取引先や同僚とのデータ共有の方法は色々ありますが、オススメしたいのが、Dropbox（ドロップボックス）を使った「リンクをコピー」です。
やり方はいたって簡単で、Dropbox内のファイルのリンクをメールなどで送信するだけ。
ファイルストレージサービスのように、その都度ブラウザへアップロードする必要がありません。
この記事では、Dropboxの共有を使うメリットと、「リンクをコピー」のファイル共有方法を解説します。
Dropboxには3種類の共有方法がある
Dropboxには、全部で3種類の共有方法があります。
Dropboxでの共有方法3種類すべての紹介は、以下の記事をご覧ください。
>> Dropbox共有方法の解説。3種類から最適なやり方を選ぶ
Dropboxでファイルを共有する5つのメリット
まずは「」メリットは、以下の5つです。
ひとつずつ、解説していきます。
- ブラウザへアップロードする手間がない
- サイズ制限がない
- スマホからでも送信が可能
- 圧縮する必要がない
- 「リンクをコピー」はダウンロード期限がない
1. ブラウザへアップロードする手間がない
Dropboxでの共有は、ブラウザへアップロードする必要がありません。
例えば大きいサイズのファイルをファイルストレージで送ると、アップロードで余計な時間が取られます。
ネット環境が不安定だと、エラーが出てしまうことも。
Dropboxでの共有なら、それら余計な手間が一切なくなります。
2. サイズ制限がない
Dropboxには、プラン別にストレージ制限があります。
その制限内であれば、どんなサイズでも送信できます。
今でこそ、ファイルストレージサービスも大きいサイズが可能になりましたが、それでも「〇〇GBまで」と限定されているケースが多いです。
サイズを気にすることなく送れるのは、ストレスが少ないです。
3. スマホからでも送信が可能
Dropboxは、スマホやタブレット版のアプリがあります。
大きなファイルを送りたければ、スマホからでもリンクの取得が可能です。
スマホですから、メールやLINEへの共有も簡単。
「パソコンがなければ、大きなファイルを送れない」そんな縛りともオサラバです。
4. 圧縮する必要がない
ファイルストレージサービスによっては、ZIPファイルなどに圧縮する必要があります。
たいした手間ではありませんが、圧縮と解凍に時間を取られることは確か。
これらもDropboxでの共有なら、必要ないです。
フォルダでもファイルでも、そのまま送信リンクを作成可能。
いくつもの手間を省けるのが、Dropbox共有の優れた点ですね。
5. 「リンクをコピー」はダウンロード期限がない
特に「リンクをコピー」で共有すると、ダウンロードの期間の制限がありません。
ファイルの場所を移動したり削除したりしない限り、何度でもいつまでもダウンロードできます。
「ダウンロード期限が切れてしまったので、もう一度送ってください！」なんて言われた経験はありませんか。
1週間ほど期限を設けたところで、それがすぐに使うファイルでなければ、あっという間に期限超過になるものです。
かといって、わざわざファイルを送り直すのは、単純に時間の無駄。
「リンクをコピー」の共有なら、そんなわずらわしさからも解放されます。
Dropboxリンクをコピーの使い方【ファイル送信ストレス減】
ここからはDropboxの「リンクをコピー」での共有の仕方を解説します。
すでにDropboxのアカウントを取得し、パソコンにアプリをインストールしている前提で話を進めます。
まだアカウントを取得していない場合は、以下のリンクより登録できます。
無料アカウントでも、2GBの容量を使えます。
Dropbox公式サイト >> https://www.dropbox.com
対象ファイルのリンクをコピーする
「リンクをコピー」で共有するには、まず対象のファイル上で右クリックします。
リストのなかの、「Dropbox リンクをコピー」をクリック。
これで、クラウド上に保管されているファイルのurlをコピーできます。
このリンクをペーストして、共有したい相手へメールやメッセで送信すればOK。
とても簡単です。
受け取ったひとは、ブラウザから閲覧・ダウンロードが可能
送ったリンクを送信先の人が開くと、どうなるのか？
リンクをクリックすると、ブラウザ上にDropboxの画面が登場し、送信したファイルが表示されます。
右上の「ダウンロード▼」をクリックすれば、ダウンロードが可能です。
相手がDropboxに登録していなくても、ダウンロードが可能です。
Dropboxに登録している場合、Dropbox内もしくはパソコンのローカルストレージのどちらへダウンロードするか選べます。
業務効率化に貢献します
今の時代、クラウドサービスを使っているひとは多いと思います。
普段、Dropboxを使いながら、「そう言えば、ファイル共有はストレージサービスを使ってたな」といったひとも多いはず。
一度、Dropboxの「リンクをコピー」を使ってみてください。
かなり簡単なので、業務のスピードアップに貢献すると思います。
関連記事
DropboxはBasicからPlusに変えると、かなりストレスが少なくなります。
DropboxのPlusプランを安く買える方法を、以下の記事で解説しています。
