取引先や同僚とのデータ共有の方法は色々ありますが、オススメしたいのが、Dropbox（ドロップボックス）を使ったものです。
やり方はいたって簡単で、自分のパソコン上のファイル・リンクを送信するだけ。
ファイルストレージサービスのように、ブラウザへアップロードする必要がありません。
この記事では、Dropboxを使ったファイル共有の方法と使うメリットをご紹介します。
5つのメリット
メリットは、以下の5つ。
ひとつずつ、説明していきます。
1 ブラウザへアップロードする手間がない
2 サイズ制限がない
3 ダウンロード期限がない
4 スマホからでも送信が可能
5 圧縮する必要がない
1 ブラウザへアップロードする手間がない
最初に書いたとおり、ファイルストレージサービスと違って、ブラウザへアップロードする必要がありません。
小さなファイルならいいんですが、10メガ以上のファイルならアップロードで余計な時間が取られますね。
ネット環境が不安定だと、エラーが出てしまうことも。
Dropboxでの共有なら、それら余計な手間が一切なくなります。
2 サイズ制限がない
Dropboxには、プラン別にストレージ制限があります。
その制限内であれば、どんなサイズでも送信できます。
今でこそ、ファイルストレージサービスも大きいサイズが可能になりましたが、それでも「〇〇GBまで」と限定されているケースが多いです。
サイズを気にすることなく送れるのは、ストレスが少ないです。
3 ダウンロード期限がない
Dropboxに保管している場所を変えたり削除しない限り、リンクを受け取ったひとはいつでもファイルのダウンロードが可能です。
「ダウンロード期限が切れてしまったので、もう一度送ってください！」なんて言われた経験はありませんか。
1週間ほど期限を設けたところで、それがすぐに使うファイルでなければ、あっという間に期限超過になるものです。
かといって、わざわざファイルを送り直すのは、単純に時間の無駄です。
Dropboxの共有なら、そんなわずらわしさからも解放されます。
4 スマホからでも送信が可能
Dropboxは、スマホやタブレット版のアプリがあります。
大きなファイルを送りたければ、スマホからでもリンクの取得が可能です。
スマホですから、メールやLINEへの共有も簡単。
「パソコンがなければ、大きなファイルを送れない」そんな縛りともオサラバです。
5 圧縮する必要がない
ファイルストレージサービスによっては、ZIPファイルなどに圧縮する必要があります。
たいした手間ではありませんが、圧縮と解凍に時間を取られることは確か。
これらもDropboxでの共有なら、必要ないです。
フォルダでもファイルでも、そのまま送信リンクを作成可能。
いくつもの手間を省けるのが、Dropbox共有の優れた点ですね。
まずは、ソフトのダウンロード・インストールを
ここからはすでにDropboxのアカウントを取得し、パソコンにソフトをインストールしている前提で話を進めます。
まだアカウントを取得していない場合は、以下のリンクより登録をお願いします。
ちなみに無料でも2GBの容量を使えます。
Dropbox公式サイト https://www.dropbox.com
Dropboxの共有のやり方を紹介
Dropbox内のファイルを共有するには、まず対象のファイル上で右クリックします。
リストのなかの、「Dropbox リンクをコピー」をクリック。
これで、クラウド上に保管されているファイルのurlをコピーできました。
このリンクをペーストして、共有したい相手へメールやメッセで送信すればOK。
簡単でしょ？
受け取ったひとは、ブラウザから閲覧・ダウンロードが可能
相手へ送ったリンクを開くと、どうなるのか？
リンクをクリックすると、ブラウザ上にDropboxの画面が登場し、送信したファイルが表示されます。
右上の「ダウンロード▼」をクリックすれば、ダウンロードが可能です。
相手がDropboxに登録している場合、Dropbox内かパソコンのローカルストレージのどちらへダウンロードするかを選べます。
送信先のITリテラシーがそれほど高くないなら、ダウンロード方法を記載しておいたほうがよいかもしれません。
業務効率化に貢献します
今の時代、クラウドサービスを使っているひとは多いと思います。
普段、Dropboxを使いながら、「そう言えば、ファイル共有はストレージサービスを使ってたな」なんてひとも多いはず。
物は試しで、一度Dropboxでファイル共有をしてみてください。
かなり簡単なので、業務の効率化に貢献すると思います。