Dropbox「共有」の特徴と使い方【チームで共同編集】

仕事ツール

Dropboxには、データを共有する方法が3つあります。

なかでも「共有」は、チームで同じデータを使って編集する際に便利です。

そこでこの記事では、Dropboxの「共有」の特徴や使い方を解説します。

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Dropboxの共有方法は3つある

Dropboxには、データやフォルダを共有する方法が3つあります。

  1. 共有
  2. リンクをコピー
  3. Transfer

この記事では「1. 共有」を詳しく解説します。

Dropboxでの共有方法の詳しい紹介は、以下の記事にまとめました。合わせて参考にしてみてください。

>> Dropbox共有方法の解説。3種類から最適なやり方を選ぶ

Dropbox「共有」の特徴

Dropboxの「共有」は、ファイルやフォルダを文字通り共有できる機能です。

この機能を利用すれば、チーム内で共有フォルダをひとつ作り、全員が最新データを同期して使うことができます。

「共有」の特徴をまとめると、以下のような感じです。

  • ファイルやフォルダを共有できる
  • 「編集可能」か「閲覧可能」かを選べる
  • 「編集可能」に選ばれると、データを編集できる
  • 「編集可能」のメンバーは、Dropboxのアカウントが必要
  • 「閲覧可能」は、Dropboxアカウントがなくてもプレビューはできる
  • メンバーを削除することができる

以下から、実際の使い方を解説します。

「共有」の使い方【チームで共同編集できる】

ここから、「共有」のやり方を解説します。

「共有」は特定のフォルダやファイルに別の誰かを招待することで、共同編集が可能になります。

招待する方法には、以下3つの方法があります。

  1. パソコンから招待
  2. ウェブブラウザから招待
  3. スマホから招待

ひとつずつ解説します。

1. パソコンから招待

パソコンから招待するには、Dropboxのデスクトップアプリが必要です。

Dropboxアプリのダウンロードは、以下のページに詳しくやり方を書いています。合わせて参考にしてみてください。

>> Dropboxのメリットと基本的な使い方を解説【初心者向け】

では、ここから具体的な解説です。

ここでは例として、「share」という名前のフォルダをDropboxフォルダ内に作り、チーム内で共同編集するフォルダとして設定します。

作成した「share」フォルダを右クリックして、展開したメニューから「共有」をクリックします。

右クリックして、「共有」を選択
右クリックして、「共有」を選択

「共有先」に共有する人のメールアドレスを入力。

共有するメールアドレスを入れる

右のプルダウンから、「編集可能」を選択。

「編集可能」を選択
「編集可能」を選択

「編集可能」のフォルダに参加するには、メンバーもDropboxアカウントが必要です。

メッセージを書いて右下の「共有」をクリックすると、相手方のメールアドレスに「共有フォルダの招待」のメールが届きます。

右下の「共有」をクリックして招待する
右下の「共有」をクリックして招待する

2. ウェブブラウザから招待

次はウェブブラウザのDropboxのサイトから、共有フォルダへ招待する方法です。

Dropboxの公式サイトにログインします。

左上の「+ 作成」ボタンをクリックし、展開したメニューの「共有フォルダ」をクリックします。

「共有フォルダ」をクリック
「共有フォルダ」をクリック

共同編集用として新しいフォルダを作るか、すでにあるフォルダを指定するかを選びます。

ここでは、新しいフォルダを作ることにします。「新規フォルダを作成し共有する」を選んで、右下の「次へ」をクリック。

新規フォルダを作るか、既存のフォルダを指定するか選ぶ
新規フォルダを作るか、既存のフォルダを指定するか選ぶ

フォルダ名を入力して、右下の「作成」をクリック。

フォルダ名を入力して、右下の「作成」をクリック
フォルダ名を入力して、右下の「作成」をクリック

「編集可能」を選択し、共有する相手のメールアドレスを入力。

コメントを入れて右下の「フォルダを共有」をクリックすると、Dropbox内に共有用のフォルダが作成されるとともに、相手方のメールアドレスへ「共有フォルダの招待」のメールが届きます。

