Dropbox Paperの使い方を解説。共同作業が捗るシンプルで優秀なエディタ

公開日 2021-08-10 最終更新日 2021-08-28

パソコンで文章をたくさん書く人にとって、エディタ選びは重要です。
最適なエディタを探し、いくつも試している人もいるでしょう。
かくいう自分も新しいエディタを絶えず試していますが、その中でもDropbox Paperが想像以上に優秀でした。

Dropbox Paperの特徴は、シンプルなこと。
もちろんシンプルなエディタは、この世にたくさんあります。
Dropbox Paperの独特かつ素晴らしい点は、シンプルさに加え、チームでの共同作業がとてもやりやすいことです。

共同作業と言えばグーグルドキュメントが思い浮かびますが、エディタのデザインがゴチャついていたり、マークダウン記法が使えなかったりと、使い勝手が今ひとつ。
Dropbox Paperはそんなグーグルドキュメントの使いづらさを、洗練しているイメージです。
そこでこの記事では、Dropbox Paperの使い方を詳しく解説します。

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Dropbox Paperの使い方を解説。共同作業が捗るシンプルで優秀なエディタ

Dropbox Paperとは、オンラインストレージサービスのDropboxがリリースしているテキストエディタです。
Dropboxのアカウントを持っていれば、誰もが使用できます。

Dropboxのアカウントには無料版と有料版がありますが、Dropbox Paperは無料アカウントでOK。
つまりシンプルで優秀なエディタが、無料で使えるのです。

Dropbox Paperの5つの特徴

ここから、自分が思うDropbox Paperの特徴を解説します。
全部で5つあります。

  1. シンプル
  2. すべてのデバイスに同期される
  3. チームでコメントや編集ができる
  4. 写真や動画などを自由に入れられる
  5. マークダウン記法が使える

1. シンプル

Dropbox Paperは、招待された人がコメントや編集をできます。
同じようなエディタを考えると、グーグルドキュメントが思い浮かぶでしょう。
もちろん好みはあるでしょうが、自分はグーグルドキュメントが苦手です。
ボタンがたくさん表示されており、単純に執筆していて気が散ります。

その点、Dropbox Paperは表示をテキストエリアのみにできる、とてもシンプルなデザインです。
後述しますが必要な機能は、画面下のアイコンもしくはショートカットキーで入力が可能。
書くことに集中でき、かつ機能も充実している。
それがDropbox Paperの大きな特徴です。

2. すべてのデバイスに同期される

運営している会社がクラウドサービスのDropboxだけあり、Dropbox Paperは同期がスムーズです。
Dropboxのアカウントにログインすれば、パソコンでもスマホでもブラウザから同じファイルを開けます。
さらにパソコン版とスマホ版のアプリもあり。
ダウンロードは、すべて無料です。

自分の体感では同期スピードも速く、ストレスを感じません。
いくらクラウドとは言え、同期に待たされてはスムーズに作業ができませんからね…。
Dropbox Paperは、同期の面でもかなり使いやすいと思います。

3. チームでコメントや編集ができる

Dropbox Paperの大きな特徴が、招待したユーザが編集やコメントを残せる点です。
コメントをもらい文章をブラッシュアップできるし、ドキュメント上で意見を出し合いミーティングも可能です。
執筆だけでなく、アイディア次第で使い方が広がります。

4. 写真や動画などを自由に入れられる

他のエディタと同じように、Dropbox Paperも画像や動画をドキュメント内に表示できます。
当然ながらDropbox内のデータも、ドキュメントへ挿入が可能。
Dropboxからのデータは画像でもPDFでもIllustratorファイルでも、種類問わず挿入できるのも大きな特徴です。

5. マークダウン記法が使える

執筆の利点として、マークダウン記法があります。
マークダウン記法とは、簡単なショートカットキーで強調や見出しを作成できる機能のこと。
慣れている人にとって、マークダウン記法に対応しているのはありがたいです。

マークダウン記法については、以下の記事で詳しく書いています。

始め方

特徴を紹介したところで、Dropbox Paperの始め方を解説します。
Dropbox Paperにはアプリもありますが、ここではパソコンのブラウザでのやり方を解説します。

Dropbox Paperを使う際には、Dropboxにログインする必要があります。
Dropboxのサイトの右上の「ログイン」をクリックしてログインし(アカウントがなければ作成する必要があります)、次画面の右上のメニューをクリック。
その中の「Paper」をクリックします。

