タスク管理はGTDで効率よく処理【すぐやる・後でやる】

仕事術

仕事をしていると、タスクが無限に増えます。
もちろん仕事だけでなく、プライベートもです。
トイレットペーパーが切れたり、郵送する封書があったりと、日々のタスクはどんどん増えていきます。
処理せずにいると、あっという間にタスクの海に溺れてしまいます。

ぼくもまた10年以上、フリーランスで活動しながら、タスク管理を試行錯誤しました。
その結果、「GTDが結局は良い」と今のところは思っています。
この記事では、仕事やプライベートのタスク管理を効率的にやる方法を書いてみます。

タスク管理はGTDで効率よく処理【すぐやる・後でやる】

GTDと言われても、初めて聞く人にとっては「なんのこっちゃ」でしょう。
GTDは、“Getting Things Done”の略。
日本語に訳すと、「物事を成し遂げる」みたいな意味ですね。
アメリカのデビッド・アレンさんが、2002年に書籍『 仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法 』で提唱し、以来、優れたタスク管理法として定着しました。

ぼくなりのGTDのエッセンスの解釈は、「すぐやることと後でやることの仕分け」です。
GTDのエッセンスを用いて効率よくタスク処理する方法は、以下の4つです。

  1. タスクを仕分けする
  2. 2分以内で終わることはすぐに片付ける
  3. すぐやれないことは、カレンダーに予定を入れる
  4. 大きなタスクは細分化する

詳しく解説します。

1. タスクを仕分けする

仕事でもプライベートでも、タスクは必ず2種類に分けられます。
その2つとは、以下です。

  • すぐやれること
  • すぐにやれないこと

まずは、これら2つの仕分けを意識的に行いましょう。
これがタスク管理の最大の肝です。

2. 2分以内で終わることはすぐに片付ける

何かタスクが発生したら、まずは「すぐやれること」「すぐにやれないこと」のどちらかに仕分けする癖をつけます。
その上で「すぐやれること」は、先送りせずその場でやってしまいます。

時間の目安は、2分間。
そのタスクが2分以内で終わるなら、先送りせずにすぐやりましょう。

2分ルールの適用でタスクはかなり減る

例えば宅配便が到着したなら放置せず、すぐ開封して中身を所定の場所に置く。
洗剤が切れたならto doリストに書かず、すぐにAmazonで発注する。
このくらいは、2分以内で完了できるはずです。

これらすぐ完了できるタスクを後回しにすると、頭の中に「やるべきこと」が残り、脳に負荷が掛かって余計に面倒になります。
2分以内にやれることは、すぐにやる。
これだけで、普段溜めているタスクはかなりなくなると思います。

3. すぐやれないことは、カレンダーに予定を入れる

では、「すぐにやれないこと」はどうするか。

例えば2分以内では終わらない、Aというタスクが発生したとしましょう。
タスクに溺れてしまう人は、機械的にAをto doリストへ記入します。

これでは「未完了のタスク」が、際限なく増えてしまいます。
なぜか?
「いつやるのか」が、明確でないからです。

「そのタスクはいつやるのか」の答えをカレンダーに書く

タスク管理の2つ目の肝は、「いつやるのか明記する」です。
例えばそのタスクが「クライアントへ見積もりを送る」なら、掛かる時間を算出して、カレンダーに予定を記入してしまいます。
通販の組み立て式デスクが届いたなら、組み立ててセッティングする時間を算出して、カレンダーに予定を書いてしまいます。

カレンダーに行動の予定を入れれば、to doリストへの記入は不要です。
なぜならカレンダーの予定が来れば、自動的に行動に移ればよいだけだからです。

「すぐにやれないこと」が発生したら、「どのくらいの時間を掛けて、いつやるのか」をカレンダーに書いてしまいましょう。
ちなみにカレンダーの効果的な使い方は、以下の記事も参考にしてみてください。

>> Macカレンダーの効果的な使い方。「通知・色分け・繰り返し」でスケジュール管理

4. 大きなタスクは細分化する

タスクには、自分ひとりで完結できないものがあります。

例えば、「販促用チラシの作成」というタスクがあるとしましょう。
紹介文は自分で書けばいいが、デザインは別の担当者へ頼む必要がある。
そんな場合は、どのようにタスク処理すればよいでしょう。

正解は、「タスクを細分化する」です。

まずはタスクを細分化する

「販促用チラシの作成」は、以下のタスクに細分化できます。

  • 内容を決める
  • スケジュールの確認
  • デザインの指示書を書く
  • 指示書を元に、デザイン担当にデザインを依頼
  • テキストの文字数が分かり次第、テキスト作成
  • デザインのチェック
  • 校正
  • 入稿

「今できるタスク」のみ処理する

このうち今できるタスクは、「内容とスケジュール確認のため、デザイン担当との打ち合わせ日を決める」だけです。
そのためタスク処理の項目は、「デザイナーへ、打ち合わせ日の確認メールを送る」のみ。

このメール(もしくはメッセ)は、おそらく2分以内で終わるでしょう。
2分以内に終わるならカレンダーに入れず、すぐ送ってしまいましょう。
打ち合わせでチラシの内容とスケジュールが決まれば、同じようにタスクを細分化して、1つずつ進めていきます。

大きなタスクは、山を切り崩すイメージで

大きなタスクは、そのままでは非常に億劫に感じます。
to doリストに「チラシ作成」と書き、そのまま何日も放置する自体になりかねません。

大きなタスクを大きいままで捉えては、処理が滞って当たり前。
大きなタスクは細分化し、山を切り崩すイメージで処理していきましょう。

GTDはEvernoteと相性が良い

タスクの仕分けは、 Evernote と相性が良いです。
GTDとEvernoteを組み合わせると、タスクと情報の振り分けが快適に進みます。

以下の記事で、Evernoteの効率的な使い方を解説しています。
参考にしてもらえれば幸いです。

>> Evernoteの整理のコツはスタックとノートブックの活用にある

まとめ

GTDは定番とも言える、タスク処理のやり方です。
もしGTDを知らず、タスクはto doリストへ書いているだけなら、上記のやり方を試してみてください。
タスクの海に溺れることなく、自分の時間をもっと増やせると思います。

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