「あれ、あの書類どこやったっけ…？」
そんなふうに、書類を探すことに時間を使っていませんか。
名刺など紙書類をそのまま保管すると、必要なタイミングで探す手間が生じます。
運良く、すぐ見つかれば良いですが…。
書類の束から探すわけですから、たいていは数分、もしくはそれ以上の時間を費やします。
書類の探索で数分以上の時間を日常的に使う、それは純粋に無駄なことです。
そこでこの記事では、紙書類をすべてEvernoteへスキャンして、書類管理に2度と頭を悩ませない方法をご紹介します。
もう書類の探索に、時間を使うのはやめにしましょう。
Evernoteにスキャンし名刺など紙書類の管理に悩まない
やり方は、ものすごく簡単です。
紙書類（名刺含む）を受け取ったら、
- Evernoteのアプリで写真撮影する
- もしくはスキャナーでスキャンして、Evernoteに取り込む
- 書類が必要になったら、Evernoteを検索
以上です。
このフローで該当する書類を、労力も時間も掛けず見つけられます。
OCR機能が、画像の文字を見つけ出す
検索する際、「なんてタイトルをつけたっけ？」と悩む必要はありません。
なぜなら、そもそもタイトルを付ける必要がないからです。
検索するときには、書類に書いてある文字で探せばOK。
なぜ保存時に、タイトルを入れる必要がないか。
それはEvernoteに、OCR機能が付いているからです。
OCRとは、画像の文字を文字データへ変換する機能です。
つまりEvernoteで検索すれば、画像に表示されている文字を見つけ出してくれます。
まとめると、EvernoteのOCR機能により以下の2つが実現します。
- 紙書類は、画像として保存すればOK
- 画像上の文字を、検索して見つけ出せる
実際の使用例
これがどのくらい素晴らしいか、イメージがわきやすいよう自分の実用例をご紹介します。
先日、住んでいる町内のひとへ、連絡する必要がありました。
でも連絡先がわからない…。
町内の人は顔見知りであっても、連絡まで普段はしないものです。
スマホのアドレス帳へ、登録した覚えもありません。
「そういえば、かなり前に町内会の名簿をもらっていたような…」とうっすら思い出し、Evernoteで町名を検索しました。
すると名簿に記載してあった町名をOCRが読み取り、スキャンした名簿の画像を表示してくれました。
この間、ほんの30秒ほど。
自分のエネルギーは、まったく使っていません。
書類のデータ化は、無駄な消耗をなくしてくれる
これは自分が、「もらった紙書類は、すべてEvernoteでスキャンして保存」を習慣にしていたからできたことです。
もしデータ化していなかったら、紙をまとめて保存している引き出しをひっくり返して、名簿を探し回る羽目になっていたでしょう。
皆さんも経験あると思いますが、紙の書類を探すのって、ものすごくエネルギーを使います。
紙の文字に目を走らせ脳を駆使して探しているのですから、意志の力を消耗するんです。
そのため、紙書類を探したあとは、「しばらく何もやりたくない」とぐったりします。
つまり書類を探し回ると、
- 探している時間
- 探し終わったあとに、脳を休める時間
これら2つが必要となってしまいます。
書類をデータ化すれば、こういった無駄な消耗が一切なくなります。
スキャンの方法は2種類
Evernoteにスキャンする方法は、以下の2種類があります。
- スマホやタブレットのカメラで写真を撮る
- スキャナーを使う
1. スマホやタブレットのカメラでスキャン
スマホやタブレットでのスキャンは、とても簡単にできます。
Evernoteのカメラを起動して、対象の書類を撮影するだけ。
Evernoteが自動で
- 写真
- 文書
- カラー文書
- ポストイット
- 名刺
と種類に合わせて保存してくれます。
写真で保存した場合は、写したままの状態で。
文書やポストイットの場合は、読みやすいようコントラストを高めて保存してくれます。
スマホでスキャンのデメリット
ただしスマホでの保存は、手軽にできる反面、1枚ずつ撮影する必要があります。
書類が複数枚ある場合は、ちょっと大変です。
またデータの鮮明さも、スキャナーに比べ劣ります。
2. スキャナーでスキャン
スキャナーを使うと、Evernoteは一気にその威力を発揮します。
複数枚をボタン一つでスキャンできるので、書類だけでなくレシートでもチラシでも、ともかくなんでも短時間にデータ化できてしまいます。
それらをノートブックごとに分類してもいいですし、スキャンしたまま必要なときに検索しても良いです。
スキャンの際に、「この書類は、データ化するべきかどうか」の判断は不要です。
すべてをデータ化してEvernoteへ突っ込んで、使うときになったら検索して表示すればいいのですから。
この「紙書類は、すべてスキャンしてEvernoteに突っ込む」が、最も意志の力を使いません。
スキャナーのオススメは、PFUのiX1500
ぼくはPFUのScanSnap Evernote Editionを、もう5年ほど使っています。
この機種は残念ながら販売終了してしまいましたが、後継機のScanSnap iX1500が発売されています。
タッチパネルが採用され、操作がより直感的にわかりやすくなっています。
容量が厳しくなれば、プレミアムプランに
スキャンが日常化すると、無料プランでは厳しくなるかもしれません。
無料プランの容量は、月60MBまで。
月10GB保存できるプレミアムプランのほうが、安心してスキャンできます。
ほかにもプレミアムにすると、PDFやOfficeデータもOCR検索の対象になり、また使える端末が無制限に増えます。
プレミアムプランの料金は、月額600円もしくは年額5,200円（月換算、約430円）です。
紙書類のデジタル化で、生産性をアップ
デジタル時代といいつつ、紙の資料はまだまだ健在です。
OCR機能の付いたスキャナでスキャンすれば、読み取りに関してはデジタルと変わらなくなります。
Evernoteにスキャンデータを格納し、書類を探す時間をなくして、生産性をアップしていきましょう。
Evernoteプレミアムのメリット
Evernoteを使いこなしていくうち、プレミアムの存在が気になってきます。
以下の記事で、Evernoteプレミアムのメリットについて解説しました。
