Dropbox Paper使い方【共同編集できるシンプルエディタ】

仕事ツール

Dropboxには、Dropbox Paperという文書作成ツールがあります。

グーグルドキュメントと似ていますが、デザインがシンプルで自由度が高く、Dropboxを使っている人ならメインにしても良いかなと思います。

そこでこの記事では、Dropbox Paperの使い方を詳しく解説します。

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Dropbox Paperのメリット

Dropbox Paperのメリットは、以下のような感じです。

  • シンプルなデザイン
  • 無料で使える
  • 豊富なテンプレートがある
  • Dropboxのファイルを自由に入れられる
  • スマホアプリで編集可能
  • チームでコメントや共同編集ができる
  • 編集をチームへリアルタイムに表示できる
  • 写真や動画など自由に入れられる
  • チェックリストをチームで割り振りできる
  • マークダウン記法が使える

文章を書くだけのエディタとしてみると、正直、微妙な使い心地です。チームで使うのに、より向いているツールですね。

テンプレートがある

Dropbox Paperには、テンプレートが用意されています。

クリエイティブやマーケティング、個人用など、用途別に分けられています。使い慣れてきたら、テンプレートを利用してみるのも良いと思います。

Dropbox Paperに向いている人

メリットを踏まえると、Dropbox Paperを使って効果を発揮するのは、以下のような人です。

  • チームでドキュメントをアップデートしたい
  • チームでカレンダーやto doを共有して、スケジュール管理したい
  • Dropboxにすべての情報を集約したい
  • マークダウン記法に慣れている

