Macの純正カレンダーの使い方。「通知・色分け・繰り返し」でスケジュール管理を効果的に行う

公開日 2020-11-10 最終更新日 2021-06-03

カレンダーを、もっと主体的に使いましょう。

スケジュール管理に欠かせないツールと言えば、カレンダーです。
特にスマホやパソコンのデジタルカレンダーは、入力や削除を簡単に行えるので便利です。

もしMac・iPhone・Apple Watchとアップル製品を使っているなら、Macの純正カレンダーをおすすめします。
Macのカレンダーは、特に「通知・色分け・繰り返し」の3つの機能が便利です。

そこでこの記事では「通知・色分け・繰り返し」に焦点を当て、Macのカレンダーを効果的に使って生活をより快適にする方法を紹介します。

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Macの純正カレンダーの使い方。スケジュール管理を効果的に行う

ここでひとつ質問です。
カレンダーは、割り込んできた予定だけを入れていないでしょうか。

カレンダーには割り込みの予定より、むしろ自分の行動(予定)を書き込むと自己管理がうまくいきます。
それも、「自分が行なうすべてのこと」を記入するのです。
それこそ朝の支度から、通勤時間、ランチ、入浴などすべてです。

Macのカレンダーで自分の行動すべてを記載すると、以下3つの利点があります。

  1. 通知で、予定を順調にこなせる
  2. 色分けで、自己投資や娯楽の時間を積極的に作れる
  3. 繰り返し機能で、ルーティンを細かく入力できる

ひとつひとつ説明していきます。

1. 通知で、予定を順調にこなせる

カレンダーにすべての自分の行動を書いたら、通知を設定します。
おすすめは、イベントの5分前です。

5分前の通知を設定すると、朝起きて歯を磨く時間、朝ごはんを食べる時間、移動時間、これらすべての5分前に、iPhoneやApple Watchから予定の通知が届きます。

もちろん、「毎日のルーティンなら、カレンダーに入れなくてもわかるよ」という意見があるでしょう。
実際にわざわざカレンダーに入れなくても、毎日やっていることなら体が憶えていると思います。

しかしすべての行動を入れる理由は、忘れなくするためではありません。
自分のルーティンのペースを、確認するため行うのです。

カレンダーの通知が、ペースメーカーになる

マラソン選手が自分の走るペースを腕時計で確認するように、その日の予定を破綻なく過ごせているか、カレンダーの通知をもとに確認していくわけてす。

つまりカレンダーの通知機能が、あなたに寄り添うコーチの役目をします。
予定が遅れているようなら、次の日から「これは時間がかかるから、長めに時間を取ろう」と調整できます。
その結果、自分が最も快適に過ごせる生活のリズムを、自然とつかめます。

すべての通知を一括設定

かといってすべてのイベントに、通知の設定をするのは面倒です。
Macのカレンダーには、デフォルトで通知時間を設定する機能があります。
やり方は、以下です。

カレンダーの環境設定 → 通知 → イベントを5分前に

これで新しい予定を作ると同時に、5分前の通知が設定されます。

Mac カレンダー

2. 色分けで、自己投資や娯楽の時間を積極的に作れる

カレンダーに書いている予定は、項目別に色分けしましょう。
すると、「自分が何に時間を使っているか」を可視化できます。

色分けの項目は好きなものでよいですが、ひとつポイントがあります。
「自分の将来にとって、必要なもの」を入れてください。
つまり自己投資や、リラックスタイムを積極的に取り入れるのです。

「緊急ではないが、重要なこと」を意識的に増やす

自己投資やリラックスタイムは、「自分にとって緊急ではないが、重要なこと」です。
「緊急ではないが、重要なこと」は、自分の未来に貢献してくれる大切な行動です。
大切だとわかっていても、誰かから割り込みの予定が入ると、自分よりもそちらを優先にしがちです。
そんな「緊急で重要でないこと」に振り回されて、自分の時間を浪費しないようにしましょう。

カレンダーの色分けで自分の行動を可視化することで、「緊急で重要でないこと」を減らし、「緊急ではないが、重要なこと」を意識的に増やすのです。

このカレンダーの色分けの考え方は、『7つの習慣に学ぶ手帳術(中経出版)』を参考にしています。
(Kindle版は執筆時現在、新規登録30日間無料のKindle Unlimitedで読むことができます)

Macのカレンダーの色分けは、以下のやり方でできます。

【色分けの項目の作り方】
ファイル → 新規カレンダー → 好きな名前を付ける

【予定の色分けの仕方】
新しく予定を入力するときに、プルダウンメニューから項目を選択する

Mac カレンダー

3. 繰り返し機能で、ルーティンを細かく入力できる

「毎日のルーティンを、すべてカレンダーに記載する」と聞くと、すごく大変な気がします。
しかしよく考えてみると、ほとんどの人は毎日、同じことを繰り返しているはず。
そのためカレンダーも、繰り返し設定を活用し入力の手間を省きましょう。

繰り返しのカスタム設定でイベント作成を楽にする

Macのカレンダーは、繰り返しイベントを細かく設定できます。
新規イベント作成時に「繰り返し」をクリックすると、「カスタム」を選択できます。

Mac カレンダー

カスタムでは、以下の繰り返し設定を行えます。

  • 何日おきに行うか
  • 何週ごとの何曜日に行うか
  • 何ヶ月ごとの何日に行うか
  • 何ヶ月ごとの第何週の何曜日に行うか
  • 何年ごとの何月の第何週の何曜日に行うか

一度、イベントを入れて繰り返しを設定すれば、それ以降、指定した間隔で予定が繰り返し表示されます。

ブラウザのグーグルカレンダーでは駄目なのか

ここまでMacの純正カレンダーの、おすすめポイントを紹介してきました。
「通知・色分け・繰り返し」は、Macのカレンダーだけの機能ではありません。
もちろんグーグルカレンダーでも、同じことができます。

ただグーグルカレンダーよりMacのカレンダーが優れていると思う点がいくつかあります。
それが以下です。

  • ブラウザのグーグルカレンダーの操作は、何度かマウスを使う必要がある
  • グーグルカレンダーのショートカットキーは、特殊で覚えにくい
  • イベントのコピーをできない
  • ブラウザのグーグルカレンダーには、ダークモードがない

これらが気にならなければ、ブラウザのグーグルカレンダーで問題ないと思います。

Macのカレンダーにグーグルカレンダーを同期する際の注意点

ちなみにMacのカレンダーにグーグルカレンダーを同期して表示できますが、グーグルカレンダーで行なった色分けは反映されません。
すべてグーグルカレンダーの項目として、一色の表示になります。

まとめ

カレンダーは、日々の生活になくてはならないものです。
それだけにデジタルのカレンダーには膨大な種類がありますが、Macのカレンダーはデザインが良く、機能的にも優れています。

アップル製品を多く使っているなら、Macの純正カレンダーを試してみてください。

iPhoneのメモ帳を使いこなす

カレンダーと同じくApple純正アプリのメモ帳は、使いこなすとかなり便利。
Appleのメモ帳に関する記事を、以下に書きました。
参考にしてみてください。

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