Evernoteの整理のコツ【スタックとノートブックを活用】

Evernote

Evernoteは、整理のコツがわかると脳のなかがスッキリします。

Evernoteを使ってみたはいいけど、「何が良いのか、今ひとつわからない」と思っているひともいるかもしれません。
整理していないEvernoteは、例えるならカラーボックスのような感じです。
Evernoteには検索機能がついていますから、カラーボックスみたいにどんどん放り込んでいっても、十分に使えます。

ただルールを作って整理すると、それまでカラーボックスだったのが書類棚のようにスッキリします。
整理のポイントは、ノートブックとスタックによる、「階層化」です。
そこでこの記事では、Evernoteの効果的な整理の仕方を解説します。

Evernoteの整理のコツ【スタックとノートブックを活用】

整理の順序は、以下の3段階に分けられます。

  1. すべてのノートは、まずInboxへ入れる
  2. Inboxのノートは、一日に一回、すべてキレイにする
  3. ノートブックとスタックでEvernoteを階層化する

整理は、新しく作ったノートの置き場所(Inbox)の設置から始めます。
inboxは、飛行機のハブ空港のような存在です。
新しく作ったノートは、まずはハブのinboxへ入れて、そこから種類ごとのノートブックへ振り分けていきます。

1. すべてのノートは、まずInboxへ入れる

まず最初に、ハブとなる「Inbox」という名前のノートブックを作ります(もちろん好きな名前をつけてOKです)。
パソコンやスマホで新しく作ったノートは、すべてこの「Inbox」へ自動的に入るよう設定します。
これが、ひとつめのルールです。

【ルール1】
すべてのノートは、自動的にinboxへ入れる

2. Inboxのノートは、一日に一回、すべてキレイにする

ここで2つ目のルールです。
Inboxに入れたノートは、一日に一回、別のノートブックへ振り分けてゼロにします。

あくまでもハブですから、別のノートブックへ移動してこそ意味があります。
溜めてしまうと振り分けるのが億劫になってくるので、仕事のスタート時や夜寝る前など時間を決めて、「一日に一回、Inboxをすべてキレイにする」を習慣化します。

【ルール2】
一日に一回、inboxをすべてキレイにする

3. ノートブックとスタックでEvernoteを階層化する

新しく作ったノートはまず「Inbox」へ入れ、そこからそれぞれの「ノートブック」へ振り分けていきます。
Evernoteのノートブックは、パソコンのフォルダのような役割です。

ノートブック > ノート

さらにノートブックは、そのひとつ上の階層のスタックでまとめることが可能です。

スタック > ノートブック > ノート

こうしてノートをノートブックとスタックで階層化して整理し、新しく作ったノートはその都度、適切な場所へ振り分けていきます。

【ルール3】
Evernoteをスタックとノートブックで階層化する

自分の階層を紹介します

イメージをつかみやすいように、ぼくのEvernoteの階層をご紹介します。

スタックは6種類あります。
スタックの名称の頭にナンバーをふると、番号順に並びますので整理する際に便利です。

ナンバーをつけると降順で並ぶ

このなかで、例えば「001 やること」のスタックを開いたものが下の画像です。
項目ごとのノートブックが並んでいます。

スタックの中にノートブックが入る

生活していて「ふと思いついたこと」は、「002 メモ」へ。
ウェブサイトのスクショやスキャンした書類など、「いつか使うかもしれない(すぐには使わない)」ものは、「004 資料へ」。
こんな感じで、自分のルールに従ってInboxから各ノートブックへノートを振り分けます。

階層の項目は、時間とともに変化します。
そのためあまり神経質にならず、ノートブックやスタックを増やしたり減らしたりして、その都度調整していきます。
階層やノートブックを変えるとナンバーが飛び飛びになりますが、直さずそのままにします。

すべてをきっちりやろうとすると、面倒になって続きません。
「階層が完成することは、一生ない」と割り切り、適当な気持ちでやっていきましょう。

ウェブの保存はClipperを使う

ちなみにウェブページを保存するには、Evernote Web Clipperが便利です。
SafariやChromeなど、各ブラウザに拡張機能としてインストールして使います。
Evernoteを使うなら、インストールして損はなし。