Dropbox Paper

Dropbox Paperの画面へ移るので、中央の「Paper ドキュメントを作成」をクリック。
すると、新規ドキュメントが現れます。

Dropbox Paper

「タイトルを付けてください。」にタイトルを入力してリターンキーを押します。
あとは通常のエディタと同じように、文章を入力してください。

Dropbox Paper

文書はDropbox内に保存される

作成している文章は、自動的にDropbox内に保存されます。
書いている最中に自動的に上書きされるため、⌘Sを押す必要はありません。

Dropboxに保管されるファイル名は、最初に書いたタイトルになります。
執筆の続きをするときは、Dropbox内に保存されているDropbox Paperのファイルを開けばOKです。

文書の作成履歴から、以前の状態に戻れる

文書を書いていると、「以前の文章に戻りたい」と思うことがたまにあります。
Dropbox Paperはテキストを自動保存しており、以前のバージョンに戻せます。

右上の三点リーダーをクリックするとアコーディオンメニューが開き、その中に「ドキュメントの履歴」があります。

Dropbox Paper

「ドキュメントの履歴」をクリックするとポップアップウィンドウが開き、それまでのバージョンが表示されます。
戻したいバージョンがあれば、ポップアップウィンドウ下の「このバージョンにロールバックする」をクリック。
すると、指定したバージョンの文書に戻せます。

自動保存してくれて、なおかつ過去のバージョンへ戻せる。
クラウドの会社だけあり、とても親切な設計です。

執筆の際の使い方

文字を打つだけなら、以上で話は終わりです。
もしDropbox Paperで資料を作るなら、装飾や画像の添付が必要です。

正直言ってそういった文書の装飾に関して、Dropbox Paperは「必要最低限」といった感じ。
Dropbox Paperの文書を書き始めるとドキュメントの下にアイコンが表示されます。
それらを使って、文書の最低限の装飾を行います。

Dropbox Paper
カーソルを置くと、画面下部にアイコンが出現する

アイコンを使っての文書装飾は、全部で10個あります。
以下に、それぞれの機能を解説します。

画像を挿入

アイコンの1番左は、「画像の挿入」です。
カーソルを置いた位置でアイコンをクリックすると、パソコンのローカルファインダーが開きます。
そこから配置したい画像を選ぶと、カーソルを置いた位置に表示できます。

メディアを挿入

アイコンの左から2番目は、「メディアを挿入」です。
メディアとは画像を含む、動画や音声などのデータを指します。
それらを他のアプリを通して、文書内に配置できます。

アイコンをクリックするとポップアップウィンドウが開き、アプリ一覧が表示されます。
選んだアプリでデータを検索し、右下の「ドキュメントに追加」をクリック。
すると表示したいコンテンツが、カーソルを置いた位置に挿入されます。

対応しているアプリは、海外でよく使われているものが多い印象です。
日本で馴染みあるものと言えば、グーグルドライブやYouTube、ピンタレスト、Spotifyなど。
特にピンタレストは参考になりそうな良い雰囲気の画像がたくさんあるので、資料作りに重宝しそうです。

Dropbox ファイルを挿入

「Dropbox Paper」というからには、Dropbox内のデータの挿入ももちろんできます。
挿入はPDFやIllustratorなど、画像以外のデータも可能です。

左から3番目のDropboxのアイコンをクリックすれば、ポップアップウィンドウにDropboxのフォルダが出現。
任意のファイルを選び右下の「選択」をクリックすれば、カーソルを置いた位置にデータが挿入されます。

表を挿入

アイコンの左から4番目が、「表の挿入」です。
アイコンをクリックするだけで、空欄の表が出現します。

マイクロソフト・オフィスのワードほど多彩な装飾はできませんが、列や行の増減・色付けなど最低限のものを直感的に操作できます。

タイムラインを挿入

アイコンの左から5番目が、「タイムラインを挿入」です。
「タイムラインとは、なんのこっちゃ?」という感じですが、アイコンをクリックすると横長のスケジュール表が表示されます。

「週・2週間・月・四半期・年」の5つから表示する期間を選べます。
タイムラインには、一日単位の予定を書き込めます。
時間単位の記入は不可。
その記入単位の性格上、長期間に渡る目標設定やプロジェクトの進捗管理に向いています。

Dropbox Paper
タイムライン内をクリックすれば予定を入れられる

記載した予定が完了したら、「✓(完了にする)」をクリックすれば予定にチェックマークがつき、色が薄暗くなります。
予定の進捗確認のほか、タスクの消し込みにも使えますね。

To-doリストを切り替える

アイコンの左から6番目が、「To-doリストを切り替える」です。
このアイコンをクリックするとチェックボックスが表示され、チェックリストの作成ができます。

Dropbox Paperのチェックリストは、日時指定のほか担当の割り当てもできます。
担当者を割り当ると、Dropboxのメールが指定した人へ届きます。
届いたメールのリンクから担当者がDropbox Paperを開くと、ノートの共有者となり、割り当てられた自分のタスクを確認できる仕組み。

