to doリストでは、スケジュールを立てられない

仕事には、「やるべきこと」というのが存在します。それらを管理するのにto doリストを使っている方がいるかと思います。もちろんto doリストでタスク管理できる人もたくさんいるでしょう。僕も昔はto doリストを使っていました。でも今はまったく利用していません。

今は何かしらやるべきことが発生したら、5分程度の短い時間で終わるものならその場でやってしまいます。少しでも手の掛かるものの場合は、すべてスケジュールへ落とし込むようにしています。

to doリストの弊害は何か。一つは、スケジュールが立てづらいというのがあります。 to doリストというのは通常、やるべきことをどんどん足していき、終わったものから消していきます。このやり方だと、一つの作業がどのくらいの時間で終わるのかがわからないんですね。

例えば、朝to doリストを見て、いくつかの項目をやってしまおうと決意したとしましょう。その瞬間、別の割り込み仕事が入ってきたらどうしますか。大概は、やるはずだったto doリストはその後へ回されてしまいます。また割り込み仕事が入ってきたら?またto doリストは後ろへ回されていくでしょう。

スケジュールに落とし込まず、やるべき項目のリストがあるだけであれば、緊急な用件が発生した場合、リストは後回しにされていきます。いつまでもリストが減りません。リストが減らないのでやるべき仕事が進みません。納期を合わせるためにどこかで無理をする必要が出てきます。これは仕事をする上で、あまりよろしくありません。

そして二つは、この「減らないリスト」そのものが問題です。to doリストをすべて消すことができると大きな達成感があります。その反対にto doリストが残った状態でその日を終えてしまったら、「ああ、やるべきことを片付けられなかったな」と反省することになるでしょう。つまり、自分自身の肯定感を落とすことになるのです。

たまに残るくらいならいいのですが、片付かないリストが常駐化していれば、絶えず自己肯定感を落としてしまうことになります。これは非常に精神的に良くないです。

こういった理由で、to doリストはある日を境にまったく使わなくなりました。やるべきことが発生したら、すぐにスケジュールへ落とし込んでしまう。そしてその時間帯が来たら粛々と行ない、緊急な案件が来た場合はスケジュールの空いている時間にできないか交渉をする。

これを自分のルールにすると、約束した納期に送れるという事態はまず発生しません。何より自分との約束を守れるため、自己肯定感が向上します。もしto doリストでうまく仕事が回らない方がいれば、参考になればと思います。