Evernoteにスキャンして、名刺など紙書類の管理に2度と悩まない

「あれ、あの書類どこやったっけ…?」

書類を探すことに、時間を使っていませんか。
名刺など紙書類を紙書類のまま保管すると、必要なタイミングで探す手間が生じます。

運良く、すぐ見つかれば良いですが…。
書類の束から探すわけですから、たいていは数分、もしくはそれ以上の時間を費やします。
書類の探索で数分以上の時間を日常的に使う、それは純粋に無駄なことです。

そこでこの記事では、紙書類をすべてEvernoteへスキャンして、書類管理に2度と頭を悩ませない方法をご紹介します。

もう書類の探索に、時間を使うのはやめにしましょう。

※ちなみにEvernoteには無料プランと有料のプレミアムプランがあります。
今回ご紹介する方法は、ほぼ無料プランで行なえます。

Evernoteにスキャンして、名刺など紙書類の管理に2度と悩まない

やり方は、ものすごく簡単です。
紙書類(名刺含む)を受け取ったら、

・Evernoteのアプリで写真撮影する
・もしくはスキャナーでスキャンして、Evernoteに取り込む

以上です。

そして、

書類が必要になったら、Evernoteを検索

このフローで該当する書類を、労力も時間も掛けず見つけられます。

OCR機能が、画像の文字を見つけ出す

検索する際、「なんてタイトルをつけたっけ?」と悩む必要はありません。
なぜなら、そもそもタイトルを付ける必要がないからです。
検索するときには、書類に書いてある文字で探せばOK。

なぜ保存時に、タイトルを入れる必要がないか。
それはEvernoteに、OCR機能が付いているからです。

OCRとは、画像の文字を文字データへ変換する機能です。
つまりEvernoteで検索すれば、画像に表示されている文字を見つけ出してくれます。

まとめると、EvernoteのOCR機能により以下の2つが実現します。

・紙書類は、ただ画像として保存すればOK
・画像上の文字を、検索して見つけ出せる

実際の使用例

これがどのくらい素晴らしいか、イメージがわきやすいよう自分の経験を元に使用例をご紹介します。

保存していたスキャンデータを、検索で瞬時に表示

先日、住んでいる町内のひとへ、連絡する必要がありました。
でも連絡先がわからない…。
町内の人は顔見知りであっても、連絡まで普段はしないものです。
スマホのアドレス帳へ、登録した覚えもありません。

「そういえば、かなり前に町内会の名簿をもらってたような…」とうっすら思い出し、Evernoteで町名を検索。
すると名簿に記載してあった町名をOCRが読み取り、スキャンした名簿の画像を表示してくれました。

この間、ほんの30秒ほど。
自分のエネルギーは、まったく使っていません。

書類のデータ化は、無駄な消耗をなくしてくれる

これは自分が、「もらった紙書類は、すべてEvernoteでスキャンして保存」を習慣にしていたからできたことです。

もしデータ化していなかったら、紙をまとめて保存している引き出しか何かをひっくり返して、名簿を探し回る羽目になっていたでしょう。

皆さんも経験あると思いますが、紙の書類を探すのって、ものすごくエネルギーを使います。
紙の文字に目を走らせ脳を駆使して探しているのですから、意志の力を消耗するんです。
そのため、紙書類を探したあとは、「しばらく何もやりたくない」とぐったりすることも。

つまり書類を探し回ると、

・探している時間
・探し終わったあとに、脳を休める時間

これら2つが必要となってしまいます。

書類をデータ化すれば、これらの消耗がなくなります。

スキャンの方法は2種類

Evernoteにスキャンする方法は、以下の2種類があります。

1 スマホやタブレットのカメラで写真を撮る
2 スキャナーを使う

1 スマホやタブレットのカメラでスキャン

書類を撮影するだけで、最適にスキャニング

スマホやタブレットでのスキャンは、とても簡単にできます。
Evernoteのカメラを起動して、対象の書類を撮影するだけ。

Evernoteが自動で

・写真
・文書
・カラー文書
・ポストイット
・名刺

と種類に合わせて保存。

写真で保存した場合は、写したままの状態で。
文書やポストイットの場合は、読みやすいようコントラストを高めて保存してくれます。

スマホでスキャンのデメリット

ただしスマホでの保存は、手軽にできる反面、1枚ずつ撮影する必要があります。
書類が複数枚ある場合は、ちょっと大変です。

またデータの鮮明さも、スキャナーに比べ劣ります。

2 スキャナーでスキャン

ボタンを押すだけの手間いらず

スキャナーを使うと、Evernoteは一気にその威力を発揮します。

複数枚をボタン一つでスキャンできるので、書類だけでなくレシートでもチラシでも、ともかくなんでも短時間にデータ化できてしまいます。

それらをノートブックごとに分類してもいいですし、スキャンしたまま必要なときに検索しても良いです。

スキャンの際に、「この書類は、データ化するべきかどうか」の判断は不要です。
すべてをデータ化してEvernoteへ突っ込んで、使うときになったら検索して表示すればいいのですから。

このやり方が、最も簡単ですね。

オススメは、PFUのiX1500

ぼくはPFUのScanSnap Evernote Editionを、もう5年ほど使っています。

この機種は残念ながら販売終了してしまいましたが、後継機のScanSnap iX1500が発売されています。
操作がタッチパネルになって、わかりやすくなっています。

容量が厳しくなれば、プレミアムプランに

スキャンが日常化すると、無料プランでは厳しくなるかもしれません。

無料プランの容量は、月60MBまで。
月10GB保存できるプレミアムプランのほうが、使い勝手は良いです。

プレミアムにすると、PDFやOfficeデータも検索の対象になったり、使える端末が無制限に増えたりします。

紙書類のデジタル化で、生産性をアップ

デジタル時代といいつつ、紙の資料はまだまだ健在です。
でもOCR機能の付いたスキャナでスキャンすれば、読み取りに関してはデジタルと変わらなくなります。

書類を探す時間をなくして、生産性をアップしていきましょう。