Dropboxにはデータ共有の方法が、「共有・リンクをコピー・Transfer」と3つあります。
なかでも「共有」は、チーム内で同じデータを使う際に機能します。
この記事では、Dropboxの「共有」の特徴や使い方を解説します。
Dropboxの共有方法は3つある
Dropboxには、データやフォルダを共有する方法が以下3つあります。
- 共有
- リンクをコピー
- Transfer
この記事では「1. 共有」を詳しく解説します。
3種類の共有方法の違いは、以下の記事にまとめています。合わせて参考にしてみてください。
>> Dropboxの3種類の共有方法の違い【最適なやり方を選ぶ】
Dropbox「共有」の特徴
Dropboxの「共有」は、ファイルやフォルダを文字通り共有できる機能です。
この機能を利用すれば、チーム内で共有フォルダをひとつ作り、全員が同期された最新データを随時使えます。
「共有」の特徴をまとめると、以下のような感じです。
- ファイルやフォルダを共有できる
- 「編集可能」か「閲覧可能」かを選べる
- 「編集可能」に選ばれると、データを編集できる
- 「編集可能」のメンバーは、Dropboxのアカウントが必要
- 「閲覧可能」は、Dropboxアカウントがなくてもプレビューはできる
「共有」の使い方【チームで共同編集できる】
ここから、「共有」のやり方を解説します。
「共有」は特定のフォルダやファイルにメンバーを招待することで、同じデータを使った共同編集が可能となります。
招待する方法は、以下3つです。
- パソコンから招待
- ウェブブラウザから招待
- スマホから招待
1. パソコンから招待
パソコンから招待するには、Dropboxのデスクトップアプリが必要です。
Dropboxのデスクトップアプリのダウンロードは、以下のページに詳しくやり方を書いています。合わせて参考にしてみてください。
>> Dropboxのメリットと基本的な使い方を解説【初心者向け】
ここでは例として、「share」という名前でDropbox内にフォルダを作り、チームで共同編集するフォルダとして設定します。
作成した「share」フォルダを右クリックして、展開したメニューから「共有」をクリックします。
![右クリックして、「共有」を選択](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-01.jpg?resize=682%2C1076&ssl=1)
「共有先」に共有する人のメールアドレスを入力。
![共有する人のメールアドレスを入れる](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-02-1.jpg?resize=1123%2C1072&ssl=1)
右のプルダウンから、「編集可能」もしくは「閲覧可能」を選択。
![「編集可能」を選択](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-03.jpg?resize=1117%2C1067&ssl=1)
「編集可能」のフォルダに参加するには、メンバーもDropboxアカウントが必要です。「閲覧可能」は、Dropboxアカウントなしのメンバーでも可能です。
メッセージを書いて右下の「共有」をクリックすると、共有先のメールアドレスに「共有フォルダの招待」のメールが届きます。
![右下の「共有」をクリックして招待する](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-04.jpg?resize=1121%2C1070&ssl=1)
2. ウェブブラウザから招待
次はウェブブラウザのDropboxサイトから、共有フォルダへ招待する方法を解説します。
Dropboxの公式サイトにログインし、上部の「+ 作成」をクリック。展開したメニューの「共有フォルダ」をクリックします。
![「共有フォルダ」をクリック](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-001-1.jpg?resize=1159%2C652&ssl=1)
共同編集用として新しいフォルダを作るか、すでにあるフォルダを指定するかを選びます。
ここでは、新しいフォルダを作ることにします。「新規フォルダを作成し共有する」を選んで、右下の「次へ」をクリック。
![新規フォルダを作るか、既存のフォルダを指定するか選ぶ](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-002.jpg?resize=1159%2C651&ssl=1)
フォルダ名を入力して、右下の「作成」をクリック。
![フォルダ名を入力して、右下の「作成」をクリック](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-003.jpg?resize=1159%2C653&ssl=1)
「編集可能」もしくは「閲覧可能」を選択し、共有する相手のメールアドレスを入力。コメントを入れて、右下の「フォルダを共有」をクリックします。
するとDropbox内に共有用のフォルダが作成され、共有先のメールアドレスへ招待メールが届きます。
![「フォルダを共有」をクリックして、共同編集する相手を招待する](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-004.jpg?resize=1159%2C652&ssl=1)
既存のフォルダを共有フォルダに指定する
既存のフォルダを共有フォルダにしたい場合、別の方法があります。
共有フォルダにしたいフォルダの右の「…」をクリックし、展開したメニューの「共有」から「Dropboxで共有」をクリックします。
![「Dropboxで共有」をクリック](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-014-1.jpg?resize=1159%2C653&ssl=1)
「編集可能」もしくは「閲覧可能」を選択し、メールアドレスとメッセージを入力。右下の「フォルダを共有」をクリックすると、招待メールが送信されます。
![「フォルダを共有」をクリックして、招待メールを送信する](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-015.jpg?resize=1159%2C653&ssl=1)
3. スマホから招待
最後にスマホから共有フォルダへ招待する方法を解説します。
まずはDropboxのスマホアプリをダウンロードします。
既存のフォルダを共有として指定できるし、新規フォルダも作れます。まず新規フォルダを作成し、それを共有フォルダとして招待する方法を解説します。
新規フォルダを共有フォルダにする
アプリを起動したら、下の「作成」タブをタップ。
![「作成」タブをタップ](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-005.jpg?resize=555%2C1200&ssl=1)
画面下からメニューが出てくるので、「フォルダを作成」をタップ。
![「フォルダを作成」をタップ](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-006.jpg?resize=555%2C1200&ssl=1)