実際にぼくも、Dropbox Paperはチームで仕事するときに使っています。

別のエディタで原稿を書き、それをDropbox Paperに貼り付けてプロジェクト・チームに共有。コメントをもらって、ブラッシュアップしていくイメージです。

Dropboxをメインのクラウドに使っているなら、プロジェクトごとにDropbox Paperをホワイトボードや議事録として使うとうまくいきそうです。

Dropbox Paper使い方【共同編集できるシンプルエディタ】

ではここから、Dropbox Paperの使い方を解説します。

Dropboxにログインして、左上のメニューボタンをクリック。展開したメニューから、「Paper」をクリックします。

メニューから「Paper」をクリック
メニューから「Paper」をクリック

Dropbox Paperの画面へ移るので、「+ ドキュメントを新規作成」をクリック。

「+ ドキュメントを新規作成」をクリック
「+ ドキュメントを新規作成」をクリック

新規ドキュメントの作成画面が表示されます。

新規作成画面
新規作成画面

「タイトルを付けてください。」にタイトルを入力(タイトルがそのまま、ファイルの名前になります)。

リターンキーを押して「ご自由にお書きください」のスペースへ移ると、そのまま本文の入力が可能です。

文書はDropbox内に自動保存される

作成している文章は、自動的にDropbox内に保存されます。

デスクトップのDropboxフォルダを見ると、自動的にファイルが作成されています。タイトルを入れていないので、「Untitled」となっています。

デスクトップのDropboxフォルダにPaperのファイルが自動作成される
デスクトップのDropboxフォルダにPaperのファイルが自動作成される

フォルダ内のDropboxのPaperのファイルを開くと、作成しているドキュメントがブラウザで開きます。

履歴から、以前の状態に戻れる

文章を書いていると、「以前の状態に戻したい」と思うことがたまにありますね。Dropbox Paperは、簡単に以前のバージョンに戻せます。

右上の3点リーダーをクリックしてメニューを展開し、「ドキュメントの履歴」をクリックします。

Dropbox Paper
「ドキュメントの履歴」をクリック

するとポップアップウィンドウが開き、それまでのバージョンが表示されます。

戻したいバージョンを選択して、「このバージョンにロールバックする」をクリック

戻したいバージョンがあれば、右下の「このバージョンにロールバックする」をクリック。すると、指定したバージョンの文書に戻せます。

入力の際の使い方

文字を打つだけなら、以上で話は終わりです。Dropbox Paperで資料を作るなら、装飾や画像の添付が必要ですね。

正直言って文書の装飾に関しては、必要最低限といった感じです。

Dropbox Paperで書き始めるとドキュメント下にアイコンが表示されます。装飾はそのアイコンを使って行います。

画面下部にアイコンが出現する
画面下部にアイコンが出現する

以下に、それぞれの機能を解説します。

画像を挿入

1番左は、「画像を挿入」です。

画像を挿入
画像を挿入

クリックすると、パソコンのローカルファインダーが開きます。そこから配置したい画像を選ぶと、カーソルを置いた位置に挿入できます。

挿入した画像は、画像上のアイコンから位置の調節やコメントの追加などができます。

画像の上のアイコンで位置の調節などができる
画像の上のアイコンで位置の調節などができる

画像左のアイコンをクリックすると、さらに新しい画像を挿入できます。

画像を複数枚、並べて表示できる
画像を複数枚、並べて表示できる

メディアを挿入

左から2番目は、「メディアを挿入」です。

メディアを挿入
メディアを挿入

インターネット上の画像や動画のリンクを挿入することで、それらを表示できます。

アイコンをクリックするとポップアップウィンドウが開き、挿入できるアプリ一覧が表示されます。

アプリから画像や動画を選ぶ
アプリから画像や動画を選ぶ

左でアプリを選んでデータを検索し、右下の「ドキュメントに追加」をクリック。すると表示したいコンテンツが、カーソルを置いた位置に挿入されます。

対応しているアプリは、海外のものが多い印象です。日本で馴染みあるものは、グーグルドライブやYouTube、ピンタレスト、Spotifyなど。

特にピンタレストは、参考になりそうな画像がたくさんあるので重宝しそうです。

Dropbox ファイルを挿入

左から3番目は、「Dropboxファイルを挿入」です。

Dropboxファイルを挿入
Dropboxファイルを挿入

「Dropbox Paper」というからには、Dropbox内のデータの挿入ももちろんできます。

左から3番目のDropboxのアイコンをクリックすれば、ポップアップウィンドウにDropboxのフォルダが出現。

任意のファイルを選び右下の「選択」をクリックすれば、カーソルを置いた位置にデータが挿入されます。

表を挿入

左から4番目は、「表の挿入」です。

表の挿入
表の挿入

アイコンをクリックすると、空欄の表が出現します。

表が出現する
表が出現する

線の先にある「・」にポインタを合わせて、「+」をクリックするとその場所の行や列が増えます。

行や列の端をクリックすると、指定した行や列の削除やハイライトの表示ができます。

行や列の端をクリックして、削除できる
行や列の端をクリックして、削除できる

タイムラインを挿入

左から5番目は、「タイムラインを挿入」です。

タイムラインを挿入
タイムラインを挿入

「タイムラインとは、なんのこっちゃ?」という感じですが、アイコンをクリックすると横長のスケジュール表が挿入されます。

Dropbox Paperのタイムライン

タイムラインは、「週・2週間・月・四半期・年」の5つから期間を選べます。

期間を、「週・2週間・月・四半期・年」から選べる
期間を、「週・2週間・月・四半期・年」から選べる

タイムラインには、1日単位でスケジュールを入れられます。タイトルと、詳しい内容を記載できます。

タイムラインにスケジュールを入れられる
タイムラインにスケジュールを入れられる

スケジュールは共有が可能です。

人物アイコンをクリックすると、メールアドレスを入力できます。タスクを割り当てたいメンバーへ、送信が可能です。

タスクとして割り当てのメールを送れる
タスクとして割り当てのメールを送れる

予定が完了したら、「✓(完了にする)」をクリックします。すると色が薄くなり、ひと目でタスクの進捗を確認できます。

予定が完了したら、「✓」をクリックする
予定が完了したら、「✓」をクリックする

Dropbox Paperを全員が画面共有して、ミーティングしながらタイムラインにスケジュールを落とし込めば、ホワイトボードのような使い方ができますね。

To-doリストを作成

左から6番目は、「To-doリストを切り替える」です。

To-doリストを切り替える
To-doリストを切り替える

アイコンをクリックすると、チェックリストを作成できます。

チェックリストを作成できる

「@」をつけてメールアドレスを入力すると、指定したタスクを割り当てできます。

「@」をつけると、項目を割り当てられる

箇条書きを作成

左から7番目は、「箇条書きを切り替える」です。

箇条書きリスト

箇条書きリストは、このボタンをクリックすると作成できます。

番号付きリストを作成

左から8番目は、「番号付きリストを切り替える」です。

番号付きリスト

番号付きリストは、このアイコンをクリックすると作成できます。

セクション区切りを挿入

左から9番目は、「セクション区切り」です。

セクション区切り

いわゆる区切り線です。文書を見やすくできますね。

区切り線を入れる
区切り線を入れる

コードブロックを挿入

アイコンの右端は、「コードブロックを切り替える」です。

コードブロックを切り替える
コードブロックを切り替える

プログラムコードを挿入できます。

ウェブ上では、プログラムコードをそのまま入力すると表示がおかしくなることがあります。

文書内にプログラムコードを記載する際は、コードブロック内に入れたほうが無難ですね。

Dropbox Paperのチームでの便利な使い方

以上で、基本的な使い方の解説は終わりです。

ただDropbox Paperの真骨頂は、チームを招待しての共同作業です。そこでここからは、チームを招待する方法と、効果的な使い方を解説します。

  1. ドキュメントへの招待の仕方
  2. コメントを付ける
  3. 文書上でミーティングする
  4. フィードバックから文章のクオリティをアップ

1. ドキュメントへの招待の仕方

Dropbox Paperをチームで使うには、参加者を招待する必要があります。招待する方法は2つ。

  • リンクをコピーして送信
  • 「共有」から招待

リンクをコピーして送信

ひとつは画面右上の鎖マークをクリックし、コピーしたリンクを参加者へ送信する方法です。

鎖ボタンをクリックし、コピーしたリンクを送信する
鎖ボタンをクリックし、コピーしたリンクを送信する

「共有」から招待

もう一つは、共有ボタンからのメール送信です。

画面右上の「共有」をクリックすると、「このファイルを共有」のポップアップウィンドウが出現します。

「共有」をクリック

招待するひとの権利を「編集可能」か「閲覧可能」か選択し、メールアドレスを入力。右下の「ファイルを共有」ボタンをクリックすれば、Dropbox Paperのリンクが送信されます。