「フォルダを共有」をクリックして、共同編集する相手を招待する
「フォルダを共有」をクリックして、共同編集する相手を招待する

既存のフォルダを共有フォルダに指定する

また既存のフォルダを共有フォルダにするには、別の方法があります。

共有フォルダにしたいフォルダの右の「…」をクリックし、展開したメニューの「共有」から「Dropboxで共有」をクリックします。

「Dropboxで共有」をクリック
「Dropboxで共有」をクリック

「編集可能」を選択し、メールアドレスとメッセージを入力。右下の「フォルダを共有」をクリックすると、招待メールが送信されます。

「フォルダを共有」をクリックして、招待メールを送信する
「フォルダを共有」をクリックして、招待メールを送信する

3. スマホから招待

最後に、スマホから共有フォルダへ招待する方法です。

まずはスマホアプリをダウンロードします。

Dropbox: ファイル、写真、動画用クラウドドライブ

Dropbox: ファイル、写真、動画用クラウドドライブ

Dropbox, Inc.無料posted withアプリーチ

既存のフォルダを共同編集用として指定もできるし、新しいフォルダを作ることもできます。

まず新規フォルダを作成し、それを共同編集用として招待する方法を解説します。

新規フォルダを共有フォルダにする

アプリを起動したら、下の「+ 作成」タブをタップ。

「+ 作成」タブをタップ
「+ 作成」タブをタップ

下からメニューが出てくるので、「フォルダを作成」をタップ。

「フォルダを作成」をタップ
「フォルダを作成」をタップ

保存先がそのままでよければ、「新規フォルダ」をタップ。保存先をかえたければ、「別のフォルダを選択する…」をタップして、保存したい場所を選びます。

「新規フォルダ」をタップ
「新規フォルダ」をタップ

フォルダ名を入力して、右上の「完了」をタップ。

フォルダ名を入力して、右上の「完了」をタップ
フォルダ名を入力して、右上の「完了」をタップ

右上の「作成」をタップ。

右上の「作成」をタップ
右上の「作成」をタップ

新しいフォルダが作成されました。そのまま共同フォルダにするため、招待しましょう。

「共有」をタップします。

「共有」をタップ
「共有」をタップ

下からメニューが出てくるので、「フォルダに招待」をタップ。

「フォルダに招待」をタップ
「フォルダに招待」をタップ

送信先の「メールアドレス、氏名、またはグループ」をタップ。

「メールアドレス、氏名、またはグループ」をタップ
「メールアドレス、氏名、またはグループ」をタップ

送信先にメールアドレスを入力し、メッセージを書いて、「共有」をタップ。

「共有」をタップして、招待メールを送信する
「共有」をタップして、招待メールを送信する

これで共有フォルダを一緒に使う人へ、招待メールが送信されます。

既存フォルダを共有フォルダにする

次にスマホで既存フォルダを、共有フォルダに指定する方法です。

アプリを起動したら、下の「ファイル」タブをタップし、共同編集したいフォルダの「…」をタップします。

共同編集したいフォルダの「…」をタップ
共同編集したいフォルダの「…」をタップ

下からメニューが出てくるので、「共有」をタップし、展開したメニューから「フォルダに招待」をタップします。

「共有」→「フォルダに招待」とタップ
「共有」→「フォルダに招待」とタップ

送信先に相手方のメールアドレスを入力し、メッセージを入力して、共有ボタンをタップします。これで共有フォルダへの招待メールが送られます。

「共有」をタップすると、招待メールが送られる
「共有」をタップすると、招待メールが送られる

招待された人へはメールが届く

招待を受けた人には、以下のようなメールが届きます。今回は例として、自分から自分へ送ったので、ちょっと変な感じになっていますが…。

招待した人へ届くメール

メール内の「フォルダにアクセス」をクリックすると、共同編集のメンバーに加わります。

フォルダが「共有フォルダ」に変わる

招待された人が加わると、フォルダにメンバーが増えます。するとフォルダのアイコンも、人のマークに変わります。

複数メンバーの共有フォルダは、フォルダ内に人のアイコンが加わる
複数メンバーの共有フォルダは、フォルダ内に人のアイコンが加わる

この共同フォルダにメンバーの誰かが新しいデータを入れたり、ファイルの編集をすれば、メンバー全員の共同フォルダが最新のものへ同期されます。

「編集可能」にしたくない場合

「編集可能にしたくないけど、フォルダの中身は見せたい」
「編集可能にしたくないけど、フォルダやファイルをダウンロードしてほしい」

そんなケースがあると思います。例えばクライアントさんとデータを共有したいときなどですね。

そんなときは、「閲覧可能」を選択して、招待します。

編集可能にしたくない場合は、「閲覧可能」として招待する
編集可能にしたくない場合は、「閲覧可能」として招待する

相手がDropboxアカウントを持っていれば、データのダウンロードやコメントが可能となります。

一方、「閲覧可能」として招待したメンバーにDropboxアカウントがない場合は、フォルダやファイルのプレビューのみが可能となります。

メンバーから除外する場合

共同フォルダを作ったあとに、チームから抜けたり会社を退社するなどして、メンバーを外したいケースがありますよね。

メンバーの解除は、フォルダ上で右クリックし「共有」をクリックします。

削除する相手の右の「編集可能」をクリックすると、メニューが展開します。その中の、「削除」をクリック。

メンバーを解除したいときは、「削除」をクリック
メンバーを解除したいときは、「削除」をクリック

ポップアップで確認されるので、「削除」をクリックすると完了です。

ポップアップの「削除」をクリックする
ポップアップの「削除」をクリックする

まとめ

以上、Dropboxの「共有」の解説でした。

特徴は以下のとおりです。

  • ファイルやフォルダを共有できる
  • 「編集可能」か「閲覧可能」かを選べる
  • 「編集可能」に選ばれると、データを編集できる
  • 「編集可能」のメンバーは、Dropboxのアカウントが必要
  • 「閲覧可能」は、Dropboxアカウントがなくてもプレビューはできる
  • メンバーを削除することができる

特にチームで同じデータを使いたいとき、「共有」を利用して共同フォルダを作れば、作業がスムーズに進みますね。

「共有」を利用して、チームでの作業を円滑に進めてください。

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