以下の記事に、Evernote Web Clipperの使い方をまとめています。

>> Evernote Web Clipperの使い方【ウェブページ簡単に保存】

ノートブックとスタックの作り方

ここまでで、ノートブックとスタックで階層化する利点がわかってきたかと思います。
しかしEvernoteは、スタックの作り方が少しわかりづらいです。

そこで、新しいノートブックとスタックの作り方を解説をします。

左カラムの「ノートブック」をクリック

ノートブックを作るときもスタックを作るときも、まずは左カラムの「ノートブック」をクリックします。

「ノートブック」をクリック

すると「自分のノートブックリスト」と書かれたページが表示されます。

「自分のノートブックリスト」が表示される

ノートブックの作り方

新しいノートブックを作るときは、右上にある「新規ノートブック」をクリックします。

右上の「新規ノートブック」をクリック

するとポップアップウィンドウが表示されるので、好きな名前を入れます。
その後、右下の「続行」を押すとできあがります。

名前を入力して、「続行」をクリックする

スタックの作り方

スタックは、ノートブックと紐付けないと作れません。

どのスタックにも属していないノートブックをひとつ作り、右上にある「…」をクリックします。
展開するメニューの「スタックに追加 ▶」をマウスオーバーすると、一番下に「新規スタック」が表示されるので、クリックします。

右上の「…」をクリックして、「スタックに追加」をマウスオーバーする
「新規スタック」をクリックする

すると新規スタックを作るポップアップウィンドウが出現します。
好きな名前を入れ、右下の「作成」をクリックするとスタックができあがります。

スタック名を入力して、「作成」をクリックする

ノートブックとスタックの作り方のコツ

ノートブックとスタックは、方針なく作っていくとカオス化してしまいます。
そこで、それらの作り方のコツを書いてみます。

ノートの種類は大きく分けて2つ

ノートには、大きく分けて以下の2種類があります。

  • 必ず見返すもの
  • 見返すかどうかわからないもの

この大きなくくりを意識すると、ノートブックとスタックが作りやすくなります。

必ず見返すものは、細かくノートブックを作って振り分けるようにします。
例えばタスクリストやメモなどは、よく見返しますよね。
それらはそれぞれ「タスクリスト」「メモ」とノートブックを作ると、見返すときに便利です。

一方、「いつか必要になるかな」ととりあえず保存するものは、大きなくくりのノートブックへ放り込みます。
いざ必要になったら、検索して探せばOK。
そのため「資料」など、大きなくくりのノートブックを作っておくと良いと思います。

すぐに使わないものは、すべて「資料」に入れる

この「資料」というノートブックを作っておくと、Evernoteは機能します。

Evernoteに慣れてくると、スクショでもウェブのリンクでも備忘録でも、何もかもを入れるようになります。
すると半分以上のノートが、「なんとなく保存してみた」みたいなふわっとしたものになります。

それらを細かくノートブックへ振り分けるのは、面倒な作業です。
検索を見越したタイトルをつけておいて、すべて「資料」へ機械的に入れると余計な意志の力を使わなくてすみます。

「資料」に入れつつタグを付けておくと、検索性がアップします。
タグの使い方は、以下の記事に書きました。
参考にしてみてください。

>> Evernoteタグの使い方【ノートブックは大雑把・タグで細分化】

ショートカットを使いこなす

Evernoteを快適に使う大きなヒントとして、ショートカットがあります。
ショートカットを使えば、Evernoteの快適さが一気にアップします。

ショートカットは、ノート単体でもノートブックでも設定が可能です(スタックはできません)。
毎月、必ず見返すようなものや、しょっちゅう必要になるノートなどは、ショートカットに登録しておきましょう。

ぼくはメインバンクの銀行口座や、運転免許証のコピー、朝一番に読むと元気の出る言葉など、ショートカットに設定しています。

PERSONALプランにグレードアップするとより便利に

Evernoteをヘビーに使うと、無料プランでは不便に感じてきます。
そんなときは、有料プランのPERSONALを検討しても良いかもしれません。

以下の記事に、Evernote PERSONALのメリットをまとめました。

>> Evernote PERSONALのメリットとFREEとの比較【有料と無料の違い】

整理して、自分だけのEvernoteを

Evernoteは、きちんとノートを整理すると使いやすくなります。
ぜひ自分だけの、使いやすく整理されたEvernoteを作ってみてください。

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