Evernoteのタスク機能の使い方を解説。プロジェクトを円滑に進められる良ツール

公開日 2021-07-25 最終更新日 2021-07-29

2021年6月より、Evernoteに新機能・タスクが加わりました。
無料ユーザは、ノート内でのタスク作成のみ可能。
有料ユーザ(PERSONAL・PROFESSIONAL)は、ノート内でのタスク作成に加え、タスクビューでの管理や日時、リマインダー設定などを使用できます。

この記事では、Evernoteのタスクの使い方やメリットを解説します。

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Evernoteのタスク機能の使い方を解説

タスクの基本的な使い方は、やるべきタスクを作成し、完了したら消し込んでいきます。
チェックリストと似ていますが、それよりも大幅にユーザビリティが高まっています。
Evernoteの使い方を、ガラッと変えるほどの威力があるのです。

タスクの特徴は6つあります。
順番に解説します

  1. タスクをまとめたスレッド(タスクビュー)がある
  2. ノート内のタスクの進捗を、ひと目で確認できる
  3. 日時の追加が可能
  4. リマインダーを設定できる
  5. フラグを立てて、フィルタリングできる
  6. タスクごとの割り当てができる(PROFESSIONALのみ)

1. タスクをまとめたスレッド(タスクビュー)がある

一番の特徴は、タスクをまとめたスレッド(タスクビュー)の存在です。
作ったタスクはすべて、このタスクビューから管理できます。

Evernote
左カラムに「タスク」が加わった

新しいタスクはタスクビュー上でも、ノート上でもどちらでも作れます。
またタスクビューとノートは連動しており、タスクビューでタスクを作ると指定したノートに反映されます。
逆にノート上で作ったタスクは、タスクビューにも表示されます。

つまりEvernote上で、タスクは特別な存在となのです。
チェックリストのようにノートに挿入できるだけでなく、タスクビューを使いタスクのみを抽出して、まとめての管理が可能です。

2. ノート内のタスクの進捗を、ひと目で確認できる

2つ目の特徴は、残りタスクの確認の氏やすさです。
ノート内にタスクを作成すると、タスクの総数と完了している数がノートに表示されます。
ノートのリストを見るだけで、プロジェクトの進捗度を確認できてかなり便利。

Evernote
ノートからタスクの進捗を確認可能

3. 日時の追加が可能

タスクには細かく設定ができます。
そのうちのひとつが、実行日の設定。
日時の指定が可能で、設定した日時は作成したタスクに小さく表示されます。

Evernote
タスク追加後のポップアップウィンドウで「期日を設定」を選択
Evernote
タスクの日時を設定できる

4. リマインダーを設定できる

タスクには、個別にリマインドを設定できます。
リマインドを設定するとタスクにベルのマークがつき、指定した日時になればパソコンやスマホの設定に応じた通知がなされます。
タスクをやる時間が決まっているなら、リマインダーを設定しておくと確実です。

Evernote
タスク追加後のポップアップウィンドウで「リマインダーを追加」を選択
Evernote
リマインダーの日時を設定できる

5. フラグを立てて、フィルタリングできる

タスクには、個別にフラグを立てられます。
フラグを立てると、タスクに旗のマークがつきます。
タスクビューでは、フラグのついているものだけをフィルタリングして表示できます。
重要なタスクにフラグを立てておけば、見落としが少なくなります。

Evernote
タスク追加後のポップアップウィンドウで「フラグを立てる」を選択

6. タスクごとの割り当てができる(PROFESSIONALのみ)

Professionalプランでは、自分のタスクだけでなく、他の人へタスクを割り当てられます。
人物のマークをクリックするとポップアップウィンドウが開き、メールアドレスを入力できます。
割り当てる人のメールアドレスを入力すれば、タスクがその人のメールへ届く仕組み。
全体の進行を指揮するマネージャーやディレクターは、割り当ての機能が便利に使えそうです。

タスク追加後のポップアップウィンドウで「リマインダーを追加」を選択
Evernote
メールアドレスを入力すると、割り当てた人へメールが届く

新しいタスクの作成方法

ではここから、新しいタスクの作り方を解説します
パソコンでも、スマホのアプリからでも可能です。

タスクビューから作成する場合

タスクビューから作成する場合は、プラスボタン(新しいタスクを追加)をクリックします。

Evernote
左カラムもしくはタスクビュー上部の+ボタンをクリック

するとポップアップウィンドウが開くので、タスクの内容を入力します。
必要であれば、日時・リマインダー・フラグ・割り当てを設定。
最後にタスクを表示するノートを選択(もしくは新規ノートを作成)し、右下の「完了」をクリックして完成です。
タスクは、タスクビューと指定したノートの両方に表示されます。

Evernote
新規ノートを作成するか、既存のノートを指定する

ノートから作成する場合

ノート上で新しいタスクを作成する場合は、挿入の中にある「タスク」をクリックします。

左上の+ボタンをクリックし、展開したメニューのタスクをクリック

するとポップアップウィンドウが開くので、タスクビューと同じように、タスクの内容や日時、リマインダー、フラグ、割り当てを入力。
最後に「完了」をクリックして、完成です。

