公開日 2020-04-09 最終更新日 2021-04-18
取引先や同僚とのデータ共有の方法は色々ありますが、オススメしたいのが、Dropbox（ドロップボックス）を使ったものです。
やり方はいたって簡単で、自分のパソコン上のファイル・リンクを送信するだけ。
ファイルストレージサービスのように、その都度ブラウザへアップロードする必要がありません。
この記事では、Dropboxを使ったファイル共有の方法と使うメリットをご紹介します。
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5つのメリット
メリットは、以下の5つです。
ひとつずつ、解説していきます。
- ブラウザへアップロードする手間がない
- サイズ制限がない
- ダウンロード期限がない
- スマホからでも送信が可能
- 圧縮する必要がない
1. ブラウザへアップロードする手間がない
Dropboxを使っての共有は、ファイルストレージサービスと違って、ブラウザへアップロードする必要がありません。
小さなファイルならいいんですが、10メガ以上のファイルならアップロードで余計な時間が取られますね。
ネット環境が不安定だと、エラーが出てしまうことも。
Dropboxでの共有なら、それら余計な手間が一切なくなります。
2. サイズ制限がない
Dropboxには、プラン別にストレージ制限があります。
その制限内であれば、どんなサイズでも送信できます。
今でこそ、ファイルストレージサービスも大きいサイズが可能になりましたが、それでも「〇〇GBまで」と限定されているケースが多いです。
サイズを気にすることなく送れるのは、ストレスが少ないです。
3. ダウンロード期限がない
Dropboxに保管している場所を変えたり削除しない限り、リンクを受け取ったひとはいつでもファイルのダウンロードが可能です。
「ダウンロード期限が切れてしまったので、もう一度送ってください！」なんて言われた経験はありませんか。
1週間ほど期限を設けたところで、それがすぐに使うファイルでなければ、あっという間に期限超過になるものです。
かといって、わざわざファイルを送り直すのは、単純に時間の無駄です。
Dropboxの共有なら、そんなわずらわしさからも解放されます。
4. スマホからでも送信が可能
Dropboxは、スマホやタブレット版のアプリがあります。
大きなファイルを送りたければ、スマホからでもリンクの取得が可能です。
スマホですから、メールやLINEへの共有も簡単。
「パソコンがなければ、大きなファイルを送れない」そんな縛りともオサラバです。
5. 圧縮する必要がない
ファイルストレージサービスによっては、ZIPファイルなどに圧縮する必要があります。
たいした手間ではありませんが、圧縮と解凍に時間を取られることは確か。
これらもDropboxでの共有なら、必要ないです。
フォルダでもファイルでも、そのまま送信リンクを作成可能。
いくつもの手間を省けるのが、Dropbox共有の優れた点ですね。
Dropbox共有リンクの使い方。ファイルのやり取りがノンストレス
ここからはDropboxの共有リンクの使い方を解説します。
すでにDropboxのアカウントを取得し、パソコンにアプリをインストールしている前提で話を進めます。
まだアカウントを取得していない場合は、以下のリンクより登録できます。
無料アカウントでも、2GBの容量を使えます。
Dropbox公式サイト >> https://www.dropbox.com
対象ファイルのリンクをコピーする
Dropbox内のファイルを共有するには、まず対象のファイル上で右クリックします。
リストのなかの、「Dropbox リンクをコピー」をクリック。
これで、クラウド上に保管されているファイルのurlをコピーできます。
このリンクをペーストして、共有したい相手へメールやメッセで送信すればOK。
簡単でしょ？
受け取ったひとは、ブラウザから閲覧・ダウンロードが可能
相手へ送ったリンクを開くと、どうなるのか？
リンクをクリックすると、ブラウザ上にDropboxの画面が登場し、送信したファイルが表示されます。
右上の「ダウンロード▼」をクリックすれば、ダウンロードが可能です。
相手がDropboxに登録している場合、Dropbox内もしくはパソコンのローカルストレージのどちらへダウンロードするかを選べます。
送信先のITリテラシーがそれほど高くないなら、ダウンロード方法を記載しておいたほうがよいかもしれません。
業務効率化に貢献します
今の時代、クラウドサービスを使っているひとは多いと思います。
普段、Dropboxを使いながら、「そう言えば、ファイル共有はストレージサービスを使ってたな」なんてひとも多いはず。
物は試しで、一度Dropboxでファイル共有をしてみてください。
かなり簡単なので、業務効率化に貢献すると思います。
Dropboxのスマートシンクでパソコンの容量を空ける
Dropboxのスマートシンクを使えば、ファイルをクラウド上に保存してパソコンの容量を減らせます。
Dropboxスマートシンクの使い方を以下の記事に書きました。
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