「あの書類どこやったっけ…？」
日々の業務で、書類探しに時間を使っていませんか。名刺などを紙のまま保管すると、必要なタイミングで探す手間が生じます。
紙書類をスキャンしてEvernoteへ保存すれば、場所を取らないだけでなく検索で探し出せて便利です。
この記事では紙書類をEvernoteへスキャンし、書類探しを短縮する方法を紹介します。
名刺など紙書類はEvernoteに保存
文具メーカー・コクヨ株式会社の調査によると、一日の業務のうち書類を探す時間は平均20分かかるそうです。
1日20分なら気になりませんが、年換算すると80時間もになります。それはあまりにも時間の無駄。
EvernoteのOCR機能で検索
書類探しの手間は、Evernoteにスキャンすれば解決します。なぜならEvernoteには、OCR機能が付いているからです。
OCR機能とは画像の文字をスキャンして、テキスト化する機能です。
Evernoteに書類をスキャンするとサーバー側でテキスト化されるため、画像内の文字も検索対象となります。
Evernoteに画像のまま入れておけば、検索で必要な書類を瞬時に表示できるわけです。
スキャンの方法は2種類
Evernoteにスキャンする方法には、以下2種類があります。順に解説します。
1. スマホでスキャンする
一つ目は、スマホでスキャンする方法です。まずはEvernoteのアプリを、スマホへダウンロードします。
アプリを起動して、画面下の「新規作成」をタップ。
表示されたメニューの「カメラ」をタップ。
画面がカメラモードに切り替わります。「自動」をタップして自動撮影モードにします。
カメラを書類へ向けると、自動的にスキャンします。撮影が終わったら、左下に表示されている撮影済みの画像をタップ。
スキャンした画像を確認できます。下の「保存形式」をタップします。
保存する画像の形式を選択できます。
形式を選んだら、右下の「保存」をタップします。これでスキャンした書類を、Evernoteに保存できました。
2. スキャナーで取り込む
2つ目はスキャナーで取り込む方法です。
Evernoteはどのメーカーのスキャナーでも認識しますが、特にScanSnapに最適化しています。
スマホと違ってスキャナーは、複数枚を連続スキャンできます。両面スキャンも可能。使い勝手はスマホよりかなり良いです。
スキャナーのオススメはiX1500
以前はEvernote専用スキャナーとして、ScanSnap Evernote Editionが販売されていましたが、今では生産中止になっています。
ScanSnap Evernote Editionの後継機として、ScanSnap iX1500が発売されています。タッチパネルが採用され、操作がより直感的にわかりやすくなっています。
OCR検索で書類を検索
実際にスマホでスキャンした書類を、Evernoteの検索で探し出してみます。Evernoteアプリを起動し、右下の検索マークをタップ。
先ほどスキャンした書類は、三井住友カードの明細書でした。そこで「三井住友」で検索してみます。
検索結果の候補一覧から、先ほどスキャンした書類がピックアップされました。
ノートを開いてみると、画像内の「三井住友カード」の文字に黄色のマーカーがひかれています。このワードでOCR検索したことがわかります。
検索ワードを入力して見つけるまで、1分も掛かっていません。紙の束で保存しているよりも、探し出す手間が劇的に少なくなりますね。
容量が厳しければ有料プランを検討
スキャンする枚数が多くなってくると、無料プランでは容量が厳しくなります。
Evernoteはどのプランも容量無制限ですが、月間アップロードに制限があります。無料プランは60MBまで。有料プランにすると、10GB〜20GBに増えます。
Evernoteをヘビーに使うなら、有料プランのほうがストレスが少ないです。
| Flee | Personal | Professional | |
|---|---|---|---|
| 月額 | 0 | 1,100円 | 1,550円 |
| 年額 | 0 | 9,300円 | 12,400円 |
| 月間アップロード容量 | 60MB | 10GB | 20GB |
以下の記事でEvernoteの無料と有料の違いについて、詳しくまとめています。合わせて参考にしてみてください。
>> Evernoteプラン・有料と無料の違い【PersonalとFlee】
まとめ
以上、Evernoteへ紙書類をスキャンして、探す手間を劇的に短くする方法の紹介でした。
ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、まだまだ紙書類を手にする機会は多いです。
「いつか整理しよう」と置いておくと、いつの間にか膨大な量の書類がたまり探し出すのが困難になります。
紙書類はその都度、Evernoteへスキャン保存すれば、場所を取らなくて良いです。しかもOCR機能の検索で、画像内の文字を一瞬で見つけ出せます。
Evernoteを利用して紙書類をデジタル化し、仕事の効率を高めていきましょう。
またEvernoteに保存するデータが増えると、ノートがカオス化していきます。以下の記事でEvernoteの整理のコツをまとめています。合わせて参考にしてみてください。
>> Evernote整理の仕方のコツ【スタックとノートブック活用】
