Macの純正カレンダーの使い方。「通知・色分け・繰り返し」で、スケジュール管理を効果的に行なう

スケジュール管理に欠かせないツールと言えば、カレンダーです。
特にスマホやパソコンのデジタルカレンダーは、入力や削除を簡単に行えるので便利です。

もしMac・iPhone・Apple Watchとアップル製品を使っているなら、Macの純正カレンダーをおすすめします。
Macのカレンダーは、特に「通知・色分け・繰り返し」の3つの機能が便利です。

そこでこの記事では「通知・色分け・繰り返し」に焦点を当て、Macのカレンダーを効果的に使って生活をより快適にする方法を紹介します。

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Macの純正カレンダーの使い方。「通知・色分け・繰り返し」で、スケジュール管理を効果的に行なう

ここでひとつ質問です。
カレンダーは、割り込んできた予定だけを入れていないでしょうか。

割り込む予定より、むしろ自分の行動(予定)を入れ込むと、自己管理がうまくいきます。
それも、「自分が行なうすべてのこと」を入れ込むと良いです。
それこそ朝の支度から、通勤時間、ランチ、入浴などすべてです。

Macのカレンダーで自分の行動すべてを記載すると、以下3つの利点があります。

  1. 通知で、予定を順調にこなせる
  2. 色分けで、自己投資や娯楽の時間を積極的に作れる
  3. 繰り返し機能で、ルーティンを細かく入力できる

ひとつひとつ説明していきます。

1. 通知で、予定を順調にこなせる

カレンダーにすべての自分の行動を書いたら、通知機能を設定します。
おすすめは、イベントの5分前です。

5分前の通知を設定すると、朝起きて歯を磨く時間、朝ごはんを食べる時間、移動時間、これらすべての5分前に、iPhoneやApple Watchが「そろそろ次の行動ですよ」と教えてくれます。

「毎日のルーティンなら、カレンダーに入れなくてもわかるよ」という意見がもちろんあるでしょう。
実際にわざわざカレンダーに入れなくても、毎日やっていることなら憶えていると思います。

すべての行動を入れる理由は、忘れなくすることではありません。
自分のルーティンのペースを確認するために行なうのです。

カレンダーの通知が、ペースメーカーになる

マラソン選手が自分の走るペースを確認するように、その日の予定を破綻なく過ごせているか、通知を見なから確認していくわけてす。

つまりカレンダーの通知機能が、あなたに寄り添うコーチの役目をします。
予定の進行が遅れるようなら、次の日から「ここは時間がかかるから、調整しよう」と変えていけます。
その結果、自分が最も快適に過ごせる生活のリズムを、自然とつかめていけます。

すべての通知を一括設定

かといってすべてのイベントに、通知の設定をしていくのは面倒です。
Appleのカレンダーには、デフォルトで通知時間を設定する機能があります。
やり方は、下記です。

カレンダーの環境設定 → 通知 → イベント

「イベント」を5分前にしておくと、新しい予定を作れば自動的に5分前の通知が設定されます。

Mac カレンダー

2. 色分けで、自己投資や娯楽の時間を積極的に作れる

カレンダーに書いている予定は、項目別に色分けをしていくと「自分が何に時間を使っているか」を可視化できます。

色分けの項目は好きなものでよいですが、ひとつポイントがあります。
「自分の将来にとって、必要なもの」だけを色分けするのです。
それ以外は、色を付けずに白もしくは黒に設定します。

「緊急ではないが、重要なこと」を意識的に増やす

するとカレンダーの色のついている項目は、「自分にとって緊急ではないが、重要なこと」ばかりとなります。
「緊急ではないが、重要なこと」は、自分の未来に貢献してくれる大切な行動です。

大切だとわかっていても、「緊急で重要でないこと」に振り回されて、ないがしろになりがち。
カレンダーの色分けで自分の行動を可視化することで、「緊急で重要ではないこと」を減らし、「緊急ではないが、重要なこと」を意識的に増やしていけます。

このカレンダーの色分けの考え方は、『7つの習慣に学ぶ手帳術(中経出版)』を参考にしています。
(Kindle版は執筆時現在、新規登録30日間無料のKindle Unlimitedで読むことができます)

Macのカレンダーの場合、色分けは以下のやり方になります。

【色分けの項目の作り方】
ファイル → 新規カレンダー(⌥ ⌘Nでも可) → 好きな名前を付ける

【イベントの色分けの仕方】
新規イベント入力時に、プルダウンメニューから、項目を選択する

Mac カレンダー

3. 繰り返し機能で、ルーティンを細かく入力できる

「毎日のルーティンを、すべてカレンダーに記載する」と聞くと、すごく大変な気がします。
でもよく考えてみると、ほとんどの人は毎日、同じことを繰り返しているんです。

だからカレンダーも、繰り返し設定を活用して入力の手間を省くのが良いです。

繰り返しのカスタム設定でイベント作成を楽にする

Macのカレンダーは、繰り返しイベントを細かく設定できます。
新規イベント作成時に「繰り返し」をクリックすると、「カスタム」を選択できます。

Mac カレンダー

カスタムでは、以下の繰り返し設定を行なえます。

  • 何日おきに行なうか
  • 何週ごとの何曜日に行なうか
  • 何ヶ月ごとの何日に行なうか
  • 何ヶ月ごとの第何週の何曜日に行なうか
  • 何年ごとの何月の第何週の何曜日に行なうか

一度、イベントを入れて繰り返し設定を入力すれば、それ以降、入力の手間はありません。

ブラウザのグーグルカレンダーでは駄目なのか

ここまで、Macの純正カレンダーのおすすめポイントを紹介してきました。
「通知・色分け・繰り返し」は、Macのカレンダーだけの機能ではありません。
もちろんグーグルカレンダーでも、同じことができます。

ただグーグルカレンダーよりMacのカレンダーが優れていると思う点がいくつかあります。
それが以下です。

  • ブラウザの操作は、何度かマウスを使う必要がある
  • グーグルカレンダーのショートカットキーは、特殊で覚えにくい
  • イベントのコピーをできない
  • ブラウザのグーグルカレンダーには、ダークモードがない

これらが気にならなければ、ブラウザのグーグルカレンダーで問題ないと思います。

Macのカレンダーにグーグルカレンダーを同期する際の注意点

ちなみにMacのカレンダーにグーグルカレンダーを同期して表示できますが、グーグルカレンダーで行なった色分けは反映されません。
すべてグーグルカレンダーの項目で、一色の表示になります。

そのためMacのカレンダーを使うなら、iCloudでアップル製品同士を同期させたほうが使い勝手が良いです。

まとめ

カレンダーは、日々の生活になくてはならないものです。
それだけにデジタルのカレンダーには膨大な種類がありますが、Macのカレンダーはデザインが良く、機能的にも優れています。

アップル製品を多く使っているなら、Macの純正カレンダーを試してみてください。

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写真家だった伯父の中判フィルムカメラ、HASSELBLAD 500C/Mで写真を撮っています。 このブログでは好きなガジェットや、使いやすいウェブサービスのことを書いています。