メールに時間を取られない方法【自分の時間を生み出す】

公開日 2021-11-27 最終更新日 2021-11-27

LINEなどメッセが普及したとはいえ、多くの人がまだまだメールを使っています。
メールは便利なツールですが、同時に時間を取られるものでもあります。

そこでこの記事ではメールに気を取られず、自分の時間を増やす方法を解説します。

ディープ・ワークとシャロー・ワーク

書籍『大事なことに集中する』では、仕事の種類を以下のふたつに分けています。

  • ディープ・ワーク
  • シャロー・ワーク

ディープ・ワークは、集中した状態で生み出される新たな価値をさします。
一方、シャロー・ワークは、知的思考を必要としない補助的な仕事をさします。

言うまでもなく何かを成し遂げるには、ディープ・ワークの時間が必要です。
しかし現代人の多くはシャロー・ワークに煩わされ、十分な能力を発揮できないでいます。

シャロー・ワークのひとつに、この記事で取り上げるメールがあります。

メールはビジネスに適したツール

ビジネスマンのほとんどは、コミュニケーション・ツールの中心をメールにしていると思います。
LINEなどメッセに比べ、メールは以下のような点が優れています。

  • 長い文章でもすんなり読める
  • ほぼすべての形式のデータを送れる
  • パソコンと相性が良い

適切な距離を取らないと、時間がどんどんなくなる

便利とはいえメールはあくまでも、コミュニケーション・ツールです。
メールに携わる時間を長くすれば、その分、アウトプットの時間は少なくなります。
また1日に何度もメールを気にすると、そのたび集中力は損なわれます。

メールは使い方に気をつけないと、アウトプットの弊害になるのです。

メールに時間を取られない方法【自分の時間を生み出す】

メールに振り回されないためには、受動的でなく主体的に使う必要があります。
その方法は、以下7つです。

  1. 通知を切る
  2. 見る回数を決める
  3. 「CCに入れないで」と頼む
  4. 「CCは読まない」と宣言する
  5. メールの方針を周りへ伝える
  6. Gmailですべて管理する
  7. 振り分け設定を積極的に使う

一つずつ、解説します。

1. 通知を切る

パソコンでもスマホでも、メールの通知は切っておきましょう。

メールの通知が来ると「あとで確認しよう」と思っても、どうしても内容が気になります。
意識が持っていかれて、集中力が途切れます。
さらに「緊急そうだから」と手を止めてメールの処理をすると、再び集中状態に戻るには一定の時間を必要とします。

緊急な事態は、そうそうない

メールの返信をすぐにすると、送信した人は喜ぶと思います。
しかしその結果、自分の集中すべきことに弊害があってはいけません。

あなたの活動の目的が「周りのご機嫌を取ること」ならそれで良いですが、社会的に価値あるものを生み出すつもりなら、自分のアウトプットを優先しましょう。

そもそも即レスが必要な事態は、そうそう訪れません。
もし緊急のメールだとしても、それは送信者にとって緊急なだけの話。
あなたにとって緊急なわけでありません。

メールの通知をオンにして即レスを心がけている人は、切るだけで自分の時間が増えます。

Macを使っているなら、集中モードで通知をコントロールできます。
集中モードの使い方は、以下の記事にまとめてあります。
>> Mac集中モードで生産性アップ【細かくカスタム設定が可能】

2. 見る回数を決める

いくら通知を切ったとしても、1日に何度もチェックしたら同じことです。
自分の出したメールの返信が気になって何度もメールボックスを開くなら、「あなた自身が相手の時間を奪うマインドになっている」と自覚したほうがよいです。

メールチェックは1日3回など回数を決めて、それ以上の確認はやめましょう。

リマインダーに確認の時刻を設定する

確認はランダムに行うのではなく、スマホのリマインダーやカレンダーに決まった時刻を設定します。
そうしてリマインダーが来ない限り、メールの存在自体を忘れるようにします。

