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紙書類はEvernoteにスキャン保存【名刺の管理に悩まない】

仕事ツール

「あの書類どこやったっけ…?」

日々の業務で、書類探しに時間を使っていませんか。名刺などを紙のまま保管すると、必要なタイミングで探す手間が生じます。

紙書類をスキャンしてEvernoteへ保存すれば、場所を取らないだけでなく検索で探し出せて便利です。

この記事では紙書類をEvernoteへスキャンし、書類探しを短縮する方法を紹介します。

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名刺など紙書類はEvernoteに保存

文具メーカー・コクヨ株式会社の調査によると、一日の業務のうち書類を探す時間は平均20分だそうです。

1日20分なら気になりませんが、年換算すると80時間にもなります。それはあまりに時間の無駄。

EvernoteのOCR機能で検索

書類探しは、Evernoteにスキャンすれば解決します。なぜならEvernoteには、OCR機能が付いているからです。

OCR機能とは画像の文字をスキャンして、テキスト化する機能です。

Evernoteに書類をスキャンするとサーバー側でテキスト化されるため、画像内の文字も検索対象となります。

Evernoteに画像のまま入れておけば、検索で必要な書類を瞬時に表示できるわけです。

スキャンの方法は2種類

Evernoteにスキャンする方法には、以下2種類があります。順に解説します。

  1. スマホでスキャン
  2. スキャナーでスキャン

1. スマホでスキャンする

一つ目は、スマホでスキャンする方法です。まずはEvernoteのアプリを、スマホへダウンロードします。

Evernote

Evernote

Evernote Corporation無料posted withアプリーチ

アプリを起動しログインしたら、画面下の「新規作成」をタップ。

「新規作成」ボタンをタップ
「新規作成」ボタンをタップ

表示されたメニューの「カメラ」をタップ。

「カメラ」をタップして、カメラを起動する
「カメラ」をタップして、カメラを起動する

画面がカメラモードに切り替わります。「自動」をタップして自動撮影モードにします。

自動撮影モードにする
自動撮影モードにする

カメラを書類へ向けると、自動的にスキャンします。撮影が終わったら、左下に表示されている撮影済みの画像をタップ。

左隅の撮影済み画像をタップ
左隅の撮影済み画像をタップ

スキャンした画像を確認できます。下の「保存形式」をタップします。

スキャンした画像を確認できる
スキャンした画像を確認できる

保存する画像の形式を選択できます。

保存する画像の形式を選べる
保存する画像の形式を選べる

形式を選んだら、右下の「保存」をタップします。これでスキャンした書類を、Evernoteに保存できました。

右下の「保存」をタップして、完了する
右下の「保存」をタップして、完了する

2. スキャナーで取り込む

2つ目はスキャナーで取り込む方法です。

Evernoteはどのメーカーのスキャナーでも認識しますが、特にScanSnapに最適化しています。

スマホと違ってスキャナーは、複数枚を連続スキャンできます。両面スキャンも可能。使い勝手はスマホよりかなり良いです。

スキャナーのオススメはiX1500

以前はEvernote専用スキャナーとして、ScanSnap Evernote Editionが販売されていましたが、生産中止になっています。

ScanSnap Evernote Editionの後継機として、ScanSnap iX1500が発売されています。タッチパネルが採用され、操作がより直感的にわかりやすくなっています。

OCR検索で書類を検索

では先ほどスキャンした書類を、Evernoteの検索で探し出してみます。

Evernoteアプリを起動し、右下の検索マークをタップ。

ホーム画面右下の検索ボタンをタップ
ホーム画面右下の検索ボタンをタップ

先ほどスキャンした書類は、三井住友カードの明細書でした。そこで「三井住友」で検索してみます。

探したい書類のワードを検索にかける
探したい書類のワードを検索にかける

検索結果の候補一覧から、先ほどスキャンした書類がピックアップされました。

スキャンした書類がピックアップできた
スキャンした書類がピックアップできた

ノートを開いてみると、画像内の「三井住友カード」の文字に黄色のマーカーがひかれています。このワードでOCR検索したことがわかります。

OCR検索で書類を見つけられている
OCR検索で書類を見つけられている

検索ワードを入力して見つけるまで、1分も掛かっていません。紙での保存より、探し出す手間が劇的に少なくなりますね。

容量が厳しければ有料プランを検討

スキャンする枚数が多くなってくると、無料プランでは容量が厳しくなります。

Evernoteはどのプランも容量無制限ですが、月間アップロードに制限があります。無料プランは60MBまで。有料プランにすると、10GB〜20GBに増えます。

Evernoteをヘビーに使うなら、有料プランのほうがストレスが少ないです。

FleePersonalProfessional
月額01,100円1,550円
年額09,300円12,400円
月間アップロード容量60MB10GB20GB
Evernote プラン別の料金と月間アップロード容量

以下の記事でEvernoteの無料と有料の違いを、詳しくまとめています。合わせて参考にしてみてください。

>> Evernoteプラン・有料と無料の違い【PersonalとFlee】

まとめ

以上、Evernoteへ紙書類をスキャンして、探す手間を劇的に短くする方法の紹介でした。

ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、まだまだ紙書類を手にする機会は多いです。

「いつか整理しよう」と置いておくと、膨大な量の書類がたまり探し出すのが困難になります。

紙書類はその都度、Evernoteへスキャン保存すれば、場所を取らなくて良いです。しかもOCR機能の検索で、画像内の文字を一瞬で見つけ出せます。

Evernoteを利用して紙書類をデジタル化し、仕事の効率を高めていきましょう。

またEvernoteに保存するデータが増えると、ノートがカオス化していきます。以下の記事でEvernoteの整理のコツをまとめています。合わせて参考にしてみてください。

>> Evernote整理の仕方のコツ【スタックとノートブック活用】

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