Evernoteの効果的な使い方。整理のコツは、スタックとノートブックの活用にある

Evernoteは、整理のコツがわかると脳のなかがスッキリします。

Evernoteを使ってみたはいいけど、「何が良いのか、今ひとつわからない」と思っているひともいるかもしれません。
整理していないEvernoteは、例えるならカラーボックスのような感じです。
Evernoteには検索機能がついていますから、カラーボックスみたいにどんどん放り込んでいっても、十分に使えます。

ただルールを作って整理すると、書類棚のようにスッキリします。
整理のポイントは、ノートブックとスタックによる、「階層化」です。

そこでこの記事では、Evernoteの効果的な整理の仕方をご紹介します。

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Evernoteの効果的な使い方。整理のコツは、スタックとノートブックの活用

Evernoteは、パソコンやスマホからどんどんノートを増やせます。

整理の流れとしては、まず新しく作ったノート置き場(Inbox)を設置します。
飛行機のハブ空港のような存在ですね。
新ノートを一旦、ハブのノートブックへ入れて、そこから種類ごとに振り分けていくイメージです。

すべてのノートは、まずInboxへ入れる

まず最初に、ハブとなる「Inbox」という名前のノートブックを作ります(もちろん、自分の好きな名前をつけてOKです)。
パソコンやスマホで新しく作ったノートは、すべてこの「Inbox」へ入れるように設定しておきます。
これでひとつのルールができました。

Inboxのノートは、一日に一回、すべてなくす

ここで2つ目のルールです。
Inboxに入れたノートは、一日に一回、別のノートブックへ振り分けてゼロにしましょう。

あくまでもハブですから、別の場所へ移動させてこそ意味があります。
溜めてしまうと振り分けるのが億劫になってきます。
仕事のスタート時や夜寝る前など時間を決めて、「一日に一回、Inboxをすべてキレイにする」を習慣化します。

ノートブックとスタックでEvernoteを階層化する

新しく作ったノートはまず「Inbox」へ入れ、そこからそれぞれの「ノートブック」へ振り分けていきます。
ノートブックは、パソコンのフォルダのようなイメージです。

ノートブック > ノート

さらにノートブックは、スタックでまとめられます。

スタック > ノートブック > ノート

こうしてノートをノートブックとスタックで階層化して整理し、新しく作ったノートはその都度、適切な場所へと振り分けていきます。

自分の階層を紹介します

イメージをつかみやすいように、ぼくのEvernoteの階層をご紹介します。

スタックは6種類です。
名称の頭にナンバーをふると、番号順に並びますので整理する際に便利です。

Evernoteの整理

この中でポイントは、「006 停止中」です。
ここは日記やレシートのスキャンなど、「始めてみたけど、今はやめているノートブック」を入れています。

思いつきで始めたはいいけど、面倒になってやらなくなることは無限にあります。
それらの置き場所を作っておくと、新しく何かを始めることに躊躇がなくなるのでおすすめです。

このなかで、例えば「001 やること」のスタックを開いたものが下の画像です。
項目ごとのノートブックが並んでいます。

Evernoteの整理

生活していて「ふと思いついたこと」は、「002 メモ」へ。
ウェブサイトのスクショやスキャンした書類など、「いつか使うかもしれない(すぐには使わない)」ものは、「004 資料へ」。
こんな感じで、自分のルールに従ってノートを振り分けています。

人の考えは日々、変わるので、階層の項目も変化します。
あまり神経質にならずに、ノートブックやスタックを増やしたり減らしたりして、その都度調整していくとうまくいきます。
ナンバリングが飛び飛びになりますが、直さずにそのままにしています。

最初からきっちりやろうとすると、疲れてしまって続きません。
「階層が完成することは、一生ない」と割り切って、適当な気持ちでやっていきましょう。

ノートブックとスタックの作り方

新しいノートブックとスタックの作り方が少しわかりづらいので、簡単に解説をします。
まずは、左カラムの「ノートブック」をクリックします。

Evernoteの整理

すると「自分のノートブックリスト」と書かれたページが表示されます。

Evernoteの整理

ノートブックの作り方

新しいノートブックを作るときは、「自分のノートブックリスト」の右上にある「新規ノートブック」をクリックします。

Evernoteの整理

するとポップアップウィンドウが表示されますので、好きな名前を入れます。
「続行」を押すとできあがります。

Evernoteの整理

スタックの作り方

スタックは、ノートブックと紐付けないと作れません。

どのスタックにも属していないノートブックの、右端にある「…」をクリックします。

「スタックに追加 ▶」をマウスオーバーすると、一番下に「新規スタック」があるので、クリック。

Evernoteの整理

すると新規スタックを作るポップアップウィンドウが出現します。
好きな名前を入れて、スタックを作ってください。

Evernoteの整理

すぐに使わないものは、すべて「資料」に入れる

ノートブックには、「資料」という項目を作っておくと便利です。

Evernoteに慣れてくると、なんでもかんでも入れるようになります。
特にスキャナーを購入すると、紙書類がどんどんなくなるのでノートの数が多くなります。
スキャンの快適さは、以下の記事に書きました。

すると、おそらく半分以上が「なんとなく保存してみた」みたいなふわっとしたものになります。

それらをきっちり振り分けるのは面倒な作業です。
検索を見越したタイトルをつけておいて、すべて「資料」へ機械的に入れるようにすると整理が楽になります。

読み返すものと検索で探すノートを分ける

ノートは、大きく分けて2つの種類があります。
それは、「必ず見返すもの」と「見返すかどうかわからないもの」です。
この大きなくくりを意識すると、ノートブックとスタックが作りやすくなります。

必ず見返すものは、きちんとノートブックを作って振り分けるようにします。
自分の場合は、タスクリストやメモなどが該当します。
一方、見返さないものは、「必要になったら検索すればいい」と割り切って、「資料」など、大きなくくりのノートブックへどんどん放り込むようにします。

ショートカットを使いこなす

ショートカットを覚えれば、Evernoteの快適さが一気にアップします。

ショートカットは、ノート単体でもノートブックでも設定が可能です(スタックはできません)。
毎月、必ず見返すようなものや、しょっちゅう必要になるノートなどをショートカットしておくと便利です。

ぼくはメインバンクの銀行口座や、運転免許証のコピー、進行中プロジェクトのやることリストなどを、ショートカットに設定するようにしています。

プレミアムに加入するとより便利に

頻繁にEvernoteを使うようになると、無料プランだと不便に感じてきます。
そんなときは、プレミアム版を検討しても良いかもしれません。

以下の記事に、プレミアム版のメリットをまとめました。

整理して、自分だけのEvernoteを

Evernoteは、きちんとノートを整理すると使いやすくなります。
「自分の必要なものは、すべてEvernoteにある」という状態になれば、脳のメモリを余計に使わなくてよくなりますね。

ぜひ自分だけの使いやすいEvernoteを作ってみてください。
これからEvernoteを使ってみたい人に、この記事が参考になれば幸いです。

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写真家だった伯父の中判フィルムカメラ、HASSELBLAD 500C/Mで写真を撮っています。 このブログでは好きなガジェットや、使いやすいウェブサービスのことを書いています。@nishidekoichiro