその日ごとに立てていたんですね。

はっきり言いますが、このスケジュールの作り方だと確実に破綻します。

仕事には「作業時間」というものが発生します。これをきちんとスケジュールに組み込まないと、仕事は時間通りに終わりません。

作業の予定をスケジュールに書かないと、「対外的な予定のない日はスケジュールが空いている」という認識になります。

空いていると思い打ち合わせなどで埋めていくと、作業時間を夜に持っていかざるを得なくなる。すると夜更かしになり作業効率が落ちます。

効率が落ちるだけならまだしも、締め切りに間に合わせるため、時には徹夜する羽目になります。

夜更かしや徹夜をすると翌日はほとんど仕事に集中できません。こうしてどんどん仕事に追い立てられ、終いにはスケジュールが破綻します。

以前の僕はこんな感じで毎日、本当にしんどい思いをしていました。

今はまったくこういった苦労をしていません。何をやったのか。それは簡単な話で、作業も対外的な予定と同じくスケジュールへ落とし込むようにしたのです。

例えば10日後に納期の仕事が入ったとします。僕はまず、どのくらい時間が掛かるか概算を立てます。

「これは5時間くらい掛かりそうだな」と判断したら、余裕を持って6時間分の作業時間をスケジュールに落とし込みます。

そして書き込んだスケジュールは、打ち合わせや撮影など対外的な予定と同じレベルのものとして扱います。つまり別の予定が入りそうになったとしても、先に入っている作業をスケジュールとして優先させるのです。

仕事が入ったら、作業時間をスケジュールに書き込み、別の予定が入りそうになっても作業スケジュールで埋まっていればそれを優先する。このようにスケジュールを作っていくと、絶対に破綻しません。

場合によっては「どうしてもやってほしい」とお願いされることもあるかもしれません。会社員の方は上司から突然仕事を振られることもあると思います。

その際も、すでに作業スケジュールが入っていて余裕がなければ、何か代替案がないか考えます。別の人を紹介してもいいですし、納期を伸ばせないか交渉してもいいと思います。

「その仕事を入れると、先約に迷惑が掛かる」と話せば、わかってもらえると思います。

スケジュールが破綻する理由は簡単なんです。作業するための時間をスケジュールに組み込んでいない、それだけ。

自分の作業を対外的な仕事と同レベルでスケジュールに組み込んでいく。これだけでスケジュールは破綻せず、納期を守ることができ、結果的に自分自身の信頼が高まります。

約束を守れるようになるので、自己肯定感もアップします。

スケジュールが破綻しがちな方は、ぜひ「作業時間をスケジュールに落とし込む」このことをやってみていただければと思います。


金沢在住のフリーランス・ライター。2014年より海外への一人旅をはじめる。これまでに訪れた国は16カ国。旅に使っているカメラは、2016年秋に亡くなった写真家の伯父・富岡省三氏のHasselblad 500C/M。