Evernoteの整理のコツ【スタックとノートブックを活用】

公開日 2020-08-25 最終更新日 2021-10-26

Evernoteは、整理のコツがわかると脳のなかがスッキリします。

Evernoteを使ってみたはいいけど、「何が良いのか、今ひとつわからない」と思っているひともいるかもしれません。
整理していないEvernoteは、例えるならカラーボックスのような感じです。
Evernoteには検索機能がついていますから、カラーボックスみたいにどんどん放り込んでいっても、十分に使えます。

ただルールを作って整理すると、それまでカラーボックスだったのが書類棚のようにスッキリします。
整理のポイントは、ノートブックとスタックによる、「階層化」です。
そこでこの記事では、Evernoteの効果的な整理の仕方をご紹介します。

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Evernoteの整理のコツ【スタックとノートブックを活用】

Evernoteは、パソコンやスマホからどんどんノートを増やせます。

整理は、新しく作ったノートの置き場所(Inbox)の設置から始めます。
inboxは、飛行機のハブ空港のような存在です。
新ノートを一旦、ハブのinboxへ入れて、そこから種類ごとに振り分けていくイメージです。

整理の順序は、以下の3段階に分けられます。

  1. すべてのノートは、まずInboxへ入れる
  2. Inboxのノートは、一日に一回、すべてキレイにする
  3. ノートブックとスタックでEvernoteを階層化する

1. すべてのノートは、まずInboxへ入れる

まず最初に、ハブとなる「Inbox」という名前のノートブックを作ります(もちろん、自分の好きな名前をつけてOKです)。
パソコンやスマホで新しく作ったノートは、すべてこの「Inbox」へ入れるよう設定しておきます。
これが、ひとつめのルールです。

【Evernote整理術 ルール1】
すべてのノートは、まずinboxへ入れる

2. Inboxのノートは、一日に一回、すべてキレイにする

ここで2つ目のルールです。
Inboxに入れたノートは、一日に一回、別のノートブックへ振り分けてゼロにします。

あくまでもハブですから、別の場所へ移動させてこそ意味があります。
溜めてしまうと振り分けるのが億劫になってきます。
仕事のスタート時や夜寝る前など時間を決めて、「一日に一回、Inboxをすべてキレイにする」を習慣化します。

【Evernote整理術 ルール2】
一日に一回、inboxをすべてキレイにする

3. ノートブックとスタックでEvernoteを階層化する

新しく作ったノートはまず「Inbox」へ入れ、そこからそれぞれの「ノートブック」へ振り分けていきます。
Evernoteのノートブックは、パソコンのフォルダのような役割です。

ノートブック > ノート

さらにノートブックは、そのひとつ上の階層のスタックでまとめられます。

スタック > ノートブック > ノート

こうしてノートをノートブックとスタックで階層化して整理し、新しく作ったノートはその都度、適切な場所へ振り分けていきます。

【Evernote整理術 ルール3】
ノートを、スタックとノートブックで階層化する

自分の階層を紹介します

イメージをつかみやすいように、ぼくのEvernoteの階層をご紹介します。

スタックは6種類あります。
スタックの名称の頭にナンバーをふると、番号順に並びますので整理する際に便利です。

このなかで、例えば「001 やること」のスタックを開いたものが下の画像です。
項目ごとのノートブックが並んでいます。

生活していて「ふと思いついたこと」は、「002 メモ」へ。
ウェブサイトのスクショやスキャンした書類など、「いつか使うかもしれない(すぐには使わない)」ものは、「004 資料へ」。
こんな感じで、自分のルールに従ってノートを振り分けていきます。

人の考えは日々、変わるので、階層の項目も変化します。
あまり神経質にならず、ノートブックやスタックを増やしたり減らしたりして、その都度調整していきます。
階層やノートブックを変えるとナンバーが飛び飛びになりますが、直さずそのままにします。

すべてをきっちりやろうとすると、疲れてしまって続きません。
「階層が完成することは、一生ない」と割り切って、適当な気持ちでやっていきましょう。

ノートブックとスタックの作り方

Evernoteの新しいノートブックとスタックの作り方が、少し分かりづらいです。
作り方を解説をします。

ノートブックを作るときもスタックを作るときも、まずは左カラムの「ノートブック」をクリックします。

すると「自分のノートブックリスト」と書かれたページが表示されます。

ノートブックの作り方

新しいノートブックを作るときは、右上にある「新規ノートブック」をクリックします。

するとポップアップウィンドウが表示されるので、好きな名前を入れます。
「続行」を押すとできあがります。

スタックの作り方

スタックは、ノートブックと紐付けないと作れません。

どのスタックにも属していないノートブックをひとつ作り、右端にある「…」をクリックします。
「スタックに追加 ▶」をマウスオーバーすると、一番下に「新規スタック」があるので、クリック。

すると新規スタックを作るポップアップウィンドウが出現します。
好きな名前を入れ、「作成」をクリックするとスタック作りが完了です。

読み返すものと検索で探すノートを分ける

ノートには、大きく分けて以下の2種類があります。

  • 必ず見返すもの
  • 見返すかどうかわからないもの

この大きなくくりを意識すると、ノートブックとスタックが作りやすくなります。

必ず見返すものは、きちんとノートブックを作って振り分けるようにします。
自分の場合は、タスクリストやメモなどが該当します。
一方、見返さないものは、「必要になったら検索すればいい」と割り切り、「資料」など、大きなくくりのノートブックへ放り込むようにします。

すぐに使わないものは、すべて「資料」に入れる

ノートブックには、「資料」という項目を作っておくと便利です。

Evernoteに慣れてくると、スクショでもウェブのリンクでもメモでも、何もかもを入れるようになります。
特にスキャナーを購入すると、紙書類がどんどんなくなるのでノートの数が多くなります。
すると、おそらく半分以上が「なんとなく保存してみた」みたいなふわっとしたものになります。

それらを細かくノートブックへ振り分けるのは、面倒な作業です。
検索を見越したタイトルをつけておいて、すべて「資料」へ機械的に入れると整理が楽です。

ちなみにEvernoteとスキャンを組み合わせたときの快適さは、以下の記事に書きました。

ショートカットを使いこなす

Evernoteを快適に使うヒントとして、ショートカットの使用があります。
ショートカットを使えば、Evernoteの快適さが一気にアップします。

ショートカットは、ノート単体でもノートブックでも設定が可能です(スタックはできません)。
毎月、必ず見返すようなものや、しょっちゅう必要になるノートなどをショートカット登録すると便利です。

ぼくはメインバンクの銀行口座や、運転免許証のコピー、進行中プロジェクトのやることリストなどを、ショートカットに設定するようにしています。

プレミアムに加入するとより便利に

頻繁にEvernoteを使うようになると、無料プランだと不便に感じてきます。
そんなときは、プレミアム版を検討しても良いかもしれません。

以下の記事に、Evernoteプレミアム版のメリットをまとめました。

整理して、自分だけのEvernoteを

Evernoteは、きちんとノートを整理すると使いやすくなります。
「自分の必要なものは、すべてEvernoteにある」という状態になれば、脳のメモリを余計に使わなくてすみます。
ぜひ自分だけの、使いやすく整理されたEvernoteを作ってみてください。

Dropboxの有料と無料の比較

Evernoteと同じく人気クラウドソフトに、Dropboxがあります。
Dropboxの便利な機能は、共有リンクです。
以下の記事で、使い方を解説しました。

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