初めてやる大きな仕事は、作業の進行表を作るとうまくいく

仕事には色々な種類があります。大きく分けると2種類。慣れている仕事か、初めてやる仕事かのどちらかです。慣れているものの場合は、やり方や流れを深く考える必要はありません。これまで行なってきた方法をなぞりながら、PDCAを回していくというのが基本となります。

問題は初めて行なう仕事です。しかも30分や1時間程度で終わるのではなく、フィニッシュまで何日も掛かる仕事の場合。そもそもどういう風に進めていいのか、取っ掛かりから悩むことになります。とりあえずやってみようと無計画に始めると、納期が守れなかったりクオリティが落ちてしまったりします。しっかり計画を立てることが必要です。

こういった仕事の場合は、取り掛かる前に進行表を作るとスムーズに行きます。建物を作ったりイベントを行なったりする際に、進行表は欠かせないものですよね。これと同じように、仕事もスタートからフィニッシュまでを見越した進行表を作成するのです。

僕は初めてで時間も掛かりそうな仕事をする場合、必ず進行表を最初に作ります。やるべきことを大雑把に書き出し、完成までの見取り図を書きます。書籍の目次で言うところの大項目をまずは作るのです。

それを精査して問題ないと思ったなら、それぞれの大項目にぶら下がる小項目を作っていきます。この小項目が実際に行なう作業となります。小項目をやりやすい順番に並べ替えながら作っていき、作業に漏れや重複がないかをチェック。大丈夫と思ったら、それぞれの作業をスケジュールへ落とし込んでいきます。

最初にここまでをやってしまうと、後はスケジュールに沿って進めていくだけ。やり方や順番について悩む必要がないので精神的に楽です。もちろん実際に作業をやってみると、他にやるべきことが見つかるかもしれません。その際にはその都度、進行表に加えていきスケジュールを見直します。なので最初にスケジュールへ落とし込む際には、余裕を持ったものにしておくと融通がききます。

自分はこの進行表を、Outlinerというアプリを使って作っています。ウェブ版もありますし、iPhone・iPad用のアプリもあります。このアプリの使い方はいたって簡単。項目を書いてEnterキーを押すと、次の項目に行が変わります。行と行の間には、一つレベルの低い小項目を付け加えられます。もちろんその間に、さらにレベルの低い項目も作成可能です。順番も自由に変えられ、行頭にチェックボックスが付いているので、作業が終わるごとにチェックすれば作業漏れの心配がありません。

こういったツールは色々なものが出回っています。自分に合ったものを探しつつ計画を立て、「初めてで大きな仕事」に怯むことなく向かっていきたいものですね。