「共有」から招待する
「共有」から招待する

編集やコメントは、Dropboxにログインした場合のみ可能

Dropbox Paperに招待された人は、Dropboxにログインすれば編集やコメントが可能です。

Dropboxアカウントを持っていない場合、編集やコメントは不可。閲覧のみできます。

そのためDropbox Paperでデータを送るときは、Dropboxアカウントを持っているか事前に確認したほうがトラブルがないでしょう。

2. コメントを付ける

「編集可能」として招待されたひとは、コメントを付けられます。コメントはタイトルや画像など、どこにでもオッケー。

文章の途中でコメントを付けたい場合は、行の右に出現する吹き出しマークにポインタを合わせます(行の文章がハイライト表示します)。

吹き出しマークにポインタを合わせる

吹き出しをクリックすると、コメントを入力できます。

吹き出しをクリックして、コメントを入力。

特定の文章にコメントを付ける場合は、文章を選択し、一番右の吹き出しマークをクリック。

文章を選択後、コメントマークをクリック

文章を選択した状態で、コメントを入力できます。

文章を選択して、コメントを残せる
文章を選択して、コメントを残せる

3. 文書上でミーティングする

Dropbox Paperに招待された人は、コメントだけでなく文書の編集も可能。文字を入力すると、書いた人の名前が文章の右横に表示されます。

この機能を利用すると、スラックのようにDropbox Paperを使ってミーティングができます。

変更点をリアルタイムに同期

全員がDropbox Paperを開けば、変更点がリアルタイムに同期されます。

文章だけでなく画像や動画を挿入できるし、タイムスケジュールで予定を組み、to doリストでタスクの割り当てもできます。

ミーティングが終われば、そのまま議事録になる

ミーティングが終わればドキュメントがそのまま議事録になります。プロジェクトの共有がスムーズに行くだけでなく、かなり時間短縮になると思います。

4. フィードバックから文章のクオリティをアップ

Dropbox Paperを使えば、文章のクオリティアップも可能ですね。

招待された人は、コメントを入力できます。書いているテキストを見てもらい、気になった点があればコメントしてもらう。

そのコメントを参考に文章をブラッシュアップすれば、完成度がアップします。

便利なショートカットキー

Dropbox Paperは、マークダウン記法のショートカットキーに対応しています。

マウスを使わずキーボードだけで完結すれば、執筆のスピードがアップします。

右下のキーボードマークで、ショートカットを確認できる

覚えると便利なショートカットを一覧にしました。参考にしてみてください。

内容ショートカットキー
見出し# + スペースキー
太字⌘ + b
ハイライト⌘ + e
リンク⌘ + k
箇条書きリスト* + スペースキー
番号付きリスト1. + スペースキー
引用> + スペースキー
チェックリスト[] + スペースキー
絵文字:
区切り線
現在の日付/date
ショートカット一覧⌘ + /
Dropbox Paperの主要なショートカットキー

マークダウン記法の詳しい解説

「マークダウン記法って何?」と思ったひとは、以下の記事を参考にしてみてください。マークダウン記法を覚えると、対応していないエディタでは入力したくなくなりますよ。

>> マークダウン記法で執筆速度UP【ブロガーにおすすめ】

スマホ用アプリがある

Dropbox Paperには、スマホ用のアプリがあります。iPhone用とAndoroid用があり、どちらも無料で使用できます。

Dropbox Paperを使うときは、合わせてアプリもダウンロードしておきましょう。

Paper by Dropbox

Paper by Dropbox

Dropbox, Inc.無料posted withアプリーチ

まとめ

以上、Dropbox Paperの解説でした。特徴は、以下の通りです。

  • シンプルなデザイン
  • 無料で使える
  • 豊富なテンプレートがある
  • Dropboxのファイルを自由に入れられる
  • スマホアプリで編集可能
  • チームでコメントや共同編集ができる
  • 編集をチームへリアルタイムに表示できる
  • 写真や動画など自由に入れられる
  • チェックリストをチームで割り振りできる
  • マークダウン記法が使える

文書作成にも使えるし、ミーティングのチャットやホワイトボードのようにも使えます。特にチームで使えば、かなり共有がスムーズにできます。

Dropboxを利用しているひとは、Dropbox Paperも使ってみてください。

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