すべての情報をEvernoteに入れる【一元管理が楽で良い】

公開日 2021-12-02 最終更新日 2021-12-13

デジタル製品を使っていると、メモやノートを取る機会がよくあります。
その都度、別々のメモアプリに保存すると、探すときに時間がかかって効率悪いです。

そこで「すべてをEvernoteに保存する」と決めると、一気に管理が楽になります。
この記事では、Evernoteで情報を管理するメリットを解説します。

すべての情報をEvernoteに入れる【一元管理が楽で良い】

Evernoteとは、パソコンやスマホで使えるノートアプリです。
ノートアプリといっても、ただノートが書けるだけではありません。
pdfやjpg、ワード、エクセルなど、あらゆる形式のファイルを保存できます。

Evernoteには有料プランがありますが、無料でも使用可能です。
Evernoteの無料と有料の違いは、以下の記事にまとめてあります。
>> Evernote PERSONALのメリットとFREEとの比較【有料と無料の違い】

Evernoteに保存するメリット

情報をすべてEvernoteに入れると、いろいろなメリットが発生します。
メリットは、以下6つです。

  1. 1カ所にまとめると、あちこち探さなくて良い
  2. 検索で欲しい情報をすぐ見つけ出せる
  3. 関連ノートが表示される
  4. 保存できるトータル容量に上限がない
  5. スキャンで書類をキレイに保存できる
  6. パソコンでもスマホでも保存・確認できる

1. 1カ所にまとめるとあちこち探さなくて良い

一番のメリットは、一元管理です。

ノートやメモをその都度、別アプリに保存すると、いざ探すときに面倒です。
「すべての情報はEvernoteに保存」と決めてしまえば、Evernoteだけを探せば良いことになります。
「探している情報は、必ずEvernoteの中にある」と思うと、精神的にも楽です。

2. 検索で欲しい情報をすぐ見つけ出せる

Evernoteに入っているノートは、検索で探し出せます。
タイトルやノートに入力したテキストはもちろん、画像に書いてある文字も文字認識(OCR)で検索対象となります。

例えばKindleで気に入った箇所を見つけたら、スクショしてEvernoteに保存。
探すときは本のタイトルがわからなくても、頭に残っているフレーズで検索を掛けてみる。
するとOCRで画像内の語句を見つけ出し、必要なスクショをピックアップできるのです。

3. 関連ノートが表示される

Evernoteで一つのノートをピックアップすると、それに関連するノートが表示されます。
思いがけないアイディアを、以前保存した関連ノートから引き出せるかもしれません。

そういった偶然性をもたらしてくれる利点も、Evernoteにはあります。

4. 保存できるトータル容量に上限がない

Evernoteは、「一度にアップできるデータ量は200MBまで」と決まっています。
また月間容量は、無料版60MB・有料版(PERSONAL)10GBまで。
月間の容量制限は、翌月にリセットされます。

一度にアップできる容量と月間容量は決まっているものの、トータル容量の制限はありません。
Evernoteを使えば使うほど、それまでに保存した情報が地層のようにたまっていきます。

5. スキャンで書類をキレイに保存できる

Evernoteとスキャナーを組み合わせれば、紙書類を画像やpdfとして保存できます。
前述した通り、スキャンした画像内の文字は検索対象になります。

デジタルが普及したとは言え、紙書類はまだまだもらう機会があります。
名刺や資料、市役所の書類などスキャンしてEvernoteに保存すれば、必要なとき検索してすぐに見つけ出せて便利です。

Evernoteに紙書類を保存する利点は、以下の記事に詳しく書きました。
>> Evernoteにスキャンし名刺など紙書類の管理に悩まない

6. パソコンでもスマホでも保存・確認できる

Evernoteはクラウドソフトなので、パソコンだけでなくスマホからも同じアカウントで保存・閲覧できます。

情報を保存したり確認したりする機会は、いつ何時訪れるかわかりません。
複数デバイスで同じデータを扱えるのは、やはり良いです。

Evernoteへの保存に適したもの

あらゆる形式のデータを保存できると言っても、Evernoteに適したものはあります。
ノートアプリのEvernoteは、以下の保存に向いています。

  1. メモやノート
  2. よく使う自分の情報
  3. Webで気になった記事
  4. 名刺
  5. 紙書類
  6. リスト

1. メモやノート

ノートアプリだけに一番向いているのは、メモやノートの保存です。

Evernoteのノートはタイトル・見出し・本文と、通常のテキストエディタと同じように使えます。
箇条書きリストや番号リスト、チェックリストなど必要な機能も揃っています。

データの保存だけでなく通常のテキストもEvernoteで入力し、そのまま保存しておけば手間がかかりません。
長文も短文も、メモはEvernoteにまとめて保存しておきましょう。

