Evernote整理の仕方のコツ【スタックとノートブック活用】

仕事ツール

Evernoteのノートブックが、カオス化していませんか。

未整理のEvernoteは、例えるならカラーボックスのような感じです。ルールなく入れていくと、すぐに収集がつかなくなります。

Evernoteの整理のポイントは、ノートブックとスタックによる「階層化」です。ルールを決めて整理すると、書類棚のようにスッキリしますよ。

そこでこの記事ではスタックとノートブックを活用した、Evernoteの整理の仕方を解説します。

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Evernote整理の仕方のコツ【スタックとノートブック活用】

Evernoteの整理の順序は、以下3段階あります。このとおりにノートをEvernoteへ入れると、きちんと整理されます。

  1. Inboxを作る
  2. ノートブックとスタックでEvernoteを階層化する
  3. Inboxは1日に1回、すべてキレイにする

1. Inboxを作る

まずは「Inbox」という名前のノートブックを作成します。

「Inbox」はメールでいう受信箱です。新しくノートを作ったら、すべて一旦、「Inbox」へ入れるようにします。

「Inbox」は、飛行機のハブ空港のような存在ともいえます。

メモでも写真でもスクショでも、新しく作ったノートはすべてハブの「Inbox」へ入れる。そこから種類ごとのノートブックへ振り分けていきます。

2. ノートブックとスタックでEvernoteを階層化する

「Inbox」に入れたノートは、それぞれの適した「ノートブック」へ振り分けていきます。

Evernoteのノートブックは、ノートをまとめるフォルダのような役割です。

ノートブック > ノート

さらにノートブックは、そのひとつ上の階層のスタックでまとめられます。

スタック > ノートブック > ノート

こうしてノートを、ノートブックとスタックで階層化して整理します。

3. Inboxは1日に1回、すべてキレイにする

「Inbox」に入れたノートは、1日に1回、それぞれのノートブックへ振り分けてゼロにします。

「Inbox」はあくまでもハブですから、ここにノートをためてはいけません。別のノートブックへ移動してこそ意味があります。

数日に1度など不定期にすると億劫になるので、仕事のスタート時や夜寝る前など時刻を決めて、「1日に1回、Inboxをすべてキレイにする」と習慣化します。

以上、3つを行うだけで、Evernoteは劇的に整理されます。

自分の階層を紹介します

「ノートブックとスタックで階層化する」は、イメージしにくいかもしれません。

イメージをつかみやすいように、ぼくのEvernoteの階層を紹介します。

スタックは番号を付け自動で並べる

ぼくのノートには、スタックを7つ作っています。スタックにナンバーを付けると、番号順に並ぶので整理する際に便利です。

ナンバーをつけると降順でスタックが並ぶ
ナンバーをつけると降順でスタックが並ぶ

頭にナンバーを振ると降順になるのは、スタック・ノートブックに共通している仕様です。ナンバーを付けるだけで整理しやすくなるので、積極的に使いましょう。

例えば「001 メイン」のスタックを開くと、その中に入れた7つのノートブックが展開します。

スタックの中にノートブックが入る
スタックの中にノートブックが入る

それぞれのノートブックをクリックすると、そこに入れたノートが表示されます。このように「スタック・ノートブック・ノート」を階層化して整理します。

スタック > ノートブック > ノート

ノートブックとスタックの作り方

ここからEvernoteのノートブックとスタックの作り方を解説します。

ノートブックの作り方

ノートブックの作り方は、いくつかあります。最も簡単な作り方を紹介します。

左メニュー「ノートブック」にポインタを合わせると、「+」が出現します。「+」にポインタを合わせると、「新規ノートブック」の吹き出しが表示されます。

「新規ノートブック」の吹き出しをクリックします。

「新規ノートブック」をクリック
「新規ノートブック」をクリック

すると、ウィンドウが表示されます。「ノートブックの名前」に名前を入れて、右下の「作成」をクリックするとノートブックが作成できます。

名前を入力して、「続行」をクリックする
名前を入力して、「作成」をクリックする

スタックの作り方

次にスタックの作り方を解説します。

