カレンダーを、もっと主体的に使いましょう。
スケジュール管理に欠かせないツールと言えば、カレンダーです。
特にスマホやパソコンのデジタルカレンダーは、入力や削除を簡単に行えるので便利です。
もしMac・iPhone・Apple Watchとアップル製品を使っているなら、Macの純正カレンダーをおすすめします。
Macのカレンダーは、特に「通知・色分け・繰り返し」の3つの機能が便利です。
そこでこの記事では「通知・色分け・繰り返し」に焦点を当て、Macのカレンダーを効果的に使って生活をより快適にする方法を紹介します。
Mac純正カレンダー効果的使い方【通知・色分け・繰り返し】
ここでひとつ質問です。
カレンダーは、割り込んできた予定だけを入れていないでしょうか。
カレンダーには割り込みの予定より、むしろ自分の行動（予定）を書き込むと自己管理がうまくいきます。
それも、「自分が行なうすべてのこと」を記入するのです。
それこそ朝の支度から、通勤時間、ランチ、入浴などすべてです。
Macのカレンダーで自分の行動すべてを記載すると、以下3つの利点があります。
- 通知で、予定を順調にこなせる
- 色分けで、自己投資や娯楽の時間を積極的に作れる
- 繰り返し機能で、ルーティンを細かく入力できる
ひとつひとつ説明していきます。
1. 通知で、予定を順調にこなせる
カレンダーにすべての自分の行動を書いたら、通知を設定します。
おすすめは、イベントの5分前です。
5分前の通知を設定すると、朝起きて歯を磨く時間、朝ごはんを食べる時間、移動時間、これらすべての5分前に同じApple IDで紐づけているiPhoneやApple Watchからも通知が届きます。
もちろん、「毎日のルーティンなら、カレンダーに入れなくてもわかるよ」という意見があるでしょう。
実際にわざわざカレンダーに入れなくても、毎日やっていることなら体が憶えていると思います。
しかしすべての行動を入れる理由は、忘れなくするためではありません。
自分のルーティンのペースを、確認するため行うのです。
カレンダーの通知が、ペースメーカーになる
マラソン選手が自分の走るペースを腕時計で確認するように、その日の予定を破綻なく過ごせているか、カレンダーの通知をもとに確認していくわけてす。
つまりカレンダーの通知機能が、あなたに寄り添うコーチの役目をします。
予定が遅れているようなら、次の日から「これは時間がかかるから、長めに時間を取ろう」と調整できます。
その結果、自分が最も快適に過ごせる生活のリズムを、自然とつかめます。
すべての通知を一括設定
かといってすべてのイベントに、通知の設定をするのは面倒です。
Macのカレンダーには、デフォルトで通知時間を設定する機能があります。
やり方は、以下です。
カレンダーの環境設定 → 通知 → イベントを5分前に
これで新しい予定を作ると同時に、5分前の通知が設定されます。
2. 色分けで、自己投資や娯楽の時間を積極的に作れる
カレンダーに書いている予定は、項目別に色分けしましょう。
すると、「自分が何に時間を使っているか」を可視化できます。
色分けの項目は好きなものでよいですが、ひとつポイントがあります。
「自分の将来にとって、必要なもの」を入れてください。
つまり自己投資や、リラックスタイムを積極的に取り入れるのです。
「緊急ではないが、重要なこと」を意識的に増やす
自己投資やリラックスタイムは、「自分にとって緊急ではないが、重要なこと」です。
「緊急ではないが、重要なこと」は、自分の未来に貢献してくれる大切な行動です。
大切だとわかっていても、誰かから割り込みの予定が入ると、自分よりもそちらを優先にしがちです。
そんな「緊急で重要でないこと」に振り回されて、自分の時間を浪費しないようにしましょう。
カレンダーの色分けで自分の行動を可視化することで、「緊急で重要でないこと」を減らし、「緊急ではないが、重要なこと」を意識的に増やすのです。
このカレンダーの色分けの考え方は、『７つの習慣に学ぶ手帳術（中経出版）』を参考にしています。
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Macのカレンダーの色分けは、以下のやり方でできます。
【色分けの項目の作り方】
ファイル → 新規カレンダー → 好きな名前を付ける
【予定の色分けの仕方】
新しく予定を入力するときに、プルダウンメニューから項目を選択する
3. 繰り返し機能で、ルーティンを細かく入力できる
「毎日のルーティンを、すべてカレンダーに記載する」と聞くと、すごく大変な気がします。
しかしよく考えてみると、ほとんどの人は毎日、同じことを繰り返しているはず。
そのためカレンダーも、繰り返し設定を活用し入力の手間を省きましょう。
繰り返しのカスタム設定でイベント作成を楽にする
Macのカレンダーは、繰り返しイベントを細かく設定できます。
新規イベント作成時に「繰り返し」をクリックすると、「カスタム」を選択できます。
カスタムでは、以下の繰り返し設定を行えます。
- 何日おきに行うか
- 何週ごとの何曜日に行うか
- 何ヶ月ごとの何日に行うか
- 何ヶ月ごとの第何週の何曜日に行うか
- 何年ごとの何月の第何週の何曜日に行うか
一度、イベントを入れて繰り返しを設定すれば、それ以降、指定した間隔で予定が繰り返し表示されます。
ブラウザのグーグルカレンダーでは駄目なのか
ここまでMacの純正カレンダーの、おすすめポイントを紹介してきました。
「通知・色分け・繰り返し」は、Macのカレンダーだけの機能ではありません。
もちろんグーグルカレンダーでも、同じことができます。
ただグーグルカレンダーよりMacのカレンダーが優れていると思う点がいくつかあります。
それが以下です。
- ブラウザのグーグルカレンダーの操作は、何度かマウスを使う必要がある
- グーグルカレンダーのショートカットキーは、特殊で覚えにくい
- イベントのコピーをできない
- ブラウザのグーグルカレンダーには、ダークモードがない
これらが気にならなければ、ブラウザのグーグルカレンダーで問題ないと思います。
Macのカレンダーにグーグルカレンダーを同期する際の注意点
ちなみにMacのカレンダーにグーグルカレンダーを同期して表示できますが、グーグルカレンダーで行なった色分けは反映されません。
すべてグーグルカレンダーの項目として、一色の表示になります。
まとめ
カレンダーは、日々の生活になくてはならないものです。
それだけにデジタルのカレンダーには膨大な種類がありますが、Macのカレンダーはデザインが良く、機能的にも優れています。
アップル製品を多く使っているなら、Macの純正カレンダーを試してみてください。
iPhoneのメモ帳を使いこなす
カレンダーと同じくApple純正アプリのメモ帳は、使いこなすとかなり便利。
Appleのメモ帳に関する記事を、以下に書きました。
参考にしてみてください。