またノート内にすでにタスクがある場合は、タスクにカーソルを置いた状態でリターンキーを押すと、新しいタスクが作成されます。

スマホから作成の場合

スマホの場合は、Evernoteアプリを起動して「+ 新規作成」をタップします。
すると、ノートとタスクのボタンが出現するので、タスクをタップ。

次画面に移ると、タスク内容の入力にカーソルが点滅しています。
タスクを入力してください。
左下がタスクを挿入するノートの指定、右下のアイコンが日時やリマインダーの設定です。
必要な項目を入力したら、タイトル左の「→」をタップすれば完了です。

タスクビューでの管理

Evernoteの有料プランを使用している場合、タスクビューを利用できます。
タスクビューでは、すべてのノートからタスクのみが抽出されます。
タスクを一元管理するのにとても便利。
ここからは、タスクビューでの管理方法を解説します。

順番の入れ替え

タスクがある程度たまってきたら、順番を入れ替えたくなります。
入れ替えはタスクビュー上部のタブを「ノート順」にし、項目をドラッグして行います。

Evernote
「ノート順」タブを選択後、項目をドラッグして順番を入れ替える

順番の入れ替えは、ノート上でも可能です。
タスクの左にポインタを合わせると、手のマークにポインタが変化します。
そのままタスクをドラッグすれば、好きな順序へ移動できます。

Evernote
タスクの左にポインタを合わせ、ドラッグして順番を入れ替え

タスクをフィルタリングする

タスクが増えてきたら、必要なものが埋もれて見つけづらくなります。
そんなときは、フィルタリングを活用しましょう。

タスクビュー上部にある「期限別」をクリックすると、タスクが日時順に並べ替えられます。

Evernote
「期間別」をクリックすると、日時の順にソートされる

「割り当て済み」をクリックすると、担当者別に並べ替えられます。

Evernote
「割り当て済み」をクリックすると、割り当てた人ごとにソートされる

「フラグ付き」をクリックすれば、フラグを付けたタスクのみが表示されます。
フィルタリングが一発ででき、重要なタスクの漏れを防げます。

「フラグ付き」をクリックすると、フラグが付いたタスクのみ表示される

完了したタスクを表示・非表示にできる

タスクを終えたら、行頭の○マークをクリックして完了済にします。
完了済になったタスクは、タスクビューやノートに残しておくか非表示にするかを設定できます。
残す設定にすると、完了したタスクは線が引かれて灰色に変わり、タスクの一番最後の行へ移動します。
タスクの抜け漏れがないか確認したい場合は、残す設定にしておいたほうがよいでしょう。

Evernote
完了したタスクをチェックすると、一番下へ移動する

タスク機能でプロジェクトを円滑に進める

以上のように、タスクはそれなりに多機能です。
かといって混乱するほどではなく、必要最低限の機能が備えてある印象。
タスクの具体的な使い方として、以下のようなケースが考えられます。

チームでプロジェクトを進める

ひとつのプロジェクトを複数人で進める際、Evernoteのタスク機能はとても便利です。
まず自分が行うべきタスクのリスト化が容易にできます。
プロジェクトに必要なPDF資料やウェブのリンクなどタスクとともにひとつのノートへまとめれば、作業を効率的に行えます。

「このタスクは、自分以外のひとがやったほうがよい」と思えるタスクが見つかれば、割り当てで知らせられます。
作業の前にまずEvernoteを開く癖をつければ、進行がスムーズにいくでしょう。

目標に向けて一人で作業を進める

チームでなくとも、一人で作業するときにもEvernoteのタスク機能は重宝します。

例えばウェブの記事を一本書くとします。
記事作成は、ネタ探し・情報収集・構成・執筆と細かくタスク分けできます。
Evernoteのひとつのノートにそれらタスクを並べ、記事づくりに必要な資料を見つけるたびに、同じノートへまとめておく。
その結果、記事作成のためのスケジューリングと資料をひとつのノートに保管できます。
公開日が決まっているなら、逆算してタスクごとにリマインダーをセットすればなお安心です。

デメリット

実際に使ってみた限りでは、Evernoteのタスク機能自体にデメリットを感じません。
過不足のない、便利な機能だと思います。
ただEvernoteは、ノートアプリとして使うには起動が少し遅いです。
ノートの量が多くなると同期に手間取るのは致し方ないところですが、すぐに使いたいときはスマホやパソコン純正のメモやリマインダーを開いてしまいます。

Evernoteの立ち上がりのもたつきは、もう何年も感じていることです。
この部分はもう、諦めるほかないかもしれません。

まとめ

Evernoteをヘビーに使っている人、つまり有料課金しているユーザにとって、タスクは良い機能です。
ただ単にタスクリストを作れるだけでなく、ノートの中に組み込んで使え、さらにタスクビューで一元管理できるのがポイント。
ノートの格納庫といった意味合いの強いEvernoteでしたが、タスクの登場でよりアクティブな使い方ができそうです。
Evernoteを愛用している人は、タスク機能を試してみてください。

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