Evernoteが、カオス化していませんか。
未整理のEvernoteは、例えるならカラーボックスのようなもの。ルールなく入れていくと、収集がつかなくなります。
Evernoteの整理のポイントは、ノートブックとスタックによる「階層化」です。ルールを決めて整理すると、書類棚のようにスッキリしますよ。
この記事ではスタックとノートブックを活用した、Evernoteの整理の仕方を解説します。
Evernote整理の仕方の3つのコツ
Evernoteの整理の順序は、以下3段階あります。この順序でノートをEvernoteへ入れると、自然に整理されます。
1. Inboxを作る
まずは「Inbox」という名前のノートブックを作成します。
「Inbox」はメールでいう受信箱です。新しくノートを作ったら、すべて一旦、「Inbox」へ入れるようにします。
「Inbox」は、飛行機のハブ空港のような存在ともいえます。
2. ノートブックとスタックで階層化する
「Inbox」に入れたノートは、それぞれの適した「ノートブック」へ振り分けていきます。
Evernoteのノートブックは、ノートをまとめるフォルダのような役割です。
ノートブック > ノート
さらにノートブックは、そのひとつ上の階層のスタックでまとめられます。
スタック > ノートブック > ノート
こうしてノートを、ノートブックとスタックで階層化して整理します。
3. Inboxは1日に1回キレイにする
「Inbox」に入れたノートは、1日に1回、それぞれのノートブックへ振り分けてゼロにします。
「Inbox」はあくまでもハブですから、ここにノートをためてはいけません。
数日に1度など不定期にすると億劫になるので、仕事のスタート時や終了時など時刻を決めて、「1日に1回、Inboxをキレイにする」を習慣化します。
以上、3つを行うだけで、Evernoteは自動的に整理されます。
階層の例を紹介します
「ノートブックとスタックで階層化する」は、文章だけではイメージしにくいかもしれません。
イメージをつかみやすいように、ぼくのEvernoteの階層を紹介します。
スタックは番号を付け自動で並べる
ぼくのノートには、スタックを7つ作っています。スタックにナンバーを付けると、番号順に並ぶ（降順する）ので便利です。
頭にナンバーを振ると降順になるのは、スタック・ノートブックに共通している仕様です。ナンバーを付けるだけで整理しやすくなるので、オススメです。
スタックを開くと、その中に入っているノートブックが展開します。
それぞれのノートブックをクリックすると、そこに入れたノートが表示されます。このように「スタック・ノートブック・ノート」を階層化します。
スタック > ノートブック > ノート
ノートブックとスタックの作り方
ここからEvernoteのノートブックとスタックの作り方を解説します。
ノートブックの作り方
ノートブックの作り方は、いくつかあります。最も簡単な作り方を紹介します。
左メニュー「ノートブック」にポインタを合わせると、「+」が出現します。「+」にポインタを合わせると、「新規ノートブック」の吹き出しが表示されます。
「新規ノートブック」の吹き出しをクリックします。
すると、ウィンドウが表示されます。「ノートブックの名前」に名前を入れて、右下の「作成」をクリックするとノートブックが作成されます。
スタックの作り方
次にスタックの作り方です。
スタックは、ノートブックと紐付けないと作れません。そこでメニューから、スタックにまとめたいノートブックを右クリックします。
展開したメニュー内の「スタックに追加」にポインタを合わせると、さらにサブメニューが出ます。その中の、「新規スタック」をクリックします。
ウィンドウが表示されるので、「スタック名」を入力し右下の「作成」をクリックします。
ノートブックの作り方のコツ
ノートブックは、数が増えるとカオス化していきます。「カオス化しないノートブックの作り方」を解説します。
ノートの種類は大きく分けて2つ
Evernoteに作成するノートには、大きく分けて以下2つがあります。
この2つを意識すると、ノートブックのカオス化を防げます。
1. 必ず見返すノート
必ず見返すノートは、ノートブックを細かく作ってノートを振り分けるようにします。
例えばタスクやメモなどは、よく見返しますよね。それらはそれぞれ「タスク」「メモ」と、細かくノートブックを作ってノートを振り分けます。
細かくノートブックへ振り分けると、見返すときに便利です。
2. 見返すかどうかわからないノート
見返すかどうかわからないノートとは、とりあえず保存しておいたものです。気になったウェブページや書類のスキャンなどが、これにあたります。
これらを細かくノートブックに振り分けると、必ずカオス化します。
すぐに使わないものは、すべて「資料」や「その他」に入れる
そのためとりあえず保存したものは、「資料」「その他」など大きなくくりのノートブックを作り、そこへ放り込むようにします。
見返したいときが来たら、検索で探し出せば良いのです。
見るときは検索でピックアップ
「資料」や「その他」という大きなくくりのノートブックを作ると、Evernoteに使うエネルギーを少なくできます。
検索を見越したタイトルをつけておき、すべて「資料」や「その他」へ機械的に入れる。必要なときには検索でピックアップする。
そう決めると、余計な意志の力を使わなくて済むのです。
以下の記事で、紙書類をスキャンしてEvernoteへ保存する方法を解説しています。紙書類も「資料」のノートブックへ放り込んでおくと、書類がたまりません。
>> 紙書類はEvernoteにスキャン保存【名刺の管理に悩まない】
ノートブックとスタックは「適当に」
ノートブックやスタックは、Evernoteを使っていくうちに必ず変化します。
あまり神経質にならずノートブックやスタックを増やしたり減らしたりして、その都度、調整していきましょう。
ノートブックやスタックが増えたり減ったりすると、文頭に付けたナンバーは飛び飛びになります。それらも直さずに、そのまま成り行きに任せます。
「Evernoteの階層が完成することは、一生ない」と割り切り、適当な気持ちでやるのがよいです。
ショートカットの使いこなしがポイント
Evernoteは、ショートカットを利用すると利便性が高まります。
ショートカットとは、左メニューに表示されている項目です。ここによく使うノートやノートブックを登録しておくと、すぐに表示できて便利です。
ショートカットへの登録は、ノートもしくはノートブック上で右クリックし、「ショートカットに追加」をクリックします。
ショートカットも神経質にならず、増やしたり減らしたりを繰り返して、使いやすいものへ変えていきましょう。
まとめ
以上、Evernoteの整理の仕方の解説でした。整理のコツは以下の3つ。
Evernoteはノートがカオス化しやすいので、「スタック > ノートブック > ノート」と階層化していくのがよいです。
またEvernoteをヘビーに使うようなら、有料プランを検討しても良いと思います。月間アップロードが10GBになるなど、使い勝手が大きく向上します。
以下にEvernoteの有料と無料の違いを解説しています。合わせて参考にしてみてください。
>> Evernote PERSONALのメリットとFREEとの比較【有料と無料の違い】