保存先がそのままでよければ、「新規フォルダ」をタップ。保存先をかえたければ、下の「別のフォルダを選択する…」をタップして、保存したい場所を選びます。
![「新規フォルダ」をタップ](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-007.jpg?resize=555%2C1200&ssl=1)
フォルダ名を入力し、右上の「完了」をタップ。
![フォルダ名を入力し、右上の「完了」をタップ](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-008.jpg?resize=555%2C1200&ssl=1)
右上の「作成」をタップ。
![右上の「作成」をタップ](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-009.jpg?resize=555%2C1200&ssl=1)
これで、新しいフォルダが作成されました。
共有フォルダにするため、グループのメンバーを招待しましょう。「共有」をタップします。
![「共有」をタップ](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-010.jpg?resize=555%2C1200&ssl=1)
画面下からメニューが出てくるので、「フォルダに招待」をタップ。
![「フォルダに招待」をタップ](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-011.jpg?resize=555%2C1200&ssl=1)
送信先の「メールアドレス、氏名、またはグループ」をタップ。
![「メールアドレス、氏名、またはグループ」をタップ](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-012-1.jpg?resize=555%2C1200&ssl=1)
送信先にメールアドレスを入力し、メッセージを書いて「共有」をタップ。
![「共有」をタップして、招待メールを送信する](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-013.jpg?resize=555%2C1200&ssl=1)
これで、メンバーへ招待メールが送信されます。
既存フォルダを共有フォルダにする
次にスマホで、既存フォルダを共有フォルダに指定する方法を解説します。
アプリを起動したら画面下の「ファイル」タブをタップし、共同編集したいフォルダの「…」をタップします。
![共同編集したいフォルダの「…」をタップ](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-016.jpg?resize=555%2C1200&ssl=1)
画面下からメニューが出てくるので、「共有」をタップし、展開したメニューから「フォルダに招待」をタップします。
![「共有」→「フォルダに招待」とタップ](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-018.jpg?resize=555%2C1200&ssl=1)
共有先にメールアドレスを入力し、メッセージを入力して「共有」をタップします。これでメンバーへ招待メールが送られます。
![「共有」をタップすると、招待メールが送られる](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-019.jpg?resize=555%2C1200&ssl=1)
招待された人へメールが届く
招待を受けた人には、以下のようなメールが届きます。今回は例として、自分から自分へ送ったので、ちょっと変な感じになっていますが…。
![招待した人へ届くメール](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-05-1-1.jpg?resize=1159%2C854&ssl=1)
メール内の「フォルダにアクセス」をクリックすると、共同編集のメンバーに加わります。
招待されたひとのDropboxデスクトップアプリ内に、共有フォルダが出現します。
フォルダが「共有フォルダ」に変わる
招待された人が加わると、フォルダにメンバーが増えます。するとフォルダのアイコンも、人のマークに変わります。
![複数メンバーの共有フォルダは、人のアイコンに変わる](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-06-1.jpg?resize=708%2C736&ssl=1)
共有フォルダに新しいデータを入れたりファイルを編集したりすれば、メンバー全員の共有フォルダが最新に同期されます。
「編集可能」にしたくない場合
「編集可能にしたくないけど、フォルダの中身は見せたい」
「編集可能にしたくないけど、フォルダやファイルをダウンロードしてほしい」
そんなケースがあると思います。例えばクライアントさんとデータを共有したいときなどですね。
そんなときは、「閲覧可能」を選択して招待します。
![編集可能にしたくない場合は、「閲覧可能」として招待する](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-09.jpg?resize=1110%2C1058&ssl=1)
相手がDropboxアカウントを持っていれば、データのダウンロードやコメントが可能となります。
一方、「閲覧可能」として招待したメンバーにDropboxアカウントがない場合は、フォルダやファイルのプレビューのみ可能です。
メンバーから除外する方法
共有フォルダを作ったあとに、チームから抜けたり会社を退社するなどして、メンバーを解除したいケースがあります。
メンバーの解除は、フォルダ上で右クリックし「共有」をクリックします。
削除する相手の右の「編集可能」をクリックすると、メニューが展開します。その中の、「削除」をクリック。
![メンバーを解除したいときは、「削除」をクリック](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-07-1.jpg?resize=1109%2C1056&ssl=1)
確認画面が表示されます。「削除」をクリックすると完了です。
![「削除」をクリックする](https://i0.wp.com/blue-de.com/wp-content/uploads/dropbox-share-with-team-08-1-1.jpg?resize=1124%2C392&ssl=1)
まとめ
以上、Dropboxの「共有」の解説でした。「共有」の特徴は、以下の通りです。
- ファイルやフォルダを共有できる
- 「編集可能」か「閲覧可能」かを選べる
- 「編集可能」に選ばれると、データを編集できる
- 「編集可能」のメンバーは、Dropboxのアカウントが必要
- 「閲覧可能」は、Dropboxアカウントがなくてもプレビューはできる
チームで同じデータを使いたいとき、「共有」を利用してフォルダを作れば、作業がスムーズに進みますね。
Dropboxの「共有」を利用して、チームでの作業を円滑に進めていきましょう。