Gmailの送信取り消しと送信日時指定を使って、メールの失敗をゼロにする

公開日 2021-05-21 最終更新日 2021-05-21

メールで失敗したことはありますか。
ぼくはあります。
今回紹介する機能を使い始めて、かなり失敗が減りました。

Gmailをビジネスで使っているひとは、たくさんいると思います。
Gmailの機能で重宝するのは、以下の二つ。

  • 送信取り消し
  • 送信日時指定

メールは送信完了すると、取り消せません。
内容を間違えたら改めて送り直すほかないし、いっときの感情で失礼なメールを送ってしまったら、人間関係に簡単にヒビが入ります。

そこでこの記事では、Gmailの「送信取り消し・送信日時指定」を使い、メールの失敗を少なくする方法を書いてみます。

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Gmailの送信取り消しと送信日時指定で、失敗をゼロに

Gmailを使って、メールを一元管理しているひとは多いでしょう。
転送先をGmailにすればスマホでもパソコンでも確認できるし、Gmailは発信アドレスを独自ドメインに設定できます。
送信も受信も、Gmailにまとめればメール処理が楽になります。

Gmailのメリット

Gmailには、利点がたくさんあります。
そもそもクラウドで動いているので、ネットがつながればどの端末からも最新の状態を見られます。
また迷惑メールなど、自動振り分けが強力。
検索も優れているので、薄っすらした記憶のキーワードでも、過去のメールを簡単に探せます。

そんなGmailの機能のうち、重宝するのが「送信取り消し・送信日時指定」です。

メールは送信完了すると取り消しできない

チャット形式のメッセは、発信した内容を取り消せます。
しかしメールは送信完了して相手に届いてしまうと、取り消す術がありません。

内容が間違えていたと修正メールを送れば、スレッドが煩雑になってしまいます。
またメールの内容にカチンと来て、感情的なメールを返してしまったら、それが文章として残るのが辛いです。
電話の言い合いは仲直りできても、メールだとヒートアップしてしまい、人間関係が修復不可能になることも。

「さっき送ったメールは、ちょっと感情的になってしまった。もっとソフトな書き方で送り直そう」と思っても、送信完了したメールはどうすることもできません。

送信の際のリスクヘッジ

Gmailには、それら失敗メールの発生をリスクヘッジする良い機能があります。
それが、以下の二つです。

  1. 送信取り消し
  2. 送信日時指定

1. 送信取り消し

送信取り消しは文字通り、送信ボタンを押したメールを制限時間内なら取り消せる機能です。
やり方は、以下の通り。

「設定」をクリック → 「すべての設定を表示」をクリック → 「全般」タブへ進み、「送信取り消し」で時間を指定する

送信後に取り消せる時間の指定は、5・10・20・30秒の4種類。
設定するなら、最長の30秒がおすすめです。
この設定をしておくと、メール送信後に「取り消し」のリンクが表示されます。

Gmail

「取り消し」をタップすると、送信メールを取り消せます。
指定した時間が経過すると、「取り消し」が消えて送信完了に。

Gmail

「取り消し」が消えたあとは、送信中止はできません。

メール送信のリスクヘッジになるので、Gmailを使うならこの設定は必ずしておきましょう。

2. 送信日時指定

「送信取り消し」と同じように、「送信日時指定」も失敗メールを減らすツールです。

やり方は、送信の際、送信ボタン右の三角をクリックし、ポップアップする「送信日時を設定」をクリックします。

Gmail

候補の日時が出てきますが、それらを押さずに「日付と時刻を選択」をクリック。

Gmail

すると自動的に、一時間後にメール送信する設定になります。
そのまま「送信日時を設定」をクリックして完了します。
これですぐにメール送信せず、一時間後に相手方へ送られます。

送信予定のメールは「予定」フォルダにあります。
書き直したくなったら、メール選択後「送信をキャンセル」をクリック。
するとメールは「下書き」フォルダへ移動するので、書き直して改めて送信もしくは再度、送信日時指定を設定します。

気心の知れた相手なら、その都度、送信日時指定する必要はないでしょう。
ただ大事な取引先の上役などへのメールは、送信時間を一時間後にしておけば、内容にミスがあった場合も対処できます。

まとめ

最近はメールからメッセへ連絡手段が移っていますが、フリーランスはともかく、会社ではまだまだメールが最もポピュラーな連絡手段です。
メールはメッセより公的な文書として扱われるので、間違いはできる限り避けたいです。

メールの失敗を少なくするため、今回紹介したGmailの「送信取り消し・送信日時指定」の二つの機能は、覚えて損はありません。
使ったことのない人は、これを機会に試してみてください。

Gmailの自動振り分けで必要なメールだけ受け取る

Gmailは自分で振り分けを設定すると、より快適に使用できます。
Gmailの自動振り分けの設定を解説しました。

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