忙しい毎日でも「重要なこと」に時間を作る。デジタルカレンダー活用法

「時間がない」
「やりたいことがあるのに手をつけられない」

そんなふうに感じている人は、いませんか？

現代人は忙しいです。やりたいことがあっても、先送りにしてしまってなかなか前へ進めない。歯痒い思いをしている人も多いと思います。

実はデジタルカレンダーの使い方を少し変えるだけで、重要なことに時間を作れます。この記事では、その具体的な方法を紹介します。

なぜ多くの人が「時間がない」と感じるのか

ぼく自身、もともと時間の使い方が、かなりいい加減でした。

会社員時代は、スケジュールを立てた記憶がないほどです。

出社したら「作業中」と名付けたパソコンのフォルダを開き、並んでいるデータからその日にやることを決める。まさに、行き当たりばったりです。

独立後もそれは変わらずで、来た仕事は「やりやすいもの」や「やってみたいもの」から手をつけ、「やるべきもの」は後回しにしていました。これでは仕事が立て込んで当然です。

しかし1日は誰にとっても平等に24時間しかありません。それなのになぜ、時間に追われる人とそうでない人との差が生まれるのか。

そうやって疑問を持っていたときに、一冊の本に出会いました。それは『7つの習慣 人格主義の回復』です。

解決の鍵は「予定の4分類」にある

『7つの習慣』はとても有名な本でありながら、ぼくが読んだのは30代後半になってからでした。「目から鱗が落ちる」の言葉通り、この本を読むことで考え方がガラッと変わりました。

特にスケジュール管理で役立ったのは、第3の習慣「最優先事項を優先する」です。

この章では、自分の行動を緊急度と重要度の2軸を使って分類しています。

そんなメッセージが心に響き、以来、自分の予定を4つに分類するようにしました。その4つとは、以下です。

1. マスト（Must）：重要かつ緊急	仕事全般、学校、家事など
2. インポータント（Important）：重要だが緊急でない	将来への投資となる時間。勉強、読書、運動、家族との対話など
3. レスト（Rest）：必要な休息時間	趣味の読書、映画鑑賞、友人との食事など
4. アザー（Other）：その他	人からの雑用、移動時間、暇つぶしのSNSなど

色分けで自分の予定を可視化

この4分類をそれぞれの頭文字を取って「MIRO（ミロ）」と覚えて、デジタルカレンダーで色分けして管理しました。

すると何にどれだけの時間を使っているかが、一目で分かるようになります。

自分の予定を色分けすることで、想像以上に「重要でないこと」へ時間を取られていることに気づいたのです。

今すぐできる、時間を作る3つのステップ

予定を可視化したことで「その他」の時間を減らし、「重要なこと」への時間を増やすように意識しました。

とても単純な話ですがこれを行うだけで、自分がやりたいと思っていることを前へ進められます。

テクニック面では、予定を入れる際のポイントに以下の3つがあります。

ステップ1　予定を入れる順序が大切

すでに予定の詰まっている人は、「時間が空いたら、重要なことをやろう」と考えがちです。

しかし「残ったお金を貯金しよう」としてもうまくいかないように、このやり方ではなかなか時間を作れません。

重要なことに時間を作るための、予定の入れる順序は以下が適しています。

1. マスト（必須事項）を最初に入力
2. インポータント（重要なこと）を2番目に確保
3. レスト（休息）を3番目に
4. アザー（その他）を最後に入れる

「重要なこと」から優先して確保していく。これが肝です。

ステップ2　たった15分でも続ければ大きな時間に

「忙しくて時間がない」と思っていても、1日15分くらいは作れると思います。

会社員の人の場合、昼休みがあります。そのうち15分を、読書など自己投資の時間へ当ててみるのです。

1日やるだけでは何も変化はありませんが、1年続ければ約90時間が積み上がります。それだけの時間を有益な本へと使えば、確実に成長できます。

他にも出社前か退社後に近くのカフェで、もう15分をインポータントとして予定を入れてみる。すると昼休みの15分と合わせ、1日30分をインポータントの時間へ投下できます。

ステップ3　デジタルカレンダーの3つの機能を活用

デジタルカレンダーには、紙の手帳では実現できない機能があります。

1. 色分け … ボタンひとつで項目を色分けできる
2. 繰り返し設定 … 「平日のみ」「週末のみ」など細かく設定できる
3. 通知機能 … スマホやスマートウォッチで自動的に知らせてくれる

これらの機能を使えば、習慣化がより格段になります。

詳しい実践方法について

今回ご紹介したのは、デジタルカレンダーを活用した時間管理術の一部です。

より具体的で実践的な内容は、Kindleに本としてまとめています。タイトルは『デジタルカレンダーで人生を着実に変える』です。

以下のような内容となっています。

• 『7つの習慣』の第3の習慣「最優先事項を優先する」をデジタル時代に応用する方法
• 繰り返し設定と通知機能を使った具体的な設定方法
• 「重要でないが緊急」な用件の上手な断り方
• 習慣化を成功させるための「同じ時間・同じ場所」の法則
• 集中力を高めるための環境設定のコツ
• デジタルカレンダーを「秘書」として使う方法

現在、150円（税込）で販売中です。時間管理の基礎を学びたい方の参考になれば幸いです。

未来を変えるために、何か大きなことをやる必要はありません。

例えば、毎日たった15分の行動をカレンダーに書き込む。それだけで未来は少しずつ、しかし確実に変わっていきます。

自分にとって重要なことを最優先して、予定を作ってみてください。

→ Kindleで読む 『デジタルカレンダーで人生を着実に変える』