スタックは、ノートブックと紐付けないと作れません。そこでメニューから、スタックに入れたいノートブックを右クリックします。

サブメニュー内の「スタックに追加」にポインタを合わせると、さらにサブメニューが出ます。その中の、「新規スタック」をクリックします。

「新規スタック」をクリック
「新規スタック」をクリック

するとウィンドウが表示されるので、「スタック名」を入力し右下の「作成」をクリックします。

「スタック名」を入力し、右下の「作成」をクリック
「スタック名」を入力し、右下の「作成」をクリック

ノートブックの作り方のコツ

ノートブックは、数が増えるとカオス化していきます。そこでカオス化しない、ノートブックの作り方のコツを解説します。

ノートの種類は大きく分けて2つ

Evernoteに作成するノートには、大きく分けて以下2つがあります。

  1. 必ず見返すノート
  2. 見返すかどうかわからないノート

この2つを意識すると、ノートブックのカオス化を防げます。

1. 必ず見返すノート

必ず見返すノートは、ノートブックを細かく作って振り分けるようにします。

例えばタスクやメモなどは、よく見返しますよね。それらはそれぞれ「タスク」「メモ」と、細かくノートブックを作って振り分けます。

そうやって細かく振り分けると、見返すときに便利です。

2. 見返すかどうかわからないノート

見返すかどうかわからないノートとは、とりあえず保存しておいたものです。これらを細かくノートブックに振り分けると、必ずカオス化します。

そこでとりあえず保存したものは、「資料」「その他」など大きなくくりのノートブックを作って、そこへ放り込むようにします。

見返したいときが来たら、検索で探し出せば良いのです。

すぐに使わないものは、すべて「資料」や「その他」に入れる

「資料」や「その他」という大きなくくりのノートブックを作ると、Evernoteに使うエネルギーを少なくできます。

検索を見越したタイトルをつけておき、すべて「資料」や「その他」へ機械的に入れる。必要なときには検索でピックアップする。そう決めると、余計な意志の力を使わなくて済むのです。

以下の記事で、Evernoteへ紙書類をスキャンして保存する方法を解説しています。紙書類のスキャンは、すべて「資料」のノートブックへ放り込んでおくとよいです。

>> 紙書類はEvernoteにスキャン保存【名刺の管理に悩まない】

ノートブックとスタックは「適当に」

ノートブックやスタックは、Evernoteを使っていくうちに必ず変化します。

あまり神経質にならずノートブックやスタックを増やしたり減らしたりして、その都度、調整していきましょう。

ノートブックやスタックが増えたり減ったりすると、文頭に付けたナンバーは飛び飛びになります。それも直さずに、そのまま成り行きに任せます。

Evernoteの階層が完成することは、一生ない」と割り切り、適当な気持ちでやるのがよいです。

Evernoteはショートカットの使いこなしがポイント

Evernoteは、ショートカットを利用すると利便性が高まります。

ショートカットとは、左メニューに表示されている項目です。ここによく使うノートやノートブックを登録しておくと、すぐに表示できて便利です。

メニューのショートカットを利用すると便利

ショートカットへの登録は、ノートもしくはノートブック上で右クリックし、「ショートカットに追加」をクリックします。

「ショートカットに追加」をクリック
「ショートカットに追加」をクリック

ショートカットも神経質にならず、増やしたり減らしたりを繰り返して、使いやすいものへ変えていきましょう。

まとめ

以上、Evernoteの整理の仕方の解説でした。

ポイントは以下の3つ。

  1. Inboxを作る
  2. ノートブックとスタックでEvernoteを階層化する
  3. Inboxは、1日に1回、すべてキレイにする

Evernoteはノートがカオス化しやすいので、「スタック > ノートブック > ノート」と階層化していくのがよいです。その際には神経質にならず、適当な気持ちでやりましょう。

またEvernoteをヘビーに使うようなら、有料プランを検討しても良いと思います。月間アップロードが10GB〜になるなど、使い勝手が大きく向上します。

以下に有料と無料の違いを解説しています。合わせて読んでみてください。

>> Evernote PERSONALのメリットとFREEとの比較【有料と無料の違い】

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