Gmailの送信予約をリマインダーとして活用する

Gmail

送信予約を活用していますか?

Gmailを10年以上、ヘビーに使っています。
Gmailには色々と便利な機能がありますが、この記事では送信予約の活用法を紹介します。

送信予約のやり方

Gmailの送信予約とは、文字通りメールの日時を予約して送信する機能です。

やり方は以下の通り。

メールを作成したら、「送信」ボタン右横の上矢印のボタンを押します。
すると「送信日時を設定」ボタンがポップアップするので、それをクリック。

「送信日時を設定」をクリック
「送信日時を設定」をクリック

すると「送信日時を設定」のポップアップが表示されるので、候補をクリックするか、「日付と時刻を選択」をクリック。

日時を自由に設定するには、「日付と時刻を選択」をクリックする
日時を自由に設定するには、「日付と時刻を選択」をクリックする

送信したい日にちをカレンダーから選び、右の時刻を設定します。

カレンダーで日にちを、右で時刻を設定する。
カレンダーで日にちを、右で時刻を設定する。

スマホのGmailアプリからでも、送信予約は可能です。
メールの新規作成で右上の「…」をタップして、「送信日時を設定」をタップ。

右上の「…」をタップして、「送信日時を設定」をタップする

するとパソコン版と同じように、日時の設定を自由にできます。

好きな日時に送信予約できる

相手方へのメールの日時を予約して使う

ぼくはこの送信予約をよく使います。
基本的な使い方は、相手方へ送るメールの日時指定です。

今では誰もがスマホを持っているため、仕事のメールをプライベートのスマホでチェックするケースもあるでしょう。
仕事中なら良いものの、休日に仕事のメールが届くとゆっくり休めないかもしれません。

そう思い土日などのメール送信は気が引けるものの、すぐに送らないと出すのを忘れてしまいそう…。
そんなとき送信予約を用い、月曜に指定して送っています。

Gmailの送信予約をリマインダーとして活用する

もうひとつの使い方は、自分自身へメールを送信予約し、リマインダーとして活用する方法です。

例えばクライアントから月半ばに、「請求書を発行してください」とメールが来たとします。
ぼくは請求書の発行を月末にまとめているため、期日が来たらアクションする(それまではしなくても良い)タスクとなります。
となると月末が来たら忘れないよう、リマインドが必要です。

そこで手っ取り早いのが、メールの送信予約です。
「請求書を発行してください」と来たメールを、自分自身へ月末の送信予約で転送するのです。
送信予約してしまえば、そのメール自体は先方へ返信後にアーカイブすればOKです。

視界からなくせて、忘れることもない

こういった「時間差でアクション」が必要な場合、メールにスターマークを付けたり、Evernoteへ保存したりとやり方はたんさんあるでしょう。

自分へ転送し送信予約するメリットは、視界からその情報をなくしてしまえる点です。
スター付きにしてメールを残すと、それを見るたび脳のメモリーが多少奪われます。
送信予約後にアーカイブすれば、視界からなくせる上に、忘れることもない。
操作も簡単。

ということで、リマインダーとして自分自身への送信予約はおすすめなのです。

リマインドの種類によって方法を使い分ける

リマインダーと一口に言っても、色々と種類があります。
毎日、繰り返し行なうことなら、Appleの純正アプリのリマインダーを使うのが良いです。

ぼくはAppleのリマインダーアプリのファンで、iPhoneで最も利用する機能のひとつです。
リマインダーアプリの使い方は別の記事にまとめています。

>> iPhoneリマインダーアプリを使いこなす【忘れごとをナシに】

Gmailの送信予約はリマインダー専用のツールでないにせよ、忘れずに済む上、脳のメモリーを余計に使わなくて済みます。
送信予約を使ったことのない人は、これを機会に利用してみてください。

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