公開日 2021-08-28 最終更新日 2021-10-24
クラウドサービスの魅力のひとつは、共有の手軽さ。
中でもDropboxは、状況に応じて共有のやり方を3種類から選べます。
それぞれのやり方に利点があるので、最適なものをその都度、使い分けたいです。
そこでこの記事では、Dropboxの3種類の共有のやり方を詳しく解説します。
この記事の目次
【Dropbox共有方法の解説】3種類から最適なやり方を選ぶ
Dropboxとは、クラウドにファイルを保存できるストレージサービスです。
データをクラウドに保存するため、どの端末からでも最新データを扱えるほか、共有も3種類から選べます。
3種類とも相手がDropboxアカウントを持っていなくても、ダウンロードが可能です。
では実際に以下の3種類の共有方法について、解説していきます。
- 共有
- リンクをコピー
- Transfer
1. 共有
「共有」を使うケースは、以下が多いでしょう。
- チームでフォルダやデータを同期して使いたい
「共有」の一番の特徴は、同じデータを複数人で同期して使えることです。
例えばAさんが、BさんとCさんに「共有」でファイルを送ったとします。
するとAさんのファイルを、BさんとCさんも編集可能となり、編集した結果がすべて全員のDropbox内で同期します。
チームで仕事する際、この機能を利用して共有フォルダを作っておくと便利です。
Dropboxで共有しているフォルダやファイルを誰かが更新すると、チーム内すべてのデータが自動的に最新に更新されます。
共有の使い方
「共有」の使い方を詳しく解説します。
「共有」は、Dropbox内のデータのみ送ることができます。
まず送りたいファイルもしくはフォルダを、右クリックします。
ポップアップの「共有」をクリック。
「共有先」にメールアドレスを入れ、右下の「共有」をクリックするとリンクが送信されます。
この際、共有された人が、「編集可能」もしくは「閲覧可能」のいずれかを選択できます。
また共有した後に、グループからメンバーを外したいケースがあります。
「共有」を解除するには、指定したデータ上で右クリックし、再び「共有」をクリックします。
削除する相手を選び、「削除」をクリック。
これで完了です。
共有リンクは、細かく設定できます。
右上の歯車アイコンをクリック。
次画面で、ユーザーを追加する権限など設定できます。
2. リンクをコピー
「リンクをコピー」を使うケースは、以下が多いでしょう。
- 手っ取り早くデータを送りたい
- データやフォルダを送ったあとでも、修正やファイルの追加をしたい
「リンクをコピー」のやり方は、対象ファイルもしくはフォルダ上で右クリックし、「リンクをコピー」をクリック。
コピーされたリンクをメールやメッセで送信すれば、ファイルの送信が可能です。
3種類の中で、最も簡単です。
送れるファイルは、Dropbox内のデータのみ。
Dropboxのクラウド上のデータを共有するため、送信後にデータの修正や追加ができます。
例えばAというフォルダのリンクを送信したあと、AフォルダにBファイルを入れれば、リンク先にもBファイルが追加されます。
送信後の編集は、「送信者→受信者」の一方通行です。
「共有」と違いファイルを受信したひとがデータを修正しても、元データは影響を受けません。
「リンクをコピー」の使い方は、以下の記事に詳しく書きました。
参考にしてみてください。
>> Dropboxリンクをコピーの使い方。ファイル送信ストレス減
3. Transfer
「Transfer」を使うケースは、以下が多いでしょう。
- 送ったあとに元データを削除したり、移動させたりしたい
- ダウンロード期限を設けたい
「Transfer」のやり方は、送りたいファイル上で右クリックし、「Dropbox Transferで送信」をクリックします。
Dropbox以外のファイルも送れます。
ポップアップウインドウで「転送を作成」をクリックし、リンクを送信すればOKです。
「Transfer」の特徴は、Dropbox以外のファイルも送信可能なことです。
送信は、選択したデータのコピーとなります。
そのため、送信後に元ファイルを修正したり削除したりしても、リンクを通してダウンロードするデータには反映されません。
また送信したファイルにはダウンロード期限が設けられ、デフォルトでは7日間経つとダウンロード不可になります。
GigaFile便のようなストレージサービスと同じと思えば、理解しやすいでしょう。
「Transfer」の使い方は、以下の記事に詳しく書きました。
参考にしてみてください。
>> Dropbox Transferの使い方。アカウントなしの人へ共有
それぞれの共有の適したケース
3種類の特徴から、使用するのに適したケースは以下になります。
「共有」の使用に適したケース
- 複数人で閲覧や編集をしたい
- 編集や閲覧できるひとを管理したい
共有後に複数人でファイルを管理するなら、「共有」が適しています。
例えば自分の場合は、頻繁に仕事するデザイナーと「共有」で作ったフォルダをDropbox内に置いています。
成果物や資料はお互いが共有フォルダ内に入れており、更新すれば最新版がそのフォルダ内から常時、取り出せます。
「共有」でフォルダを作っておくことで、いちいちメールなどでデータのやり取りをする必要がなく、業務がスピーディーになります。
「リンクをコピー」の使用に適したケース
- ともかくすぐにファイルを送りたい
- 送ったあとでも、データの修正や追加をしたい
やりたいことがデータの送信だけなら、「リンクをコピー」が一番手っ取り早いです。
「共有」や「Transfer」より手順が少ないので、コピーしたリンクをすぐ送信できます。
送信後にデータを修正できるのも、リスクヘッジになって良いです。
「Transfer」の使用に適したケース
- 送ったあとに元データの削除や移動をしたい
- Dropbox外のデータを送りたい
- ダウンロード期限を自動的に設定したい
「Transfer」は、データを自動的に削除したい場合に便利です。
ダウンロードリンクは、いつまでもダウンロード可にしておくと、セキュリティ的によくありません。
「Transfer」は、送信後の7日間で自動的に削除されるので安心です。
また「リンクをコピー」だと、Dropbox内の元データを移動したり削除したりできない不自由さがあります。
一方「Transfer」はデータのコピーを送っているので、元データの扱いに制約がなく使いやすいです。
まとめ
Dropboxは共有の仕方を覚えると、便利さがアップします。
「共有」と「Transfer」は、Professionalのプランを選ぶとできることが増えますが、自分の実感としてはPlusで十分です。
無料のBasicは容量的に厳しいので、Dropboxを仕事のベースに使うならPlusを選択するのがよいと思います。
以上、Dropboxの共有の仕方の解説でした。
Dropboxの共有機能を使いこなし、仕事をスムーズに進めていきましょう。
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