前述のタイムラインと組み合わせれば、Dropbox Paperでプロジェクトのマネージメントがスムーズにいきそうです。
ちなみにこのTo-doリストは、ショートカットキー「[]+スペースキー」に対応しています。

箇条書きを切り替える

アイコンの左から7番目が、「箇条書きを切り替える」です。
文書作成で頻繁に使う箇条書きリストは、このボタンをクリックすると作成できます。

箇条書きリストもショートカットキーに対応しており、「*+スペースキー」で表示されます。

番号付きリストを切り替える

アイコンの左から8番目が、「番号付きリストを切り替える」です。
箇条書きリストと同じようによく使う番号付きリストは、数字の付いているリストマークのアイコンをクリックすると作れます。
番号付きリストにもショートカットキーがあり、「1.+スペースキー」でも入力可能です。

セクション区切り

アイコンの左から9番目が、「セクション区切り」です。
区切り線にも、ショートカットキー「—」があります。

コードブロックを切り替える

アイコンの右端が、「コードブロックを切り替える」です。
プログラムコードは、ブログなどhtmlの文章にそのまま入力すると表示がおかしくなります。
そのため文書内にプログラムコードを記載する際は、コードブロック内に入れたほうが無難です。
コードブロック内に書くことで、記載したコードの視認性も高まります。

Dropbox Paperのチームでの便利な使い方

Dropbox Paperの真骨頂と言えるのが、共有機能を使った共同作業です。
仲間を招待する方法と効果的な使い方を解説します。

ドキュメントへの招待の仕方

Dropbox Paperをチームで使うには、参加者を招待する必要があります。
ドキュメントを共有する方法は2つ。

ひとつは画面上部の右の鎖マークをクリックし、コピーしたリンクを参加者へ送信する方法です。
コピーしたリンクはメールだけでなく、メッセンジャーやLINEで送信できます。

Dropbox Paper
鎖ボタンをクリックするとドキュメントのリンクがコピーされる

もう一つは、共有ボタンからのメール送信です。
画面上部の右にある「共有」をクリックすると、「このファイルを共有」のポップアップウィンドウが出現します。

Dropbox Paper
共有ボタンをクリックすると、メールでリンクを送信できる

参加してほしい相手のメールアドレスを入力し、右下の「ファイルを共有」ボタンをクリックすれば、Dropbox Paperのリンクが送信されます。
共有ボタンから招待する際は、参加者の権利を「編集可能」か「閲覧可能」か選べます。

編集やコメントは、Dropboxにログインした場合のみ可能

Dropbox Paperのドキュメントに招待された人は、Dropboxにログインすれば編集やコメントが可能となります。
Dropboxアカウントを持っていない場合、編集やコメントは不可。
そのため初めての相手へDropbox Paperでデータを送るときは、Dropboxアカウントを持っているか確認したほうがトラブルがないでしょう。

コメントの付け方

コメントはドキュメント内の文章のほか、画像にも付けられます。
文章の場合はコメントを付けたい行にカーソルを置くと、右に吹き出しマークが出現。
吹き出しマークをクリックすると、コメントを打てます。

Dropbox Paper
コメントには返信やスタンプでのリアクションが可能

特定の文章にコメントを付ける場合は、まず文章を選択。
すると文字装飾のポップアップが出るので、一番右の吹き出しマークをクリックするか、ショートカットキーの「⌘+Option+m」を入力します。

Dropbox Paper
文字選択後、ショートカットキー「⌘+Option+m」でコメントが可能

Dropbox Paperをミーティングツールとして使う

Dropbox Paperのドキュメントを共有すると、招待された人は文書の編集が可能になります。
文書内に文字を入力すると、書いた人の名前が文章の右横に表示されます。
つまりドキュメントを使って、文書上でのミーティングが可能となるのです。

画像や引用を入れられるし、YouTubeのリンクを貼ればドキュメント内で動画を見られます。
議論が終われば、Dropbox Paperのドキュメントがそのまま議事録になります。
議事録を作る手間が省けるだけでなく、ドキュメントを元にクライアントなどへの資料も作れますね。
うまく使えば、かなりの時間短縮を実現できるでしょう。

フィードバックから文章のクオリティをアップ

ミーティングだけでなく、ドキュメントを共有することで、文章をクオリティアップできます。
Dropbox Paperに招待された人は、コメントの入力が可能です。
書いている資料やテキストを見てもらい、気になった点があればコメントしてもらうのです。
そのコメントを参考に文章をブラッシュアップすれば、完成度がアップします。