メールの通知はおすすめしませんが、カレンダーは通知を使うと自分のペースメーカーになります。
Macの純正カレンダーやグーグルカレンダーを使っているなら、「通知・色分け・繰り返し」で設定するのがおすすめです。
以下の記事にやり方を書いたので、参考にしてみてください。
>> Mac純正カレンダー効果的使い方【通知・色分け・繰り返し】

3. 「Ccに入れないで」と頼む

Ccとは、カーボンコピーの略。
メールでCcに入れられた場合、その意味は「あなた宛ではないけれど、控えを送るので目を通してください」といったものです。

しかし、このCcが曲者。
管理職で部下のメールすべてがCcで送られてくるなら、チェックだけで毎日膨大な時間がかかっているでしょう。
Ccのチェックに時間を使っていては、生産性が上がるはずありません。

送信者・受信者の双方の時間の節約になる

そこで特に社内でCcを送ってくる人へは、「あまり関わりのない案件は、自分をCcに入れないでほしい」と言いましょう。
本当に知るべき内容であれば、一定間隔で対面やto メールで進捗を知らせるはずです。

また「この案件は、Ccに入れないでほしい」と日頃から伝えれば、「この人はCcに入れるべきか、入れないでおくべきか」と送信者も考えるようになります。

Ccを付けて送る人は、習慣でそうしているケースがあります。
「本当に必要なものだけCcを送る」が新たな習慣となれば、受信者だけでなく送信者にとっても時間の節約になります。

4. 「Ccは読まない」と宣言する

それでも大量にCcのメールが届くなら、「控えとしてとっておくが、Ccは読まない」と宣言した方が良いです。
Ccで送る相手は目を通してもらうことを期待しているかもしれませんが、1日に何十通(もしくは何百通)も来るCcを処理するのはあまりに無駄。

そのことを伝えた上で「Ccは読まない」と宣言すれば、本当に伝えたいことは直接、話が来ます。
こうしてCcを無視できるだけで、大幅に時間を生み出せると思います。

5. メールの方針を周りへ伝える

1〜4までのメールの方針は、一緒に仕事しているひとたちへきちんと伝えておいたほうが良いです。

頻繁にメールチェックしていた人が急に1日3回しか読まなくなると、周りの人は戸惑います。
「あの人はメールの返信がはやいから」と期待している人の予定を狂わせてしまいます。
また「メールの返信が遅いのは、具合が悪いからだろうか」と余計な心配をかける恐れもあります。

メールの方針を宣言すると、他のツールも控えてくれる

特に頻繁にメールのやり取りをする人へは、「アウトプットにもっと時間を使いたいから、メールは1日に3回しかチェックしないことにした」と説明しておきましょう。

周りの理解を得られて、メールだけでなく電話やメッセなども控えてくれると思います。

6. Gmailですべて管理する

フリーランスで活動しているなら、メールはすべてGmailで管理するのがおすすめです。
Gmailは、以下の点で優れています。

  • スパムフィルタが強力
  • 検索で過去のメールを簡単に見つけ出せる
  • 自動振り分け設定がある

独自ドメインのメールアドレスを使っていても、レンタルサーバの設定でGmailへ転送ができ、Gmailから独自ドメインのアドレスで送信もできます。

7. 振り分け設定を積極的に使う

特にGmailの自動振り分け設定は便利です。
自動振り分け設定とは、アドレスごとに「アーカイブする」「削除する」「スターを付ける」など設定できる機能です。

メールアドレスごとに設定をしていけば、処理の時間が減り自分の時間が増えていきます。

Gmailの自動振り分け設定の使い方は、以下の記事を参照にしてみてください。
>> Gmailのメールの自動振り分け設定【自動整理する神機能】

受動的でなく、主体的にツールを使う

メールはコミュニケーションを取る便利な道具ですが、受動的に使っていると自分の時間がなくなります。
この記事の方法を参考に、「メールは主体的に使う」と決めてください。
そうすれば、メールに使っていた時間を大幅に減らせます。

何事も受動的でいると、自分の時間を確保できません。
メールに使う時間はごく少なくして、新しい価値を生み出すアウトプットへの時間を多くしていきましょう。