「あの書類どこやったっけ…？」
日々の業務で、書類探しに時間を使っていませんか。名刺などを紙のまま保管すると、必要なタイミングで探す手間が生じます。
紙書類はEvernoteへスキャンして画像保存すると、場所を取らないだけでなく、検索で探し出せて便利です。
そこでこの記事では紙書類をEvernoteへスキャンし、書類探しを劇的に短縮する方法を紹介します。
紙書類はEvernoteにスキャン保存【名刺の管理に悩まない】
文具メーカー・コクヨ株式会社の調査によると、書類を探す時間は一日平均20分とのこと。年換算では、80時間も書類探しに費やしていることになります。
お目当ての紙書類を探すには、目視する必要があります。手間が掛かる上に、人間の目は完璧ではありません。最後まで探して見つからないなど、見逃す事態も発生します。
手作業で書類を探すなら、一日20分かかるのもうなずけます。
EvernoteのOCR機能で検索する
こういった手間は無料で使えるEvernoteにスキャンすれば、劇的に解決します。なぜならEvernoteには、OCR機能が付いているからです。
OCR機能とは画像の文字をスキャンして、テキスト化する機能です。
Evernoteに書類をスキャンするとサーバー側でテキスト化されるため、画像内の文字も含んで検索されます。
つまりEvernoteに画像で入れておけば、「検索を考えてタイトルを入力しておこう…」すら考えなくて良いです。
スキャン画像を検索すれば、圧倒的に効率化できる
OCR機能で検索できるので、「こんな雰囲気のことが書いてあった書類を探したい」とふわっとしたワードを入れても探し出せます。
もちろん確実なワードでないとピックアップされませんが、書類をスキャンして入れてあるなら、ふわっとしたワードを何度か入れれば見つけ出せるでしょう。
手作業で名刺や書類を探すより、圧倒的に効率的です。
Evernoteへのスキャンの方法は2種類
では実際にEvernoteにスキャンする方法を解説します。以下、2種類があります。
- スマホでスキャンする
- スキャナーでスキャンする
1. スマホでスキャンする
Evernoteのアプリをスマホへダウンロードすれば、書類を簡単にスキャンできます。
やり方はEvernoteのアプリを起動して、画面下の「新規作成」をタップ。
表示されたメニューの「カメラ」をタップ。
画面がカメラモードに切り替わります。「自動」をタップして自動撮影モードにします。
カメラを書類へ向けると、自動的にスキャンします。撮影が終わったら、左下に表示されている撮影済みの画像をタップ。
スキャンした画像を確認できます。下の「保存形式」をタップします。
保存する画像の形式を選択できます。
形式を選んだら、右下の「保存」をタップします。これでスキャンした書類を、Evernoteに保存できました。
2. スキャナーで取り込む
2つ目はスキャナーで取り込む方法です。
Evernoteはどのメーカーのスキャナーでも認識しますが、特に富士通のScanSnapに最適化しています。
スマホのカメラと違ってスキャナーは、複数枚を連続スキャンできます。一度に両面スキャンも可能。使い勝手はスマホのスキャンよりかなり良いです。
EvernoteのスキャナーのオススメはiX1500
以前はEvernote専用のScanSnap Evernote Editionが販売されていましたが、今では生産中止になっています。
ScanSnap Evernote Editionの後継機として、ScanSnap iX1500が発売されています。タッチパネルが採用され、操作がより直感的にわかりやすくなっています。
EvernoteのOCR検索で書類を探してみる
実際にスマホでスキャンした書類を、Evernoteの検索で探し出してみます。
Evernoteアプリを起動し、右下の検索マークをタップします。
先ほどスキャンした書類は、三井住友カードの明細書でした。そこで「三井住友」で検索してみます。
検索結果の候補一覧から、先ほどスキャンした書類がピックアップされました。
ノートを開いてみると、「三井住友カード」に黄色のマーカーがひかれています。このワードでOCR検索したことがわかります。
検索ワードを入力して見つけるまで、1分も掛かっていません。紙の束で保存しているよりも、探し出す手間が劇的に少なくなりますね。
容量が厳しくなれば、Personalプランを検討しよう
スキャンする枚数が多くなってくると、無料プランでは容量が厳しくなります。
Evernoteはどのプランも容量無制限ですが、月間アップロードに制限があります。無料プランは60MBまで。有料プランにすると、月間アップロードが10GB〜20GBに増えます。
Evernoteをヘビーに使うなら、有料プランのほうがストレスは少ないです。
| Flee | Personal | Professional | |
|---|---|---|---|
| 月額 | 0 | 675円 | 917円 |
| 年額 | 0 | 8,100円 | 11,000円 |
| 月間アップロード容量 | 60MB | 10GB | 20GB |
以下の記事でEvernoteの無料と有料の違いについて、詳しくまとめています。合わせて参考にしてみてください。
>> Evernoteプラン・有料と無料の違い【PersonalとFlee】
まとめ
以上、Evernoteへ紙書類をスキャンして、探す手間を劇的に短くする方法の紹介でした。
ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、まだまだ紙書類を手にする機会は多いです。「いつか整理しよう」と置いておくと、いつの間にか膨大な量の書類がたまり探し出すのが困難になります。
紙書類はその都度、Evernoteへスキャン保存すれば、場所を取らなくて良いです。しかもOCR機能の検索で、画像内の文字を一瞬で見つけ出せます。
Evernoteを利用して紙書類をデジタル化し、仕事の効率を高めていきましょう。
またEvernoteに保存するデータが増えると、段々とノートがカオス化していきます。以下の記事でEvernoteの整理のコツをまとめています。合わせて参考にしてみてください。
>> Evernote整理の仕方のコツ【スタックとノートブック活用】