コメントにはスタンプでリアクションできるので、コミュニケーションが簡単です。
もしコメントに対し意見があるなら、コメント内で返信をして議論も可能です。
コメントの内容を完了したら、右上の「解決する」をクリックすればコメントは消えます。

自分で文章を書くにも便利

コメント機能は、一人で執筆するときにも使えます。
文章を書いている途中や校正している段階で、新しいアイディアが出てきたら、コメントにメモしておくのです。
再度、文章を読み直すときは、自分で書いたコメントを見ながら加筆修正できます。

便利なショートカットキー

この記事の最後に、Dropbox Paperを使う上で覚えると便利なショートカットキーを紹介します。
マウスを使わずキーボードだけで完結すれば、執筆の速度が高速化します。
よく使う機能はぜひショートカットキーを指で覚え、無意識に使えるようにしましょう。

Dropbox Paperのキーボードショートカットは、画面右下のキーボードの形をしたボタンをクリックすると一覧が出現します。
種類が大量にありますが、すべて覚える必要はまったくありません。
よく使うものを3〜4つ覚えるだけで、執筆のスピードがアップします。

以下、記号の⌘は、ウインドウズの場合はCNTLキーを指します。
スペースキーは、すべて半角スペースです。

見出し(#+スペースキー)

最もよく使うのは、見出しの表示です。
見出しは、シャープの数でレベルが変わります。
H1ならシャープが1個、H2ならシャープが2個といった感じ。
Dropbox Paperの見出しは、H3まで対応しています。

太字(⌘+b)

強調の太字(Bold)は、文字選択後に⌘+bです。

ハイライト(⌘+e)

チームで共同作業するなら、ハイライト機能が便利です。
文字選択後に⌘+eを入力すれば、マーカーで引いたように背景色がつきます。

リンク(⌘+k)

文字にハイパーリンクを付けたいときは、⌘+kです。
文字選択後に⌘+kを入力するとポップアップウィンドウが出現するので、URLを記入してリターンキーを押すとリンクになります。

箇条書きリスト(*+スペースキー)

資料作りの際によく使う箇条書きリストも、もちろんショートカットキーがあります。
*(アスタリスク)+スペースキーを入力し、文章を書いてリターンキーを押します。
すると次行の頭にも、・(ナカグロ)が表示されます。

番号付きリスト(1.+スペースキー)

プレゼン資料などで頻繁に使うのが、番号付きリストです。
数字とピリオドをうち、半角スペースを入れて文章を書けばOK。
リターンキーで改行すれば、次行の頭に連番が記載されます。

引用(>+スペースキー)

文章の中に引用文を入れると、書いてある内容に説得力が増します。
文章に引用を入れる時は、「>+スペースキー」で入れられます。

チェックリスト([]+スペースキー)

Dropbox Paperはエディタだけでなく、タスクツールとしても使えます。
ショートカットの[]を入力すれば、四角のチェックボックスが出現。
チェックボックスの後にタスクを書き、リターンキーを押すと、次行にもチェックボックスが自動的に記載されます。

ショートカット一覧(⌘+/)

ショートカットは便利ですが、最初は覚えられないケースが多いです。
そんなときは、まず「⌘+/」を覚えましょう。
このショートカットを入力すると、画面右にショートカットキーの一覧が出現します。
もう一度「⌘+/」を入力すれば、一覧は消えます。

ショートカットキーの一覧は、画面右下のキーボードアイコンをクリックしても出現します。
ただしショートカットキーの一覧を出すためマウス操作をしていては、作業がなかなか捗りません。
ショートカットの確認は、ショートカットキーの「⌘+/」で済ませましょう。

内容ショートカットキー
見出し#+スペースキー
太字⌘+b
ハイライト⌘+e
リンク⌘+k
箇条書きリスト*+スペースキー
番号付きリスト1.+スペースキー
引用>+スペースキー
チェックリスト[]+スペースキー
ショートカット一覧⌘+/
Dropbox Paperの主要なショートカットキー

まとめ

エディタの数はたくさんありますが、Dropbox Paperは「シンプルさと共同作業のやりやすさ」で独特のポジションを築いています。
シンプルなエディタとしても優秀だし、共同作業ではミーティングツールや執筆のブラッシュアップなどにも使えます。

これだけの機能がありながら、Dropboxの無料ユーザーでも課金無しで使えるのがすごいです。
特にチームで仕事する人が多い場合は、Dropbox Paperを使いこなしてクオリティとスピートの向上を実現してください。

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DropboxのPlusプランを安く買える方法を、以下の記事に書きました。
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