紙に比べてメリットしかない、請求書の電子化

BtoBで仕事をした場合、ほとんどのケースでクライアントさんから請求書を求められます。

経理の方は請求書を元に入金を処理するため、これを出さないと入金されません。なので必要なものではあるのですが、書類の作成は非常に面倒ではあります。

請求書の電子化をすべてのクライアントから認められた

そこで昨年から、お付き合いのあるクライアントさんへ「請求書を電子版にしてもいいですか」とその都度、聞いてみました。

ぼくは請求書をAdobeのイラストレーターで作成しています。これまではプリントアウトして、郵送していたんです。これをpdf出力にして、メール添付でもいいですかと聞いたわけです。

経理をしているひとがパソコンに強くない場合、拒否されるかなと思っていました。であれば「まあしょうがないか」と諦めるつもりでしたが、お付き合いのあるクライアントさんすべてからOKをいただけました。

これは本当に嬉しいです。何が嬉しいかって、大幅な時間の節約になるからです。

紙に比べて電子版はいいことしかない

紙で送る場合、出力したあとに封筒に入れて宛名を書き、郵便局まで持っていく必要があります。どんなに急いでも、この作業は20分くらいかかるんですよね。

「それくらいの時間」という見方もできますが、メール送信ならものの5分で済むんです。その差は15分。生産性を伴わない事務作業で、毎月15分以上を節約できるのは大きいです。

また電子で送った場合は、紛失の郵送ミスがないのもありがたいですね。たまにあるのが、「請求書が届いてないので再送してください」みたいな話。

こちらが送っていないのか先方で紛れてしまったのか、数年に一回くらいはこういったことがありました。

紙の請求書の場合は、また出力して郵便局へ行く手間が発生します。でも電子版の場合は、送信済みのメールをもう一度送れば済む話。メールの送信記録が残っていますので、請求書の見当たらない原因(こちらの未送信か、先方の確認漏れかなど)も特定できますね。

それに紙で送るのは、旅先で行なうのが厳しいです。海外ならほぼ不可能。請求書を出すタイミングに合わせて旅の日程を組むのはバカバカしいです。

ITを利用してお互いの作業を楽にしていく

請求書の電子版は、なんら難しいわけではないです。おそらくどんな請求書作成ソフトでも、pdf化はできるはず。

クライアントさんで拒否するところがあるとしたら、単純に「これまでのやり方を変えたくない」といった感情的な部分が大きいのだと思います。

そういった方を説得するのは骨が折れますが、電子版にすれば先方の管理も楽になります。保管に紙が必要であれば、届いたpdfをプリントアウトしてもらえばいいですし。お互いが楽できるように、ITの力を率先して使いたいですね。

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