タスク管理はGTDで効率よく処理していく【すぐやる・後でやる】

公開日 2021-10-11 最終更新日 2021-10-24

仕事をしていると、タスクが無限に増えます。
もちろん仕事だけでなく、プライベートもです。
トイレットペーパーが切れたり、郵送する封書があったりと、日々のタスクはどんどん増えていきます。
処理せずにいると、あっという間にタスクの海に溺れてしまいます。

ぼくもまた10年以上、フリーランスで活動しながら、タスク管理を試行錯誤しました。
その結果、「GTDが結局は良い」と今のところは思っています。
この記事では、仕事やプライベートのタスク管理を効率的にやる方法を書いてみます。

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タスク管理はGTDで効率よく処理していく【すぐやる・後でやる】

GTDと言われても、初めて聞く人にとっては「なんのこっちゃ」でしょう。
GTDは、“Getting Things Done”の略。
日本語に訳すと、「物事を成し遂げる」みたいな意味ですね。
アメリカのデビッド・アレンさんが、2002年に書籍『 仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法 』で提唱し、以来、優れたタスク管理法として定着しました。

ぼくなりのGTDのエッセンスの解釈は、「すぐやることと後でやることの仕分け」です。
GTDのエッセンスを用いて効率よくタスク処理する方法は、以下の4つです。

  1. タスクを仕分けする
  2. 2分以内で終わることはすぐに片付ける
  3. すぐやれないことは、カレンダーに予定を入れる
  4. 大きなタスクは細分化する

詳しく解説します。

1. タスクを仕分けする

仕事でもプライベートでも、タスクは必ず2種類に分けられます。
その2つとは、以下です。

  • すぐやれること
  • すぐにやれないこと

まずは、これら2つの仕分けを意識的に行いましょう。
これがタスク管理の最大の肝です。

2. 2分以内で終わることはすぐに片付ける

何かタスクが発生したら、まずは「すぐやれること」「すぐにやれないこと」のどちらかに仕分けする癖をつけます。
その上で「すぐやれること」は、先送りせずその場でやってしまいます。

時間の目安は、2分間。
そのタスクが2分以内で終わるなら、先送りせずにすぐやりましょう。

2分ルールの適用でタスクはかなり減る

例えば宅配便が到着したなら放置せず、すぐ開封して中身を所定の場所に置く。
洗剤が切れたならto doリストに書かず、すぐにAmazonで発注する。
このくらいは、2分以内で完了できるはずです。

これらすぐ完了できるタスクを後回しにすると、頭の中に「やるべきこと」が残り、脳に負荷が掛かって余計に面倒になります。
2分以内にやれることは、すぐにやる。
これだけで、普段溜めているタスクはかなりなくなると思います。

3. すぐやれないことは、カレンダーに予定を入れる

では、「すぐにやれないこと」はどうするか。

例えば2分以内では終わらない、Aというタスクが発生したとしましょう。
タスクに溺れてしまう人は、機械的にAをto doリストへ記入します。

これでは「未完了のタスク」が、際限なく増えてしまいます。
なぜか?
「いつやるのか」が、明確でないからです。

「そのタスクはいつやるのか」の答えをカレンダーに書く

タスク管理の2つ目の肝は、「いつやるのか明記する」です。
例えばそのタスクが「クライアントへ見積もりを送る」なら、掛かる時間を算出して、カレンダーに予定を記入してしまいます。
通販の組み立て式デスクが届いたなら、組み立ててセッティングする時間を算出して、カレンダーに予定を書いてしまいます。

カレンダーに行動の予定を入れれば、to doリストへの記入は不要です。
なぜならカレンダーの予定が来れば、自動的に行動に移ればよいだけだからです。

「すぐにやれないこと」が発生したら、「どのくらいの時間を掛けて、いつやるのか」をカレンダーに書いてしまいましょう。
ちなみにカレンダーの効果的な使い方は、以下の記事も参考にしてみてください。

>> Macカレンダーの効果的な使い方。「通知・色分け・繰り返し」でスケジュール管理

4. 大きなタスクは細分化する

タスクには、自分ひとりで完結できないものがあります。

例えば、「販促用チラシの作成」というタスクがあるとしましょう。
紹介文は自分で書けばいいが、デザインは別の担当者へ頼む必要がある。
そんな場合は、どのようにタスク処理すればよいでしょう。

正解は、「タスクを細分化する」です。

まずはタスクを細分化する

「販促用チラシの作成」は、以下のタスクに細分化できます。

  • 内容を決める
  • スケジュールの確認
  • デザインの指示書を書く
  • 指示書を元に、デザイン担当にデザインを依頼
  • テキストの文字数が分かり次第、テキスト作成
  • デザインのチェック
  • 校正
  • 入稿

「今できるタスク」のみ処理する

このうち今できるタスクは、「内容とスケジュール確認のため、デザイン担当との打ち合わせ日を決める」だけです。
そのためタスク処理の項目は、「デザイナーへ、打ち合わせ日の確認メールを送る」のみ。

このメール(もしくはメッセ)は、おそらく2分以内で終わるでしょう。
2分以内に終わるならカレンダーに入れず、すぐ送ってしまいましょう。
打ち合わせでチラシの内容とスケジュールが決まれば、同じようにタスクを細分化して、1つずつ進めていきます。

大きなタスクは、山を切り崩すイメージで

大きなタスクは、そのままでは非常に億劫に感じます。
to doリストに「チラシ作成」と書き、そのまま何日も放置する自体になりかねません。

大きなタスクを大きいままで捉えては、処理が滞って当たり前。
大きなタスクは細分化し、山を切り崩すイメージで処理していきましょう。

GTDはEvernoteと相性が良い

タスクの仕分けは、 Evernote と相性が良いです。
GTDとEvernoteを組み合わせると、タスクと情報の振り分けが快適に進みます。

以下の記事で、Evernoteの効率的な使い方を解説しています。
参考にしてもらえれば幸いです。

>> Evernoteの整理のコツはスタックとノートブックの活用にある

まとめ

GTDは定番とも言える、タスク処理のやり方です。
もしGTDを知らず、タスクはto doリストへ書いているだけなら、上記のやり方を試してみてください。
タスクの海に溺れることなく、自分の時間をもっと増やせると思います。

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