2. よく使う自分の情報

メインバンクの口座番号やマイナンバーカードなど、「ごくたまに必要になる情報」があります。
それらは、すべてEvernoteへ入力しておくと良いです。

必要なときはスマホのEvernoteを開き、検索して確認。
財布や引き出しなど、しまっている場所を探さなくて済みます。

3. Webで気になった記事

Webを見ていると、「ひょっとしたら何かに使えるかも」と思えるページに出会います。
少しでも心に引っかかったら、どんどんEvernoteへ保存していきます。

たまった記事を後からまとめて見返しても良いし、忘れたころに「そういえばEvernoteに、これに関する記事を保存してたな…」と思い出して、検索で拾い出しても良いですね。
興味あるものをどんどんEvernoteへ格納しておくと、何かの拍子に役に立つ可能性が出てきます。

4. 名刺

もらった名刺は、スキャンしてEvernoteへ入れるようにします。
連絡を取る機会が来れば、会社名や名前でEvernoteを検索してすぐに見つけ出せます。

名刺をフォルダーなどに入れて探すと、時間とエネルギーを無駄に使うのでやめましょう。

5. 紙書類

名刺と同じように、紙書類はスキャンしてEvernoteに入れるようにします。
紙書類は捨てるに捨てられないため、どんどんたまってしまいます。
そしていざ必要なとき、書類の束から探す羽目になるのが落ち。

画像やpdfとしてEvernoteに入れておけば、検索で一発です。

6. リスト

旅行の準備やキャンプの用意など、リストをEvernoteに保存しておきます。

リストがあると、人生は楽になります。
一度しか使わないとしても、リスト化したものはEvernoteに入れておく。
いつか再び使うかもしれないし、それを複製して新しいリストも作れます。
格納しておいて、損はありません。

リストを使って生活を楽にする方法は、以下の記事にまとめています。
>> 何でもリスト化して人生を楽にする【作成と使用方法】

検索で見つけ出せるようにしておく

Evernoteへ保存していくと、その数はすぐに膨大なものになります。
それらを探すには、検索機能を使います。

いくら良い情報を収集しても、すぐに見つけ出せないと宝の持ち腐れです。
検索をスムーズに行うテクニックを、3つ紹介します。

  1. OCR検索できるならそのままでよい
  2. タイトルに自分で検索しそうな語句を入れておく
  3. タグを使う

1. OCR検索できるならそのままでよい

何度も書いて恐縮ですが、EvernoteはOCRで画像内の文字も検索対象となります。
画像を保存した際、読みやすい形で文字が書いてあるなら、そのまま入れっぱなしで問題ありません。

必要なときには画像内の文字を含めて検索し、すぐに見つけ出せます。

2. タイトルに自分で検索しそうな語句を入れておく

免許証や健康保険証など身分証明書を画像で保存しておくと、いざというとき便利です。
しかし証明書は、そのまま画像で保存しても検索で拾えない場合があります。

そのためタイトルや本文に、「運転免許証」「健康保険証」など検索で拾いやすい単語を書いておきましょう。
保存の際にこのひと手間を掛けておくと、探す労力と時間を大きく短縮できます。

3. タグを使う

Evernoteは、ノートごとにタグ付けできます。
例えば運転免許証や健康保険証は、「身分証明書」とタグ付けしても良いですね。
必要なときは、タグ一覧からすぐに見つけ出せます。

Evernoteをもっと快適に使う機能

最後に、Evernoteの補助機能の紹介です。

Evernoteはそのままでも十分、便利に使えます。
パソコン用のアプリをよく使うなら、以下の2つの機能を使いこなせば、より操作が快適になります。

  1. Evernote Helper
  2. Evernote Web Clipper

1. Evernote Helper

パソコンを使っているとき、Evernoteにメモしたくなることがあります。
その際、Evernoteの新規ノートに、その都度書くのは面倒です。

メモしたくなったら、メニューバーのEvernoteアイコンをクリック。
すると小さなメモパッドが現れるので、そこにメモを書けば所定のノートブックに新規メモが加わります。

Evernote Helperは、以下に詳しく書いたので参考にしてみてください。
>> Evernote Helperで即座にメモorスクショ【着想を逃さない】

2. Evernote Web Clipper

ウェブページをEvernoteへ保存する際は、ウェブクリッパーが便利です。
ウェブクリッパーとは、ブラウザの拡張機能。
「ページ全体」や「本文と画像のみ」など、適した形式で簡単に保存ができます。

ウェブクリッパーについては、以下の記事にまとめました。
>> Evernote Web Clipperの使い方【ウェブページ簡単に保存】

2020年のリニューアルで使いやすくなった

Evernoteの日本語版は、2010年に誕生しました。
リリースされて10年以上と老舗アプリだけに、「以前は利用していたけど、使わなくなった」という人も多いと思います。

Evernoteは2020年の大幅なリニューアルで、UIが使いやすくなりました。
ホーム画面やタスク機能が追加されるなど、着実に進化しています。

同じようなサービスにNotionがありますが、一元管理のしやすさではEvernoteが上だと思います。
その理由は、以下の記事に詳しく書きました。
>> EvernoteからNotionへ移行しない【この2つは性格が異なる】

「メモを一元管理する、良いアプリはないかな」と思ったら、Evernoteを検討してみてください。
あらゆる情報をEvernoteだけに入れてしまえば、探すときの手間が省けますよ。